Penjejakan Projek Anda Tanpa Carta Gantt

Carta Gantt adalah alat yang hebat dan sangat berguna untuk mengesan dan menyelaraskan semua langkah-langkah kecil yang masuk ke dalam projek besar, tetapi mereka dengan cepat boleh menjadi sangat hangat dan kemas, terutama bagi orang-orang yang tidak tahu bagaimana membacanya. Cuba gunakan carta Gantt untuk menerangkan kemajuan anda kepada pelanggan atau rakan sekerja di jabatan lain, dan anda mungkin mempunyai cabaran yang cukup di tangan anda.

Ini bukan satu-satunya cabaran Gantt yang hadir. Data dalam carta Gantt biasanya memerlukan perisian khas untuk melihat dan mengedit, dan mencetaknya hampir selalu menjadi cabaran. Selain itu, kadang-kadang anda hanya mahu memberi tumpuan kepada sebahagian kecil projek tanpa dibebani oleh semua maklumat tambahan.

Walaupun carta Gantt adalah satu penyelesaian yang hebat, mereka bukan satu-satunya. Apabila anda perlu melihat contoh maklumat yang lebih kecil, atau anda perlu mengemukakan versi atau sebahagian maklumat yang mudah dalam keadaan apabila carta Gantt tidak praktikal, berikut adalah lima alternatif yang boleh anda gunakan.

Senarai Tugas

Semua orang dalam komuniti perniagaan perlu tahu dan selesa dengan senarai tugasan asas. Malah, yang dianjurkan adalah salah satu kemahiran terbaik untuk seorang pengurus projek.

Senarai tugas mengambil senarai tugasan ke peringkat seterusnya. Dengan senarai tugas, anda boleh menambah lajur tambahan untuk menunjukkan siapa yang akan menyelesaikan setiap tugas, status tugas, tarikh permulaan dan tamat, dan kemungkinan bahawa tugas itu akan selesai tepat pada waktunya. Anda juga boleh menambah kotak semak untuk ahli pasukan anda untuk memeriksa sama ada item selesai.

Spreadsheets

Carta ringkas pada spreadsheet adalah alternatif lain. Anda masih boleh menyenaraikan tugas di sebelah kiri, dan anda masih boleh teduhan bar untuk menunjukkan tahap kemajuan anda dan anggaran tarikh permulaan dan tamat untuk tugasan.

Spreadsheets boleh memakan masa untuk membuat dan masa yang intensif untuk mengemaskini, bagaimanapun, supaya anda tidak akan mahu menggunakannya sebagai penyelesaian pengurusan keseluruhan projek anda. Untuk laporan satu masa yang mudah untuk pelanggan atau pengurus, bagaimanapun, spreadsheet yang mudah dapat secara visual meletakkan projek dengan cara yang

mudah dijelaskan dan difahami. Ia juga merupakan pilihan yang baik untuk menjejaki kemajuan projek.

Rajah Aliran

Rajah aliran, atau rajah rangkaian, tunjukkan tugas projek mengikut susunan yang perlu mereka selesaikan. Rajah aliran boleh menjadi mudah atau kompleks seperti yang anda mahukan. Sebagai contoh, anda mungkin atau mungkin tidak mahu menyenaraikan maklumat seperti tarikh permulaan dan tamat setiap langkah, nombor pengenalan tugas, atau

lokasi. Perlu diingat bahawa menambah terlalu banyak maklumat dapat membuat carta ini sukar dibaca.

Walaupun ramai orang mencari gambar rajah aliran lebih mudah dibaca dan difahami daripada carta Gantt, menjadikannya boleh menjadi masalah. Tambahan pula, mereka sering tidak sesuai untuk masalah besar dan rumit. Carta aliran adalah yang terbaik untuk membentangkan projek mudah dengan tugas-tugas yang secara semula jadi berkembang dari satu ke

yang seterusnya, tetapi tidak boleh digunakan sebagai alat jangka panjang atau untuk projek-projek yang terlalu rumit.

Lembaga Kanban

Adakah projek anda mempunyai sejumlah besar langkah yang tidak perlu dilakukan dalam urutan berurutan? Adakah anda mempunyai ramai orang yang bekerja pada projek yang sama atau tugas-tugas yang dikemas kini kerap? Jika ya, Kanban boleh menawarkan penyelesaian yang ideal untuk anda. (Ketahui lebih lanjut mengenai cara kerja Kanban dalam pengurusan projek.)

Dengan papan Kanban, setiap tugas projek ditulis dengan nota melekit dan ditempatkan dalam lajur yang sesuai, seperti "lakukan," "sedang berjalan" atau "selesai." Memandangkan setiap tugas selesai, nota melekit yang sepadan dipindahkan ke papan sehingga semua nota berada dalam lajur "selesai".

Sistem organisasi ini sangat mudah difahami dan diubah suai dengan cepat, tetapi ia tidak begitu mudah alih, dan anda perlu berhati-hati bahawa tiada nota yang jatuh dan hilang.

Laporan Status

Carta Gantt adalah alat yang sangat baik untuk menjejaki projek anda, tidak semestinya untuk menyampaikannya. Jika semua yang anda perlu lakukan ialah menyampaikan kemajuan anda dengan pelanggan, penaja projek anda atau ahli pasukan lain, laporan status mungkin pilihan terbaik anda. Selain itu, banyak program perisian pengurusan projek akan mewujudkan laporan status mudah dan mudah difahami dengan hanya beberapa klik tetikus, menjimatkan masa dan tenaga yang berharga.

Carta Gantt sangat praktikal untuk menjejaki semua tugas yang masuk ke projek besar, tetapi mereka tidak selalu menjadi yang terbaik untuk menyampaikan maklumat ini kepada orang lain, terutama mereka yang tidak digunakan untuk membaca.

Anda mempunyai beberapa alternatif lain. Cuba salah satu daripada lima carta Gantt ini sendiri. Anda mungkin terkejut dengan berapa banyak masa yang dapat anda simpan.