Bagaimana Anda Boleh Mendapatkan Faedah daripada Audit Projek

Setiap projek boleh mendapat manfaat daripada audit dari semasa ke semasa. Tetapi jangan risau, ia tidak seperti menakutkan kerana ia berbunyi. Audit projek adalah di mana orang yang tidak memihak mengkaji projek anda dan menyediakan panduan tentang apa yang boleh dilakukan dengan cara yang berbeza untuk meningkatkan peluangnya untuk berjaya. Artikel ini menerangkan segala-galanya dan membawa anda melalui cara mempersiapkan audit projek.

Bagaimana Formal sebuah Audit Projek

Audit projek biasanya merupakan latihan formal. Setaraf tidak formal biasanya dipanggil peer review. Di sinilah rakan sekerja melihat projek anda dan dokumentasi yang berkaitan dan memberi anda maklum balas tentang di mana anda perlu menghabiskan lebih sedikit masa.

Audit projek adalah formal kerana mereka biasanya mempunyai satu set soalan yang ditakrifkan dan dijalankan oleh seseorang yang berbuat demikian.

Siapa Yang Melaksanakan Pemeriksaan Projek

Orang yang melakukan audit projek anda mungkin menjadi pengurus projek lain (mungkin seseorang yang mempunyai banyak pengalaman dalam menjalankan projek) tetapi ia lebih cenderung menjadi orang dari Pejabat Projek yang menjalankan audit secara kerap.

Ia akan menjadi seseorang yang boleh menganggap diri mereka tidak adil supaya tidak menjadi pengurus baris atau penaja projek anda. Ia juga boleh menjadi sekumpulan orang, bergantung kepada saiz projek.

Bagaimana Menyediakan untuk Audit Projek

Perkara yang pertama dan utama untuk dianjurkan ialah untuk mendapatkan salinan dokumentasi projek anda untuk juruaudit untuk mengkaji semula. Jika anda mempunyai penyelaras projek, mintalah mereka untuk menarik bersama satu pek dokumen (sebaiknya elektronik). Anda sepatutnya mempunyai semua maklumat anda mudah diakses tetapi walaupun anda melakukannya, langkah ini masih boleh mengambil sedikit masa. Sekurang-kurangnya, pastikan anda mempunyai pelan projek, log risiko, log pengeluaran, anggaran, dan jadual yang tersedia untuk juruaudit.

Siapa yang Perlu Terlibat

Ini bergantung kepada jenis perkara yang ingin dilihat oleh juruaudit. Anda, sebagai pengurus projek, perlu meluangkan sedikit masa bersama mereka. Jangkakan ahli pasukan anda untuk dipanggil untuk berbual dengan juruaudit.

Perlu diingatkan bahawa semakin lama mereka menghabiskan kerja pada tugas yang berkaitan dengan audit, semakin sedikit masa yang mereka miliki untuk kerja projek, jadi anda mungkin perlu menjadualkan beberapa aktiviti dan bekerja dengan lebih perlahan semasa tempoh audit.

Berapa Lama Audit Projek Membawa

Tiada tempoh masa tetap untuk audit projek. Pada projek besar, anda akan mendapati ia memerlukan lebih lama. Mengenai projek kecil, juruaudit boleh dilakukan dalam masa beberapa jam. Sebaik sahaja anda tahu bahawa projek anda akan diaudit, minta pasukan audit anda berapa lama mereka menjangkakan pengambilan kerja mereka.

Apa Audit Kelihatan

Jika audit dipanggil kerana kebimbangan tertentu, seperti kegagalan untuk mencapai sasaran yang berkualiti, maka harapkan ia untuk menyelidiki kawasan tersebut secara mendalam. Audit rutin akan dilihat secara meluas di bahagian-bahagian pengurusan projek yang berlainan dan hasil yang dijalankan oleh projek. Ia akan meliputi masa, kos dan kualiti projek anda, dan penglibatan pihak berkepentingan.

Objektif audit adalah untuk mengetahui sama ada projek tersebut akan memenuhi objektifnya atau tidak. Sekiranya juruaudit merasakan bahawa berdasarkan prestasi semasa projek tidak akan mencapai sasaran tersebut, dia akan mengemukakan cadangan untuk tindakan.

Cadangan bergantung kepada apa yang ada

Cadangan dalam laporan juruaudit bergantung kepada apa yang mereka temukan. Jangkakan mereka menjadi positif dan diungkapkan dengan cara yang membolehkan anda mengamalkannya dengan mudah. Mereka harus praktikal.

Pada satu tahap yang melampau, juruaudit mungkin mengesyorkan bahawa projek anda ditutup, walaupun ini hanya akan berlaku jika mereka merasakan bahawa tidak ada kemungkinan bahawa apa-apa projek yang berfungsi dari titik ini akan memberikan apa-apa jenis nilai untuk organisasi.

Lihat audit projek anda sebagai pengalaman positif. Ia harus memberi anda amaran awal tentang sebarang tanda-tanda bahawa projek anda menghadapi masalah dan itu adalah peluang untuk bekerjasama dengan profesional projek yang berpengalaman. Melaksanakan cadangan mereka harus membuat anda, pasukan anda dan projek anda lebih berjaya, dan itu hanya boleh menjadi perkara yang baik.