Bagaimana Membuat Acara Pengurusan Acara Produktif Anda

Anda tidak perlu melihat perkara-perkara dari pakar-pakar mengenai pengurusan masa, eksekutif yang berjaya dan pakar-pakar lain dan ahli-ahli pentadbir yang membuat keputusan dan mencadangkan supaya anda mengelakkan, mengecilkan atau mengetepikan dengan kebiasaan-kecanggihan masa korporat yang susah payah ini.

Walau bagaimanapun, kadang-kadang kita hanya perlu berjumpa. Dan ya, terdapat beberapa nasihat hebat yang tersedia dari pakar-pakar mengenai pengurusan masa, kawalan agenda dan peraturan pesanan. Tumpuan di sini agak berbeza, menawarkan beberapa bimbingan yang benar dan benar yang akan membantu pengurus menghidupkan lima jenis mesyuarat biasa menjadi peristiwa yang tidak menyakitkan dan produktif.

Penyelesaian Pertemuan Lima Biasa

1. Menghapuskan Kematian dengan kemas kini "Sekitar Meja". Anda tahu mesyuarat ini. Cram lapan belas orang di dalam bilik dan kemudian meminta setiap orang untuk berkongsi kemas kini yang biasanya seperti percubaan untuk mewajarkan kewujudan mereka dan membuat kes untuk penggabungan mereka di dewan kemasyhuran pekerja yang hebat. Ketua Pegawai Eksekutif dan pemimpin kanan terkenal kerana menjalankan mesyuarat ini dengan naif percaya bahawa ini adalah cara yang baik untuk semua orang mendengar apa yang berlaku di firma. Pada hakikatnya, kebanyakan orang menyesuaikan diri dan berfokus pada perancangan pembaharuan mereka sendiri yang tidak akan didengar oleh sesiapa.

Sebaliknya: Dengan segala cara, berkumpul dengan rakan-rakan, ahli pasukan atau rakan sekerja utama anda, tetapi jangan tunduk kepada pendekatan "di sekeliling meja". Maklumat tawaran secara pengecualian. Berkongsi berita yang berkaitan, termasuk keputusan kewangan, kemenangan besar pelanggan atau kemas kini mengenai inisiatif seluruh organisasi. Juga, melanjutkan tawaran untuk individu untuk menimbulkan isu-isu penting. Sekiranya sesuatu yang penting dan tidak diketahui secara umum telah berlaku, seseorang sepatutnya berkongsi. Jika satu kumpulan memerlukan bantuan daripada kumpulan lain, tingkatkan permintaan tersebut.

Jika tidak, jangan paksa semua peserta untuk berkongsi.

2. Mesyuarat status secara umum. Ini boleh menjadi pembunuh masa yang brutal, terutamanya apabila mereka mengunci sebagai peristiwa berulang dan tidak diurus dengan baik.

Sebaliknya : Jangan sekali-kali memanggil mesyuarat untuk sesuatu yang boleh dilihat. Leverage alat teknologi hari ini untuk memastikan pasukan kerja anda mengekalkan kemas kini status semasa dan kelihatan di mana semua orang dapat melihatnya dengan klik tetikus. Sekiranya anda mesti memenuhi masa mesyuarat yang dirancang pada separuh atau, gunakan pendekatan tangkas dan jangka pendek "berdiri" sesi. Berhati-hati dengan pemikiran dan gangguan yang memanjangkan sesi ini. Tumpukan pada status perkongsian dan menghendaki orang ramai menangani isu-isu di luar forum ini.

3. Mesyuarat brainstorming yang tidak tersusun. Kebanyakan pertemuan brainstorming sangat kurang difasilitasi sehingga kita akhirnya menyekat idea-idea, menyokong idea bos atau menghasilkan senarai hebat perkara-perkara yang sejuk di post-yang tidak pernah didengar atau dilihat lagi.

Sebaliknya: Bekerja untuk menentukan topik brainstorming dan bagikan dengan jemputan di hadapan sesi. Mengumpulkan input mereka dan menyatukan dan menyiarkannya atau berkongsi tanpa pengertian kepada idea-idea tersebut. Gunakan sesi langsung untuk melompat dan membina idea-idea yang dikemukakan, menambah senarai. Menentang keinginan untuk menilai idea dalam sesi ini. Menggabungkan teknik lain yang meminimumkan tekanan sosialisasi, seperti penulisan otak. Dan di atas segalanya, menyatukan idea-idea dan membuat proses untuk menilai mereka serta mengarkibkan mereka untuk rujukan kumpulan mudah dalam sesi dan situasi masa depan.

4. Kajian operasi yang membuat Pasitan kelihatan jinak. Sekiranya anda pernah mengalami satu sesi di mana pemimpin pertemuan itu biasanya seorang eksekutif memfokus kepada salah satu fungsi yang berjuang atau mencari tempat yang lemah dalam pembentangan semua orang dan kemudian memancarkan para utusan tanpa ampun, anda tahu bagaimana merosakkan format ini. Jangan gunakan proses ini.

Sebaliknya: menyimpan penyelaman fungsi yang mendalam dan peperiksaan proctologi korporat swasta dan memberi tumpuan kepada perkongsian petunjuk utama operasi, masalah dan peluang. Mesyuarat kumpulan bukanlah masa atau tempat untuk merobohkan kawasan yang kurang baik atau individu. Sediakan mesyuarat susulan di tempat, tetapi jangan tunduk pada orang lain untuk pemeriksaan balas anda mengenai isu ini. Jangan mundur atas akauntabiliti untuk penambahbaikan, tetapi menghapuskan kezaliman dan apa yang menyalahkan orang ramai dari repertoir pengurusan mesyuarat anda.

5. Mesyuarat yang menimbulkan isu menuntut keputusan spontan. Secara luar biasa atau ironisnya, bilik mesyuarat adalah salah satu tempat yang paling buruk untuk keputusan yang cepat. Menimbulkan isu untuk kali pertama dan memanggil keputusan meletakkan orang di tempat, dan mereka akan membenci anda untuk menggunakan pendekatan ini.

Sebaliknya: Bekerja tanpa henti sebelum mesyuarat kumpulan untuk melibatkan pihak berkepentingan utama mengenai isu dan pilihan. Mendapatkan input mereka, menawarkan perspektif anda dan bekerja untuk kepentingan bersama broker. Gunakan forum mesyuarat untuk mengesahkan kepentingan pihak berkepentingan dan mengenal pasti cadangan mereka. Walaupun anda masih tidak dapat membuat keputusan segera tanpa satu atau dua langkah lagi, anda akan memperkuat hubungan kerja anda dengan kerja pra-sesi anda.

Bottom Line untuk Sekarang

Kami adalah makhluk komunal secara alamiah dan juga dengan pelbagai alat teknologi yang membolehkan kita untuk menyambung tanpa berada di tempat yang sama, kadang-kadang, ia hanya membantu untuk bersemuka. Leverage kali ini dengan bijak dan tunjukkan rasa hormat anda kepada peserta dengan menghasilkan mesyuarat yang meminimumkan pelaburan masa dan memaksimumkan perkongsian maklumat berkualiti tinggi dalam persekitaran yang tidak mengancam.