Senarai Kemahiran Penolong Pejabat Dengan Contoh

Kedudukan penolong pejabat boleh didapati di semua industri, dan berkongsi set kemahiran yang agak besar. Pembantu pejabat kadangkala dikenali sebagai setiausaha atau pembantu pentadbiran, tetapi apa yang mereka lakukan adalah membantu dalam berfungsi sebuah pejabat. Sama ada pejabat itu adalah firma undang-undang, amalan perubatan, institusi pendidikan, atau perbadanan, keperluannya adalah sama; seseorang perlu memfailkan rekod, mengekalkan jadual, dan menjaga komunikasi rutin bagi pihak orang yang menggunakan pejabat.

Bahawa seseorang boleh menjadi anda.

Tanggungjawab Kerja Penolong Pejabat

Walaupun kedudukan penolong pejabat biasanya sama antara satu sama lain, tugas itu masih berubah - ia hanya berubah dari hari ke hari, bukan dari pejabat ke pejabat. Hari ini anda mungkin bertindak sebagai penyambut tetamu, esok mungkin memerlukan pembaikan pencetak, dan sehari selepas itu, anda perlu membawa seluruh kabinet pemfailan ke abad kedua puluh satu. Anda memerlukan set kemahiran yang sangat luas untuk berjaya.

Pembantu pejabat adalah antara wira-wira yang tiada langsung di dunia perniagaan, kerana apabila anda melakukan tugas anda dengan benar, tidak ada pemberitahuan-kantor itu muncul untuk berjalan sendiri. Tetapi sesetengah orang menikmati kerja serba cepat namun fleksibel, perasaan berada di tengah-tengah segala-galanya. Dan seorang setiausaha yang baik masih boleh mencari kerja hampir di mana saja, dalam apa jua organisasi.

Cara Menggunakan Senarai Kemahiran

Anda boleh menggunakan senarai kemahiran ini sepanjang proses carian kerja anda. Pertama, nama-nama kemahiran ini berfungsi sebagai kata kunci, jadi gunakan sebanyak mungkin ketika menulis resume anda. Jangan bergantung kepada pengambilan penyelia untuk mengetahui bahawa anda mempunyai apa yang mereka mahu, beritahu mereka secara langsung.

Kedua, anda boleh menggunakan kata kunci yang sama dalam surat pelindung anda. Tumpukan secara khusus kepada orang yang bakal menjadi majikan anda paling penting. Anda perlu membuat penyelidikan anda, kerana sementara tugas pembantu pejabat seringkali serupa, pengambilan pekerja penyelia berbeza-beza dalam keutamaan mereka. Penerangan kerja mungkin termasuk senarai kemahiran yang diperlukan. Beri perhatian kepadanya.

Akhirnya, anda boleh menggunakan perbincangan ini untuk merancang wawancara anda. Pastikan anda mempunyai sekurang-kurangnya satu contoh untuk satu kemahiran yang ditunjukkan oleh setiap kategori yang disenaraikan di sini.

Ia juga boleh membantu untuk menyemak senarai kemahiran kami yang disenaraikan oleh pekerjaan dan jenis kemahiran.

Kemahiran Pembantu Pejabat Atas

Kemahiran Komunikasi Verbal: Komunikasi adalah kemahiran yang kritikal untuk pembantu pejabat. Anda perlu berinteraksi dengan penyelia anda, rakan sekerja pejabat, profesional yang anda bantu, dan mungkin pelanggan atau orang di pejabat lain organisasi yang sama. Anda semua bekerja sebagai satu pasukan, dan anda adalah hub komunikasi utamanya. Anda perlu ceria, bermanfaat, bermaklumat, mengungkapkan, dan pendengar yang baik setiap hari.

• Jawab Telefon
• Hubungan Pelanggan
• Komunikasi
• Menghantar Panggilan Telefon
• Mengambil Mesej
• Routing Phone Panggilan
• Switchboard
• Telefon
• Komunikasi lisan

Kemahiran Komunikasi Tertulis: Kebanyakan pembantu pejabat menulis banyak. Mereka mungkin menulis memo, mengisi borang, atau draf surat atau e-mel. Ada yang membuat kandungan untuk laman web syarikat atau mengedit teks untuk orang lain. Jelas, komunikasi bertulis profesional adalah satu kemestian.

• Korespondensi
• E-mel
• Mel
• Mailings
• Menaip
• Pemprosesan perkataan
• Komunikasi bertulis

Keramahan: Pembantu pejabat mungkin orang pertama yang dilihat oleh pelanggan apabila memasuki pejabat. Sekiranya penghuni utama pejabat berlaku pada masa ini, pembantu pejabat mungkin satu-satunya orang yang berinteraksi dengan pengunjung. Anda mesti bersedia untuk menyambut setiap pengunjung dengan senyuman dan perkataan yang baik dan untuk membantu mereka dengan apa sahaja yang mereka perlukan setakat yang anda mampu. Oleh itu, kemahiran interpersonal yang baik adalah satu keperluan.

• Khidmat Pelanggan
• Mengarahkan Pelawat
• Fleksibel
• Mesra
• Salam Tetamu
• Interpersonal
• Sikap positif
• Kebolehpercayaan
• Pelawat Selamat Datang

Kemahiran Teknologi: Di zaman dahulu, setiausaha banyak menaip. Masa telah berubah dan begitu juga dengan teknologi, tetapi pembantu pejabat masih boleh mengharapkan untuk menghabiskan banyak masa di depan papan kekunci. Daripada mesin taip, anda perlu mengetahui cara anda mengelilingi pelbagai aplikasi perisian. Mengetahui bagaimana untuk melakukan beberapa sokongan teknologi cahaya dan cara untuk memperbaiki pencetak yang tidak baik, sama ada.

• Komputer
• Excel
• Internet
• Microsoft Office
• Microsoft word
• QuickBooks
• Teknologi

Organisasi: Pembantu pejabat mestilah sangat teratur untuk berkesan untuk menyesuaikan tugas mereka.Anda perlu membantu menjaga orang lain juga, dari mengekalkan kalendar untuk menjaga pejabat dengan teratur.

• Sokongan Pentadbiran
• Pelantikan
• Pengebilan
• Kalendar
• Perkeranian
• Kemasukan data
• Menyampaikan Mail
• Pemfailan Elektronik
• Laporan Perbelanjaan
• Filing
• Operasi Meja Depan
• Pengendalian Wang
• Tugas Pejabat
• Peralatan pejabat
• Inventori Bekalan Pejabat
• Bekalan Pejabat
• Sokongan Pejabat
• Pertubuhan
• Kertas kerja
• penghantaran

Kemahiran Penyelesaian Masalah: Pemecahan masalah, atau kemahiran berfikir kritikal, adalah penting bagi mana-mana pembantu pejabat, kerana anda sering menjadi orang lain yang datang dengan soalan atau isu.

• Menyelaraskan Aktiviti Pejabat
• Mesyuarat
• Kemahiran Penyelesaian Masalah
• Balas Pertanyaan
• Penjadualan
• Pemeriksaan dan Mengarahkan Panggilan
• Spreadsheets
• Kerja berpasukan
• Pengurusan masa
• Pengaturan Perjalanan