Bagaimana Membangunkan Rancangan untuk Penyumberan Luar

Banyak perbincangan mengenai penyumberan luar dalam media menjadikannya kelihatan rumit, tetapi ia agak mudah. Malah di rumah kita, kita "outsource" banyak tugas: Memasak, menjaga rumput kami, dan penjagaan anak, hanya untuk menamakan beberapa. Apabila kita tidak mempunyai masa, tumpuan, atau kemahiran untuk melakukan kerja kita sendiri, kita mencari seseorang yang boleh, dan seseorang yang akan melakukan kerja dengan harga yang kita mampu bayar. Perbadanan bekerja dengan cara yang sama, walaupun keputusan mereka mungkin melibatkan lebih banyak faktor dan pembuat keputusan.

Proses Pembangunan

Tetapi sama seperti keluarga membuat keputusan yang berbeza, syarikat boleh membuat keputusan yang berbeza mengenai penyumberan luar.Tiada templat yang berfungsi untuk semua firma, tetapi ada satu proses yang perlu diambil oleh semua firma:

Kesedaran

Pada masa lalu, banyak syarikat mungkin tidak tahu apa penyumberan luar. Hari ini, mereka tahu mengenai penyumberan luar, tetapi tidak menyedari berapa banyak program penyumberan luar (dan penyumberluaran) yang mereka jalankan: Pusat percetakan, bilik mel, pengurusan kemudahan, IT, dan juga bahagian jabatan undang-undang korporat. Penyumberan luar mungkin tidak menyelesaikan setiap masalah, tetapi pembelajaran mengenai generasi sebelumnya kontrak akan mengenal pasti projek baru dan memberikan wawasan yang berharga.

Penetapan Matlamat

Untuk berjaya dalam mewujudkan program penyumberan luar, anda perlu menentukan matlamat tertentu, seperti mengurangkan kos korporat keseluruhan sebanyak lima peratus, memberi tumpuan kepada kecekapan untuk satu lokasi, atau hanya melihat fungsi yang dilakukan dalam satu unit perniagaan. Matlamat tidak memerlukan terperinci yang luar biasa. Apabila pengalaman penyumberluaran anda meningkat, definisi akan berubah.

Penyertaan

Anda memerlukan peserta dari banyak bidang kepakaran untuk memberikan masukan kepada pelan, untuk mengesahkan andaian dan untuk memberikan pertimbangan pakar. Apabila anda bergerak dari pelan umum ke projek tertentu, anda akan mengulangi proses ini dan membuat sub-kumpulan dengan pengetahuan yang lebih khusus.

Pengenalan

Sekarang anda mempunyai matlamat dan pakar untuk mengenal pasti dan menafsirkan maklumat, tiba masanya untuk mengenal pasti projek khusus untuk program penyumberan luar anda. Setiap firma membangunkan kriteria yang berbeza dan didorong oleh kebudayaan sebanyak dengan analisis kewangan atau operasi, tetapi terdapat kriteria umum yang perlu anda perhatikan:

• Keputusan terdahulu: Firma anda mungkin membuat keputusan awal mengenai penggunaan bukan pekerja, seperti pekerja sementara atau kontrak perkhidmatan. Bekerjasama dengan Perolehan dan PMO anda (Pejabat Pengurusan Projek) untuk maklumat lanjut. Lihat bagaimana mereka menangani isu-isu dalam senarai ini, dan kompilasi pelajaran yang dipelajari.
• Kepakaran: Adakah anda menjalankan fungsi atau menghasilkan produk tanpa kepakaran yang mencukupi, atau adakah anda mempunyai masalah untuk mengekalkan pengurus? Adakah pengurusan semasa mempunyai rancangan untuk menangani masalah ini? Jika tidak, ini boleh menjadi projek penyumberan luar yang baik.

• Kualiti: Walaupun fungsi mempunyai orang yang mempunyai kemahiran yang betul dan pengurus yang berpengalaman, anda mungkin tidak mendapat tahap perkhidmatan yang anda perlukan. Adakah pengurus menjalankan kaji selidik pelanggan? Apa yang pelanggan katakan mengenai produk atau perkhidmatan? Jurang dalam kualiti atau kekurangan minat dalam perkhidmatan pelanggan adalah bendera yang lain untuk penyumberan luar.
• Kos: Perkhidmatan yang sangat berkualiti tinggi tidak semestinya nilai yang baik. Bagaimanakah kos anda berbanding pesaing? Adakah fungsi menghasilkan laporan bulanan: Kos unit, kos operasi, trend kos berbilang tahun? Sekiranya fungsi ini tidak dapat menghasilkan laporan ini, perkhidmatan penyumberan luar mungkin memberikan ketelusan yang lebih besar ke dalam operasi anda.

• Skala: Apabila anda meneliti seluruh firma anda, anda akan membuat banyak penemuan yang tidak dijangka. Kekal fokus! Satu projek besar adalah calon yang lebih baik untuk penyumberan luar daripada beberapa projek yang lebih kecil. Projek besar tunggal itu memerlukan sumber pentadbiran dan pengurusan yang jauh lebih sedikit. Simpan senarai yang komprehensif, tetapi hanya pilih calon yang memberikan impak yang besar dalam gelombang pertama projek anda.
• Keselamatan: Anda kini mempunyai idea yang baik mengenai projek yang berpotensi. Sudah tiba masanya untuk menapis mereka mengikut piawaian keselamatan. Keselamatan adalah subjek yang kompleks dan kontroversial. Piawaian yang berbeza digunakan untuk industri yang berbeza, dan sesetengah firma lebih sedar tentang keselamatan pesaingnya. Memahami standard dalaman dan industri, dan menghadkan projek penyumberan luar dengan sewajarnya. Termasuk undang-undang, IT, keselamatan korporat, pematuhan (jika terpakai), dan mana-mana jabatan "risiko" dalam perbincangan anda.

• Keutamaan: Setiap item di atas (dan mungkin ciri-ciri lain) mesti dijaringkan, dan kemudian setiap projek perlu diberi nilai "jumlah penyumberan luar". Tidak dinafikan, akan ada banyak perdebatan mengenai ciri-ciri yang paling penting, jika skor mereka adalah tepat, dan jika ciri-ciri lain perlu dipertimbangkan. Jangan terkejut jika proses ini berlangsung selama berbulan-bulan atau bahkan bertahun-tahun.
• Komunikasi: Pada masa anda memprioritaskan projek yang berpotensi, anda telah mengadakan banyak mesyuarat dan berbual dengan banyak orang. Jangkakan perbincangan ini untuk menjadi maklumat umum di jabatan yang telah anda targetkan untuk penyumberan luar. Sentiasa menganggap bahawa perbincangan ini akan sampai kepada penduduk pekerja anda, selalunya dalam masa nyata. Komunikasi korporat yang perlu difikirkan dengan baik perlu disediakan dan bersedia. Jangan biarkan khabar angin menjadi sumber maklumat yang lebih baik daripada fakta.

Melaksanakan

Pada akhir proses ini, anda akan mempunyai rancangan penyumberan luar awal anda. Terdapat banyak lagi langkah yang anda lakukan dalam pelan ini: Mengesahkan data, mewujudkan sub-jawatankuasa untuk projek tertentu, mengenal pasti vendor, menjalankan juruterbang, memberi kontrak, dan sebagainya. Walau bagaimanapun, membangunkan pelan anda memberikan anda langkah-langkah yang pertama dan paling penting.