Manajer Pejabat Kemahiran Kerja Top Perlu

Pengurus pejabat bertanggungjawab untuk memastikan seluruh pejabat atau kompleks pejabat berjalan dengan lancar. Ini boleh termasuk tugas seperti mengurus dan menyelia satu atau beberapa pembantu pentadbiran. Pengurus pejabat biasanya tidak memerlukan pendidikan khusus, tetapi mereka memerlukan banyak pengalaman yang relevan dan kemahiran yang maju dalam kedua-dua peranan pentadbiran dan pengurusan.

Sekiranya anda menginginkan jenis kerja ini, anda boleh meningkatkan peluang anda untuk mendapatkan pekerjaan dengan mengetahui keterampilan dan pengalaman anda yang dapat ditonjolkan semasa proses permohonan dan temuduga.

Cara Menggunakan Senarai Kemahiran

Lihatlah senarai kemahiran yang dicari selepas ini. Anda mungkin mendapati bahawa anda mempunyai lebih daripada mereka daripada yang anda fikirkan. Gunakan nama kemahiran anda yang relevan sebagai kata kunci dalam resume dan surat lamaran anda, jadi penyelia menyewa dapat melihat dengan jelas bahawa anda memiliki apa yang mereka cari.

Baca huraian kerja dengan teliti, supaya anda tahu kadar kemahiran mana yang paling penting kepada bakal majikan anda. Penyelidikan syarikat supaya anda memahami perniagaan dan pengalaman, pengetahuan atau pengetahuan tambahan yang anda tawarkan.

Apabila anda mempersiapkan temu duga anda, buat sekurang-kurangnya satu contoh khusus pada satu ketika anda menunjukkan setiap kemahiran yang anda harapkan untuk dibincangkan. Jangan mengharapkan bakal majikan mengambil kata anda sendiri mengenai pengalaman anda.

Kemahiran Penting

Tidak semua jawatan pengurus pejabat memerlukan set kemahiran yang sama. Banyak bergantung kepada berapa banyak pembantu pejabat yang anda mesti penyeliaan, berapa orang menggunakan pejabat yang akan anda uruskan, dan apa jenis perisian dan sistem lain yang digunakan oleh majikan anda.

Sesetengah kemahiran wujud yang hampir semua pengurus pejabat yang berkesan mempunyai dan tidak boleh dilakukan tanpa. Anda juga boleh menyemak senarai kemahiran yang disenaraikan oleh pekerjaan dan jenis kemahiran.

Kemahiran Pentadbiran

Sebagai pengurus pejabat, anda bertanggungjawab untuk menyelesaikan beberapa tugas pentadbiran. Ini termasuk pekerja menyewa dan menembak, menjalankan penilaian prestasi, melatih pekerja baru dan mengawasi orang lain. Meluluskan pengambilalihan formal, menjalankan operasi perniagaan am dan mengekalkan kertas kerja dan rekod personil juga boleh dimasukkan ke dalam bidang kuasa anda juga.

Anda juga perlu merancang, mengendalikan pemprosesan mel, menjadualkan dan menghadiri mesyuarat. Anda boleh dipanggil untuk mengamalkan penyelesaian konflik, mewakilkan kerja dan menjadi pembuat dasar dan keputusan.

Kemahiran analitikal

Sebahagian daripada tugas anda adalah untuk mencari cara untuk melakukan pekerjaan anda dengan lebih baik. Jika anda dapat mengenal pasti ketidakcekapan dalam bagaimana pejabat anda berjalan dan memberikan penyelesaian, anda mungkin dapat menyelamatkan majikan anda banyak wang dan menyelamatkan rakan-rakan anda dengan banyak kecaman.

Seorang pengurus pejabat yang hebat akan terus bertanya kepada dirinya sendiri, mengenai semua proses, amalan, dan prosedur, "adakah ini masuk akal? Adakah ini yang terbaik yang boleh kita lakukan? "Disarankan untuk memasukkan senarai kemahiran analitik pada resume anda.

Perhatian kepada Butiran

Sebagai pengurus pejabat, anda akan berhenti dengan anda. Anda akan bertanggungjawab untuk menempah bekalan pejabat yang betul dengan cara yang tepat pada masanya, untuk mengekalkan rekod secara tepat dan teratur, dan untuk mengesan keperluan dan isu orang lain di pejabat. Sekiranya anda melakukan tugas anda dengan baik, pejabat akan kelihatan berjalan sendiri. Jika anda mendapat butiran yang salah, orang lain mungkin tidak dapat melakukan pekerjaan mereka sepenuhnya.

Kemahiran komunikasi

Seperti pembantu pejabat, anda sering akan menjadi salah satu pengunjung pertama yang melihat, dan anda kadang-kadang menjadi satu-satunya yang mereka lihat jika salah seorang profesional yang bekerja di pejabat anda akan keluar. Anda mesti bertindak sebagai penyambut tetamu yang berkesan dan pada masa yang sama menjalankan tugas-tugas lain.

Anda juga mungkin menjadi titik utama hubungan antara pelbagai orang yang menggunakan pejabat dan mungkin antara pejabat anda dan orang lain dalam organisasi yang sama. Anda mungkin perlu mengamalkan resolusi konflik dan mewakilkan kerja. Semua itu menambah banyak komunikasi, baik ditulis dan lisan, semuanya mesti tepat, cekap, mesra, dan profesional sepanjang masa.

Kemahiran komputer

Adalah penting bahawa pengurus pejabat mempunyai pelbagai kemahiran komputer. Spesifik akan bergantung kepada majikan anda tetapi biasanya melibatkan kemasukan data, spreadsheet, dan tugas umum IT.

Menguruskan pejabat boleh melibatkan sejumlah besar tanggungjawab. Pengurus pejabat biasanya bekerja di puncak organisasi, dengan tangan mereka dalam setiap aspek syarikat. Jika peranan utama ini menarik perhatian anda, terus semak senarai kemahiran untuk melihat apakah ini boleh menjadi kerjaya untuk anda.

Perkara Kewangan

Tanggungjawab anda mungkin termasuk pembukuan, invois, belanjawan, dan perakaunan. Anda juga mungkin dikehendaki untuk mengendalikan pembayaran gaji, wang tunai kecil, dan entri QuickBooks. Laporan suku tahunan dan semenanjung mungkin termasuk dalam tugas anda juga. Sekurang-kurangnya, jika pejabat anda mengendalikan wang sama sekali, anda akan bertanggungjawab untuk memastikan ia ditangani dengan baik.

Kemahiran Kepimpinan

Sebagai penyelia tentang apa yang boleh menjadi sekumpulan besar pembantu pejabat, anda perlu menjaga semua orang termotivasi dan menyelaras. Anda perlu membuat kerja berpasukan. Tugas anda akan termasuk menetapkan standard untuk kerja orang lain dan memastikan piawaian tersebut dipenuhi. Memimpin sering bermaksud membantu orang lain untuk berkembang dalam kerjaya mereka, dan untuk membantu orang memulakan diri sendiri dan berkomunikasi dengan baik antara satu sama lain.

Kemahiran sosial

Kemahiran interpersonal memainkan peranan yang besar dalam menjadi pengurus pejabat. Anda perlu mempunyai sikap positif, menyambut pelawat dan terlibat dalam kerja berpasukan.

Kekuatan Pelbagai

Pengurus pejabat cenderung mempunyai set kemahiran yang berbeza yang membantu mereka melakukan tugas mereka dengan berkesan. Ini termasuk memperhatikan butiran, secara umumnya fleksibel mengenai sokongan yang anda berikan, dan dipercayai. Pengurus pejabat juga perlu menjadi jurugambar, pemikir logik, pelbagai tugas dan penyelesai masalah. Pengurusan masa dan organisasi harus menjadi sifat kedua kepada orang yang berkhidmat dalam peranan ini.