Anda Memiliki Saya di Hello: Etiquette Telefon Yang Betul

Sebenarnya, walaupun ia bukan sains roket, etika telefon yang betul dalam persekitaran kerja melibatkan sedikit lebih daripada kemampuan untuk mengucapkan salam. Memandangkan ini mungkin titik awal hubungan anda dengan pelanggan, pelanggan atau majikan anda, itu adalah peluang anda untuk membuat kesan pertama yang baik, atau yang miskin. Berikut adalah beberapa petua yang perlu anda ikuti semasa menggunakan telefon di tempat kerja:

Menelan Pertama

Dalam erti kata lain, mulut anda harus tidak didiami semasa membuat panggilan atau menjawab telefon. Anda mahu dapat bercakap dengan jelas dan itu tidak mustahil jika anda mengunyah atau menelan.

Nama dan Kedudukan Sila

Apabila anda menerima panggilan di tempat kerja, anda harus mengenal pasti diri anda dan syarikat dan jabatan anda jika berkenaan. Jika pemanggil telah dipindahkan kepada anda dari baris utama syarikat, anda boleh menyatakan nama dan jabatan anda sahaja. Orang yang pada mulanya menjawab panggilan itu kemungkinan besar memberikan nama syarikat itu. Apabila anda adalah pemanggil, kenalpasti diri dengan cara yang sama sebelum meminta orang yang anda cuba capai.

Adab Manusia

Sentiasa sopan tanpa mengira siapa yang berada di hujung garisan yang lain. Sama ada anda bercakap dengan penyambut tetamu atau presiden syarikat tidak pernah lupa untuk mengatakan sila dan terima kasih. Selain daripada hakikat bahawa setiap orang patut dihormati, orang yang menjawab panggilan anda boleh memastikan ia dapat ditangani dengan sewajarnya.

Fokus

Walaupun kita semua suka multitask (atau cuba untuk) menahan diri dari cenderung kepada perkara lain semasa anda sedang dalam panggilan. Anda harus memberi orang yang anda bercakap dengan perhatian anda yang tidak berbelah bahagi. E-mel, media sosial dan permainan anda boleh menunggu.

Sekarang Pegang

Pertama sekali, anda harus mengelakkan semua perbualan lain semasa anda berada di telefon. Realiti kadang-kadang mendapat jalan. Anda mungkin perlu berbincang dengan seseorang yang masuk ke pejabat atau bilik anda atau mengambil panggilan lain. Maafkan diri dan kemudian hadkan perbualan anda yang lain hanya beberapa saat. Jangan biarkan seseorang menunggu ditahan selama-lamanya. Sekiranya anda tidak dapat menjaga perkara yang lain dengan cepat, tetapi ia mesti ditangani dengan serta-merta, dan bukannya meletakkan orang yang anda terus bercakap, tanyakan jika anda boleh menghubungi semula pada masa yang sesuai untuknya.

Jangan Biarkan Penelpon Anda Dapatkan Hilang dalam Sistem

Ada kalanya anda tidak dapat membantu orang di hujung talian dan perlu memindahkannya ke orang yang boleh. Apabila anda melakukannya, pastikan dia tahu siapa anda memindahkan panggilan dan mengapa. Biarkan dia tahu apa yang perlu dilakukan sekiranya panggilan tidak dilalui atau jika orang yang anda hantar kepadanya tidak ada atau tidak boleh membantu.

Simpan Mesej Pendek dan Manis

Apabila anda meninggalkan mesej mel suara untuk seseorang, bercakap dengan perlahan dan jelas terutama apabila anda menyatakan nama dan nombor telefon anda. Terlalu ramai orang meninggalkan mesej yang sangat panjang dan bertele-tele hanya dengan cepat meremehkan nama dan nombor mereka di akhir yang meninggalkan penerima tidak dapat memulangkan panggilan.

Sudah cukup

Jika anda meninggalkan mesej dan orang yang anda tinggalkan itu tidak dapat kembali kepada anda dengan serta-merta mungkin kerana dia tidak boleh buat masa ini. Tidak perlu memanggil lagi dan lagi. Sekiranya perkara itu mendesak, anda boleh cuba memanggil hari berikutnya sekali lagi atau mengikuti email yang menyatakan bahawa anda juga meninggalkan mel suara.

Dengar Pertama

Dengar mesej mel suara yang anda terima secara keseluruhannya sebelum memulangkan panggilan telefon. Anda mungkin mengetahui bahawa tidak perlu memanggil semula (wow, penjimat apa masa) atau yang perlu anda lakukan terlebih dahulu. Sebagai contoh, pemanggil mungkin memerlukan maklumat yang anda boleh sedia apabila anda kembali kepadanya.