5 Unsur Utama Projek yang Berjaya

01 Penaja Projek Berkomitmen

Penaja projek adalah orang tingkat tinggi dalam organisasi yang memiliki pemilikan projek. Penaja projek yang komited menjangka projek itu berjaya dan melakukan apa sahaja yang boleh dilakukannya untuk memastikan kejayaan itu menghasilkan.

Penaja projek mempunyai empat tanggungjawab utama yang berkaitan dengan projek ini. Pertama, penaja menaja projek itu. Dia bersorak dalam pasukan projek secara terbuka dan secara peribadi. Kedua, penaja menyokong pengurus projek. Apabila seorang pengurus projek memerlukan halangan yang dikeluarkan, dia menyeru penaja untuk mendapatkan bantuan kerana penaja mempunyai pengaruh organisasi untuk membuat sesuatu terjadi. Ketiga, penaja menjajarkan sumber dengan menyediakan mereka secara langsung atau bekerja dengan orang tingkat tinggi lain untuk mendapatkan sumber. Apabila penaja adalah juara yang kuat untuk projek, rakan-rakan penaja lebih cenderung untuk menyumbangkan sumber yang penting. Keempat, penaja mempermudah membuat keputusan. Apabila pasukan projek merosot, penaja boleh mengambil keputusan atau membuat keputusan.

Penaja tetap diberitahu melalui komunikasi berterusan dengan pengurus projek. Kedua-duanya bekerjasama untuk menentukan apabila penaja perlu melangkah dan lebih giat menjalankan tanggungjawab penaja dalam menyokong pengurus projek. Sebagai contoh, pengurus projek mungkin menghadapi masalah mendapatkan maklumat daripada jabatan kewangan organisasi. Penaja projek boleh mendekati ketua pegawai kewangan tentang situasi tersebut dan meminta agar tugas mendapatkan informasi diutamakan di atas tugas-tugas yang bersaing.

02 Matlamat dan Skop jelas

Sebelum kerja sesuatu projek dilakukan atau bahkan dirancang, penaja projek mesti menyatakan matlamat dan skop projek. Matlamatnya adalah perkara-perkara besar yang seharusnya dilaksanakan oleh projek. Ambil projek peningkatan perisian, contohnya. Jabatan sumber manusia menggunakan perisian perniagaan yang disesuaikan untuk mengurus senarai gaji. Organisasi ini mahu menambah modul untuk pengurusan pembelajaran. Matlamat projek ini adalah untuk menyesuaikan perisian pengurusan pembelajaran kepada keperluan perniagaan organisasi dan mengintegrasikannya dengan sistem gaji sedia ada.

Skop mendefinisikan parameter projek. Melanjutkan dengan contoh projek perisian; skop projek ini adalah terhad untuk membawa sistem pengurusan pembelajaran dan mengintegrasikannya dengan sistem pembayaran gaji. Banyak kali, adalah berguna untuk mengenal pasti perkara-perkara yang berada di luar skop untuk memahami apa yang ada dalam skop. Untuk projek ini, menambah modul lain tidak termasuk ruang lingkup. Jabatan perakaunan tidak boleh datang kepada pengurus projek dan meminta tagihan, akaun belum terima atau modul bayar akaun.

Menambah satu modul sebaik sahaja projek telah ditakrifkan membolehkan rayapan skop. Penaja projek yang baik dan pengurus projek mengawal jangkitan skop dan sangat enggan menambah skop pertengahan projek. Meningkatkan skop projek meningkatkan keperluan projek untuk sumber seperti masa dan wang. Di samping itu, bekerja pada skop tambahan meletakkan kualiti produk kerja berisiko.

03 Pengurus Projek Baik

Seorang pengurus projek merancang bekerja dan menyusun sumber untuk mendapatkan projek yang telah selesai. Orang ini adalah pautan antara penaja projek yang menetapkan visi dan pasukan projek yang melaksanakannya. Seperti yang sesuai dan tepat pada masanya, pengurus projek membawa pihak berkepentingan untuk menawarkan input.

Pengurus projek biasanya mempunyai ciri-ciri berikut yang membantu mereka menggerakkan projek bersama-sama:

• Pengurus projek adalah perancang. Mereka berfikir tentang urutan kerja dan tahu apa yang perlu berlaku selepas pasukan melengkapkan tugas di tangan. Mereka membuat rancangan yang baik tetapi juga tahu kapan fleksibel dan untuk mengalihkan pelan.
• Pengurus projek boleh dipercayai. Dengan kejayaan mereka bergantung kepada pekerjaan orang lain, pengurus projek memerlukan orang untuk mempercayai niat baik dan kecekapan mereka. Amanah amat penting dalam hubungan antara pengurus projek dengan penaja projek.
• Pengurus projek cenderung menjadi extrovert kerana sebahagian besar kerja mereka melibatkan komunikasi.

Mereka memegang orang yang bertanggungjawab terhadap komitmen mereka. Inilah contohnya. Penyelia ahli pasukan projek memberitahu pengurus projek bahawa anggota pasukan boleh mendedikasikan empat jam seminggu untuk projek itu. Ahli pasukan ini telah melepaskan dua mesyuarat mingguan berturut-turut dan tidak membuat kemajuan dalam tugasnya yang ditugaskan dalam struktur pecahan kerja. Selepas mesyuarat pertama yang terlepas, pengurus projek bertemu dengan ahli pasukan untuk membincangkan ketiadaan dan terlepas tarikh akhir. Ahli pasukan itu berkata beliau mempunyai keutamaan yang lebih mendesak. Pengurus projek yang disyaki ini tidak benar, jadi selepas mesyuarat yang ketinggalan kedua, pengurus projek bertemu dengan penyelia ahli pasukan. Penyelia memberitahu pengurus projek dia akan memastikan tingkah laku anggota pasukan akan berubah.

04 Pihak berkepentingan yang terlibat

Pemangku kepentingan dalam projek adalah orang yang mempunyai kepentingan dalam kejayaan projek tetapi bukan ahli pasukan projek. Mereka tidak berfikir tentang projek tersebut setiap hari seperti pengurus projek atau ahli pasukan projek yang melakukannya, tetapi mereka mahu berada di dalam keputusan penting dan kemajuan keseluruhan ke arah matlamat projek.

Pihak berkepentingan mempunyai motivasi mereka untuk terus mengikuti aktiviti-aktiviti projek, tetapi ia adalah tanggungjawab pengurus projek untuk membawanya ke dalam lipat dengan cara-cara yang maju ke arah matlamat projek. Dalam banyak kes, melakukan ini melibatkan keseimbangan antara input yang terlalu banyak dan mendapat sedikit input. Pemangku kepentingan tidak boleh menimbang setiap keputusan. Itu akan merosakkan projek dan membuat setiap keputusan bertarung. Sebaliknya, pihak berkepentingan tidak dapat ditutup kerana aspek penting hampir setiap projek adalah pihak berkepentingan yang memuaskan.

05 Ahli Pasukan Projek Dedicated

Ahli-ahli projek projek mencapai kerja projek. Ramai kali, anggota pasukan projek ditugaskan untuk projek di atas tugas biasa mereka yang bermakna tidak ada pengurangan kerja lain untuk mengimbangi kerja tambahan yang dibawa oleh projek. Pengurus projek boleh membantu ahli pasukan berunding dengan penyelia mereka mengenai isu ini, tetapi pengurus projek tidak mempunyai kawalan ke atas tanggungjawab anggota pasukan projek yang ada di luar projek.

Dedikasi ahli pasukan kepada projek ini sangat berharga. Tanpa dedikasi, tarikh akhir dipecahkan, dan produk kerja tidak berkualiti. Ahli pasukan berdedikasi untuk mencapai matlamat projek pada masa, dalam anggaran dan sehingga jangkaan yang berkualiti.