Bagaimana Membuat Senarai Gagasan: Petua Pengurusan

Kita semua telah melakukan senarai tugasan. Entah kenapa tidak pernah ada jam yang cukup pada hari itu untuk menyelesaikan semua perkara di senarai tugas anda. Berikut adalah sistem yang berfungsi - dan ia boleh berfungsi untuk anda juga.

Senarai Tidak Cukup

Membuat "senarai perkara untuk dilakukan" tidak mencukupi. Anda perlu meletakkan mereka. Anda perlu tahu tugas mana yang lebih penting supaya anda boleh memberi tumpuan kepada mereka. Kemudian anda perlu memperuntukkan sumber untuk item tersebut, mengukur kemajuan anda, dan memberi ganjaran kepada diri anda untuk kejayaan anda.

Kedudukan

Senaraikan semua item tugasan anda dalam hamparan, walaupun anda juga boleh melakukannya di atas kertas. Anda juga boleh meletakkannya pada komputer atau telefon pintar anda, tulisnya pada kalendar anda, atau masukkannya ke perisian pengurusan masa.

Langkah pertama adalah menyenaraikan semua yang anda perlu lakukan. Kemudian tentukan pangkat kepada mereka supaya anda boleh memberi tumpuan kepada perkara-perkara penting.

Gunakan kedudukan A, B, C. Senarai A adalah perkara yang perlu saya lakukan hari ini sebelum saya pergi. Senarai B adalah perkara yang perlu anda lakukan, tetapi tidak semestinya hari ini. Akhirnya, C-senarai adalah perkara yang anda perlukan untuk mencari masa untuk dilakukan tidak lama lagi.

Anda mungkin mengetahui dengan cepat bahawa perkara-perkara di senarai C, dan juga senarai B, tidak pernah dilakukan. Di dalam satu kedudukan Pengurus Operasi beberapa tahun yang lalu, saya mendapati diri saya semakin semakin kecewa dengan senarai A saya. Bukan sahaja saya tidak dapat meneruskannya setiap hari, seperti yang saya selalu ada sebelum ini, tetapi senarai A terus meningkat. Itulah ketika saya mengetahui apa yang perlu saya lakukan untuk membuat senarai tugasan saya berfungsi untuk saya, dan saya membangunkan sistem yang lakukan kerja.

Pengurusan masa

Tidak cukup untuk mengetahui apa yang penting; apa yang membuat senarai A. Saya juga perlu tahu berapa lama perkara yang perlu diambil dan berapa banyak masa yang perlu saya dedahkan kepada mereka. Saya menambah lajur ke senarai tugasan saya dengan anggaran masa setiap tugas perlu diambil dan lajur bersebelahan dengan jumlah kumulatif.

Kemudian saya melakukan kajian masa yang mudah. Seperti yang saya lakukan setiap tugas saya menuliskan apa yang saya buat dan masa mula dan akhir. Saya menjejaki sepanjang hari. Kemudian saya mengulanginya beberapa minggu kemudian pada hari yang berbeza. Ia bukan satu tinjauan menyeluruh dengan apa-apa cara, tetapi ia memberi saya sedikit pemahaman. Sebagai Pengurus Operasi, banyak hari saya diambil oleh gangguan - menangani peristiwa yang berlaku, krisis yang timbul, atau masalah yang perlu diselesaikan. Rata-rata gangguan ini digunakan empat jam sehari. Kerana saya biasanya bekerja selama sepuluh jam sehari, yang membiarkan saya enam jam sehari untuk perkara-perkara pada senarai tugasan saya.

Setiap malam, sebelum saya meninggalkan pejabat, saya akan mengemaskini senarai tugasan saya. Saya akan memadam perkara yang telah saya tamat, didelegasikan, atau diturunkan, menambah perkara-perkara baru yang telah muncul, menyusun semula keutamaan untuk mendapatkan tugas-tugas yang paling penting di atas, dan menetapkan anggaran masa untuk setiap. Kemudian saya akan turun senarai itu ke markah enam jam dan melukis garis. Itu menjadi sasaran saya pada keesokan harinya.

Ganjaran Sendiri

Selalunya, baris itu jatuh di tempat saya di senarai A. Jarang ada di mana-mana berhampiran bahagian bawah. Walau bagaimanapun, itu matlamat saya. Jika saya memukul atau melepasi garisan, saya pulang ke rumah dengan perasaan seperti hari yang produktif dan berjaya. Daripada menewaskan perkara-perkara yang saya tidak dapat sampai ke, saya mengakui kejayaan saya setelah bertemu atau mengalahkan matlamat saya. Keesokan harinya, saya terpaksa memulakan sekali lagi dan mencapai matlamat baru, tetapi saya melakukannya dari perspektif bangunan pada kejayaan sebelumnya dan bukannya daripada kekecewaan yang sentiasa ada lebih banyak daripada yang saya ada masa untuk dicapai.

Anda Perlu Sistem

Untuk berjaya, anda perlu membangunkan sistem untuk menguruskan masa anda supaya anda dapat lebih banyak dilakukan pada masa anda. Sekiranya garis sasaran anda dalam senarai tugasan anda sentiasa dekat di atas, bos anda akan mula mencari orang lain yang boleh bekerja sedikit lebih jauh di bawah senarai setiap hari. Di bawah ini, lihat beberapa sumber untuk membantu anda melakukan pengurusan masa yang lebih baik.

Menguruskan Isu ini

Senaraikan tugas yang perlu anda lakukan. Mengutamakan orang-orang yang penting, bukan hanya mendesak. Mempunyai rancangan untuk mencapai setiap hari. Bekerja ke arah rancangan itu. Ganti sendiri apabila anda bertemu atau mengalahkan matlamat anda.