Rancang Projek dengan Alat Asas Pengurusan Projek

Dunia kerja kita semakin menjadi dunia projek. Projek adalah bagaimana kita membangunkan produk baru, melaksanakan inisiatif strategik, dan melakukan segala sesuatu yang baru dalam organisasi.

Secara definisi, projek adalah inisiatif sementara dan unik, berbeza dengan aktiviti operasi biasa. Walaupun banyak firma bergantung kepada pengurus projek yang terlatih dan terlatih untuk memimpin inisiatif mereka, kemahiran projek semakin diperlukan untuk semua profesional. Artikel ini menawarkan pengenalan untuk merancang sebuah projek untuk mana-mana profesional yang berminat untuk mengamalkan amalan yang berfungsi dengan baik untuk pengurus projek profesional.

Luangkan masa untuk mentakrifkan dan merancang projek anda

Pengurus projek memahami bahawa sebahagian besar daripada jumlah masa projek dibelanjakan dalam perancangan. Ramai di antara kita mempunyai kecenderungan untuk memulakan kerja, yang dalam dunia projek serupa dengan melangkau membaca arahan mengenai perabot baru yang anda beli dari salah satu daripada mereka yang "merakit sendiri" peruncit. Kemungkinannya, tergesa-gesa untuk melakukan kerja tanpa membaca arahan akan mencetuskan beberapa masalah serius pada satu ketika dalam usaha anda.

Daripada tergesa-gesa terus ke dalam kerja, adalah penting untuk menimbulkan beberapa isu kritikal:

1. Apa sebenarnya yang anda buat? Jadilah seperti yang mungkin.
2. Bilakah mesti ia selesai?
3. Apa sumber (orang, peralatan, dan anggaran) yang anda mempunyai akses kepada, untuk menyelesaikan projek itu?

Tiga item di atas adalah komponen asas penyataan ruang lingkup. Setiap pengurus projek berfungsi untuk menjelaskan skop sebelum memulakan kerja.

Merangkumi Inisiatif Parti Percutian Syarikat

Penyata skop sampel untuk syarikat percutian syarikat mungkin dibaca seperti berikut:

Matlamat kami adalah untuk merancang dan menyampaikan parti percutian syarikat untuk 100 pekerja dan yang lain penting sebelum akhir Disember, dengan kos tidak melebihi $ 10,000. Perancangan dan koordinasi kami akan terdiri daripada 4 jawatankuasa anggota dengan pengawasan oleh Ketua Pegawai Eksekutif.Pesta ini termasuk bar terbuka, hidangan bersalut, pencuci mulut dan hiburan.

Hanya meluangkan masa untuk membuat kenyataan ringkas tetapi penting ini memberikan bimbingan yang kuat untuk pasukan yang terlibat dalam projek itu. Semua orang memahami sifat projek, kerangka waktu, sumber daya, dan belanjawan.

Memecahkan Skop ke Blok Diskrit Kerja

Pengurus Projek mewujudkan sesuatu yang dipanggil struktur kerosakan kerja untuk menerangkan dengan jelas, termaktub dalam tindakan, semua kerja projek yang mesti diselesaikan oleh seseorang dalam jangka waktu tertentu. Dalam situasi anda, kerosakan kerja mungkin termasuk:

• Kenal pasti lokasi.
• Sahkan ketersediaan ruang dan letakkannya dengan deposit.
• Pilih pilihan makanan.
• Sahkan bar dan bar apa yang termasuk.
• Kenal pasti pilihan pencuci mulut.
• Buat dan edarkan jemputan dengan pilihan makanan.
• Memuktamadkan pilihan makanan berdasarkan undangan kembali.
• Tentukan jenis hiburan.
• Pilihan kajian untuk hiburan dan pilih.
• Mengesahkan set ruang makan.
• Hadiah meja untuk tetamu.
• Menyelaras dan menyampaikan acara.

Pengurus projek akan membangunkan pecahan kerja projek ini tanpa pertimbangan untuk sumber atau masa, tetapi lebih dalam format brainstorming. Sebaik sahaja semua kerja yang diperlukan untuk mencapai skop projek telah dikenal pasti, sudah tiba masanya untuk meletakkannya dengan teratur, menetapkan tanggungjawab dan meminta anggaran masa dan kos dari ahli pasukan anda.

Membuat Rancangan Projek dari Pecahan Kerja

Selepas menyelesaikan pecahan kerja mudah yang dikenal pasti pada halaman sebelumnya, anda mesti sekarang:

• Sahkan bahawa semua item utama untuk mencapai skop projek telah dikenalpasti.
• Sahkan siapa yang akan mengendalikan barang-barang kerja dan buat matriks tanggungjawab yang menggariskan tugas kerja utama pihak yang bertanggungjawab.
• Minta setiap anggota pasukan mengkaji semula tugas mereka, mengenal pasti anggaran masa dan kos, nota tarikh akhir, meringkaskan keperluan sumber dan pastikan mereka telah menilai dengan teliti kerja yang mesti dipertanggungjawabkan.

Apabila langkah-langkah di atas telah selesai, pasukan projek harus bekerjasama untuk menyusun peristiwa-peristiwa dalam susunan yang sepatutnya, mencatat sebarang konflik untuk sumber atau cabaran penjadualan yang potensial. Seorang pengurus projek akan menyelesaikan langkah ini dengan membangunkan rajah rangkaian, mengira laluan kritikal dan kemudian menjadualkan sumber, sering dengan bantuan perisian komputer.

Untuk projek yang lebih kecil anda menggunakan kaedah tidak rasmi, pendekatan mudah selepas catatan jenis meletakkan item dalam urutan mungkin semua yang diperlukan. Proses ini akan membolehkan anda mengembangkan gambaran lengkap tentang langkah-langkah yang terlibat dan tarikh akhir untuk merancang dan menyampaikan pesta percutian yang hebat!

Biarkan Kerja Bermula

Sekarang anda telah meluangkan masa untuk melengkapkan projek dengan betul, mengenal pasti tugas-tugas utama, menyusun tugas-tugas dan menilai masa dan keperluan sumber, anda bersedia untuk meletakkan pasukan itu bekerja dengan tanggungjawab mereka. Peranan anda sebagai pengurus projek tidak formal adalah memantau kerja, menyokong ahli pasukan dan membantu mengenal pasti dan menyelesaikan cabaran yang berlaku. Pengurus projek yang baik bermesyuarat secara tetap dengan ahli pasukan untuk menilai kemajuan dan mengenal pasti dan mengemudi risiko yang baru muncul.

Garisan bawah

Pendekatan yang sama seperti yang dinyatakan di atas boleh digunakan untuk sebarang keadaan projek di jabatan atau unit perniagaan anda. Mengembangkan skop yang jelas, mengenal pasti kerja, menetapkan sumber, membangunkan anggaran dan jadual, dan kemudian memantau dan mengawal kerja. Amalan anda akan diiktiraf dan dihargai oleh pengurus projek profesional di tempat kerja anda, dan hasil anda akan jauh lebih baik daripada hanya melompat ke dalam kerja tanpa memikirkannya.