Pembayaran Balik Perbelanjaan Semasa Perjalanan untuk Perniagaan

Pembayaran balik perbelanjaan adalah kaedah untuk membayar pekerja apabila mereka membelanjakan wang mereka sendiri semasa bekerja pada masa syarikat. Perbelanjaan ini biasanya berlaku apabila seorang pekerja bergerak untuk perniagaan.

Perbelanjaan perjalanan boleh termasuk penginapan, penerbangan, pengangkutan darat, petua untuk makan malam, makanan, dan perbelanjaan sampingan lain yang mungkin dialami oleh pekerja ketika melakukan perjalanan untuk bekerja. Perbelanjaan perniagaan lain boleh termasuk item seperti mengambil pelanggan atau bakal pekerja untuk makan tengah hari atau makan malam, membeli buku yang diperlukan atau bahan pendidikan lain yang dimiliki oleh majikan, atau perbelanjaan memandu.

Jenis-jenis perbelanjaan yang akan dibayar oleh sesebuah organisasi ditemui dalam perjalanan perniagaan, hiburan, dan dasar-dasar perbelanjaan yang boleh dibayar balik dalam buku panduan pekerja. Dalam beberapa kes, perbelanjaan seperti cucian kering dan keahlian gim pada perjalanan yang dilanjutkan dilindungi. Walaupun hiburan pelanggan di perjalanan perniagaan adalah perbelanjaan yang boleh dikembalikan semula, kebanyakan syarikat menetapkan had pengeluaran untuk makanan dan hiburan.

Bagaimana Pekerja Bayar Perbelanjaan

Semakin banyak, perniagaan mempercayakan pekerja rendah hingga menengah yang sering berkunjung dengan kad kredit korporat. Daripada membayar perbelanjaan dengan wang mereka sendiri, pekerja mengenakan caj tetapi semua maklumat dan tips kepada kad kredit syarikat.

Ini adalah pendekatan yang mudah untuk membayar ganti rugi untuk pekerja kerana bil kad kredit mendokumenkan perbelanjaan yang tepat tanpa pekerja perlu menyimpan resit dan mengisi laporan perbelanjaan perjalanan.

Kaedah lain untuk membayar pekerja untuk perbelanjaan perjalanan perniagaan adalah dengan satu diem. Per diem adalah elaun harian yang telah ditentukan sebelumnya yang dibayar kepada pekerja untuk perbelanjaan yang ditanggung semasa perjalanan untuk perniagaan. Perbelanjaan ini boleh digunakan untuk penginapan, makanan, petua, teksi, dan lain-lain yuran pengangkutan darat.

Mengisi Laporan Perbelanjaan

Dalam kedua-dua kes penggunaan kad kredit syarikat dan membayar tunai, pekerja mungkin akan mengisi laporan pembayaran belanja apabila kembali dari perjalanan. Dengan kad kredit syarikat, mereka perlu menjelaskan kurang daripada caj yang nyata yang terdapat pada tagihan kad kredit (seperti makan lewat malam). Mereka juga akan mengenakan bayaran kepada syarikat itu untuk bayaran tambahan yang mereka bayar dengan wang atau kad kredit mereka sendiri.

Apabila seorang pekerja membayar tunai, dia perlu membuat senarai, dan kadang-kadang membenarkan, setiap perbelanjaan yang mana pembayaran balik diminta. Kebanyakan syarikat menetapkan tarikh di mana laporan pembayaran ganti rugi mesti dikemukakan dan semua perbelanjaan dikaji semula dengan perakaunan seperti penyata daripada syarikat kad kredit. Sebarang perbelanjaan yang tidak adil, atau yang dikecualikan oleh polisi syarikat, tidak dibayar balik - menyebabkan masalah kepada pekerja.

Situasi yang luar biasa

Katakan seorang jurujual mengambil haiwan kesayangan dengan mereka dalam perjalanan dan mengenakan yuran haiwan kesayangan hotel kepada kad kredit syarikat, mendakwa hotel itu tidak akan memisahkan yuran tersebut dan mereka merancang untuk membayar balik syarikat itu.

Adakah itu salah guna dana syarikat? Ia kelihatan begitu. Sama ada secara bertulis atau tidak, ia cukup jelas, penggunaan kad kredit syarikat akan digunakan untuk perbelanjaan syarikat sahaja. Dalam sesetengah keadaan, penggunaan peribadi sebuah syarikat boleh menyebabkan penamatan. Walau bagaimanapun, inilah yang perlu anda pertimbangkan. Adakah pekerja pergi ke perakaunan dan menjelaskan masalah yang tidak dapat dipisahkan oleh hotel terhadap caj haiwan kesayangannya? Atau, adakah pekerja yang ditangkap dengan kajian berhati-hati tentang perbelanjaannya dalam perakaunan?

Satu lagi pertimbangan ialah, adakah pekerja lain telah dibayar balik oleh syarikat pada masa lalu untuk perbelanjaan yang sama? Jika ya, tindakan tatatertib tidak teratur. Walau bagaimanapun, jika dasar syarikat dengan jelas menyatakan perbelanjaan tertentu tidak dibenarkan, dan pekerja ditangkap (tidak langsung) maka HR harus mengambil beberapa jenis tindakan disiplin yang teruk. Tidak semua keadaan jelas. Kadang-kadang anda perlu bertanya dan melakukan sedikit penggali sebelum mengambil tindakan.