Pengurusan Projek Asas 101: Apa Itu?

Pengurusan projek adalah salah satu komponen yang paling penting dalam perniagaan yang berjaya. Ia memberi kesan kepada pendapatan dan liabiliti, dan ia akhirnya berinteraksi dengan kepuasan pelanggan dan pengekalan. Syarikat anda mungkin hanya mempunyai satu projek dalam kerja pada satu masa, sementara syarikat dan entiti besar yang lain mungkin menyesuaikan beberapa projek sekaligus. Oleh sifat mereka, projek adalah sementara.

Projek adalah satu cara ke arah matlamat, dan matlamat akhirnya akan dicapai. Perniagaan anda mungkin beralih ke projek lain … atau tidak. Ini mungkin satu objektif sekali.

Projek-projek tersebut memerlukan keperluan yang semakin meningkat dalam tenaga kerja. Institut Pengurusan Projek menganggarkan bahawa, dalam tempoh 2010-2020, lebih daripada 15 juta jawatan pengurusan projek baru akan ditambah di seluruh dunia.

Apakah Pengurusan Projek?

Pengurusan projek bukanlah keseluruhan operasi syarikat anda. Ia hanya satu segmen, projek tertentu dengan pelan terperinci tentang bagaimana anda dan perniagaan anda akan mencapai matlamat tersebut. Ini rancangan yang terperinci dalam satu siri langkah, masing-masing sebagai yang penting sebagai yang lain. Anda mesti mencapai satu langkah yang betul untuk seterusnya.

Fikirkan pengurusan projek sebagai tangga yang perlu anda naik. Anda tidak boleh melompat ke atas. Anda mesti membawanya ke bawah oleh anak tangga untuk kecekapan sepenuhnya. Pasukan anda mesti menggunakan alat yang tersedia untuk mereka serta kepakaran dan pengetahuan mereka untuk melaksanakan setiap langkah dan bergerak ke seterusnya.

Ia cukup mudah untuk mengatakan bahawa anda mahu masuk ke Box A, jadi anda akan mengambil 25 langkah ke arah itu. Tetapi, anda juga harus mempertimbangkan pertimbangan masa dalam pelan projek anda, dan kemungkinan besar anda harus bekerja dalam anggaran. Anda mungkin merangkak 25 langkah atau anda mungkin berjoging. Ia bergantung kepada berapa cepat anda mesti ke sana untuk menyelesaikan projek yang berjaya. Anda boleh menyimpan wang dengan berjalan kaki, atau anda boleh menyewa pemandu. Ia bergantung kepada belanjawan yang anda dedikasikan untuk projek itu.

Tidak ada pendekatan, sistem, atau pelan yang bersesuaian-semua. Setiap projek yang anda dan syarikat anda mungkin akan mempunyai garis masa, matlamat dan anggarannya. Sebab itulah sangat penting untuk mempunyai seorang pengurus projek yang bijak dan berbakat untuk menjalankan pameran itu.

Elemen Projek

Pengurus projek yang berjaya mesti secara serentak menguruskan empat elemen asas projek. Unsur-unsur ini saling berkaitan.

• Skop: Ini melibatkan saiz, matlamat, dan keperluan projek.
• Sumber:Anda memerlukan orang, peralatan dan bahan.
• Masa: Ini bukan hanya membincangkan berapa banyak masa projek akan diambil secara keseluruhan. Ia mesti dipecah menjadi tempoh tugas, dependensi, dan laluan kritikal.
• Wang:Mempunyai pegangan yang tegas terhadap kos, luar jangkaan, dan keuntungan.

Elemen Paling Penting: Skop

Skop projek adalah definisi projek yang sepatutnya dicapai dan anggaran masa dan wang yang telah diciptakan untuk mencapai matlamat ini. Apa-apa perubahan kepada skop projek mesti mempunyai perubahan yang sepadan dalam anggaran, masa, sumber, atau ketiga-tiga.

Jika skop projek adalah untuk membina sebuah bangunan untuk menempatkan tiga widget pada anggaran $ 100,000, pengurus projek dijangka melakukannya. Sekiranya skop ditukar kepada bangunan untuk empat widget, pengurus projek mesti mendapatkan perubahan yang sesuai dalam masa, wang, dan sumber.

Sumber

Terdapat tiga aspek pemahaman dan pengurusan sumber: orang, peralatan, dan bahan.

Pengurus projek yang berjaya mesti menguruskan sumber-sumber yang diberikan kepada projek ini dengan berkesan, termasuk ahli-ahli pasukan projek, kakitangan vendor, dan subkontraktor. Beliau mesti memastikan bahawa kakitangannya mempunyai kemahiran dan alat yang mereka perlukan untuk menyelesaikan tugas itu, dan dia mesti memantau secara berterusan sama ada dia mempunyai cukup orang untuk menyelesaikan projek pada tarikh akhir. Tugasnya adalah memastikan setiap orang memahami tugas dan tarikh akhir projek.

Ahli kanan setiap kumpulan pekerja melaporkan kepada pengurus projek apabila dia menguruskan pekerja langsung, tetapi pekerja mungkin juga mempunyai pengurus baris yang memberikan arahan teknikal. Dalam situasi pengurusan matriks seperti pasukan projek, tugas pengurus projek adalah untuk memberikan hala tuju projek kepada pengurus baris. Menguruskan subkontrak buruh biasanya bermaksud menguruskan pimpinan pasukan untuk pekerja subkontrak, yang kemudian mengurus pekerja tersebut.

Seorang pengurus projek mesti sering mendapatkan peralatan dan bahan serta mengurus penggunaannya juga agar pasukan dapat beroperasi dengan cekap. Dia bertanggungjawab untuk mempunyai peralatan dan bahan yang sesuai di lokasi yang betul pada masa yang sesuai.

Masa

Tiga elemen pengurusan masa yang berjaya adalah tugas, jadual, dan laluan kritikal.

Bina jadwal projek dengan menyenaraikan, dalam rangka, semua tugas yang mesti diselesaikan. Sesetengah mesti dilakukan secara berurutan manakala yang lain boleh bertindih atau dilakukan secara bersamaan. Berikan tempoh untuk setiap tugas. Memperuntukkan sumber yang diperlukan. Tentukan pendahulu-tugas apa yang harus diselesaikan sebelum orang lain-dan pengganti, tugas-tugas yang tidak boleh dimulakan sehingga selepas setiap tugas lain selesai. Aspek pengurusan projek ini kadang-kadang disebut sebagai pengurusan air terjun kerana satu tugas mengikuti yang lain dalam urutan yang lebih atau kurang.

Perisian pengurusan projek boleh memudahkan tugas mewujudkan dan menguruskan jadual projek.

Sesetengah tugas mempunyai sedikit kelenturan dalam permulaan dan tarikh akhir yang diperlukan. Ini dipanggil "float." Tugas lain tidak mempunyai kelenturan. Mereka mempunyai apungan nol. Baris melalui semua tugas dengan float nol dipanggil jalan kritikal. Semua tugas-tugas di laluan ini-dan mungkin terdapat laluan berbilang, selari-mesti disiapkan tepat pada waktunya jika projek itu akan sampai pada tarikh akhirnya. Tugas pengurusan masa utama pengurus projek adalah memantau jalan kritikal.

Wang

Ketiga-tiga pertimbangan dalam menguruskan wang adalah kos, kontinjensi, dan keuntungan.

Setiap tugas mempunyai kos, sama ada jam buruh seorang programmer komputer atau harga beli satu halaman padu konkrit. Setiap kos ini dianggarkan dan berjumlah semasa menyediakan belanjawan projek.

Sesetengah anggaran akan lebih tepat berbanding yang lain. Oleh itu, belanjawan projek seharusnya, termasuk elaun kontingensi-wang yang diketepikan dalam anggaran "hanya sekiranya" kos sebenar item adalah sangat berbeza daripada anggaran.

Keuntungan adalah wang yang ingin dibuat oleh syarikat dari tugas. Ia diletakkan di atas kos.

Oleh itu, belanjawan projek terdiri daripada anggaran kos, ditambah kontinjensi, ditambah dengan keuntungan. Tugas pengurus projek adalah untuk menjaga kos sebenar pada atau di bawah anggaran kos dan untuk memaksimumkan keuntungan yang diperoleh syarikat pada projek.

Pengurusan Projek adalah Seni dan Sains

Pengurusan projek yang berjaya mengambil amalan. Idea ini boleh memberi anda pemahaman asas tentang pengurusan projek tetapi menganggapnya sebagai permulaan sahaja. Jika kerja atau laluan kerjaya anda termasuk pengurusan projek, dan jika anda ingin meningkatkan kemahiran anda, berbincang dengan pengurus projek yang berjaya, membaca, dan mengamalkannya. Pengurusan projek boleh menjadi kerjaya yang sangat bermanfaat.