Peranan dan Tujuan Piagam Projek

Projek wujud secara rasmi dalam organisasi kerana piagam projek. Ia adalah dokumen yang membenarkan kerja untuk mengambil tempat dan melantik pengurus projek. Ia memberikan anda, sebagai pengurus projek, mandat untuk melakukan kerja yang dijelaskan di dalamnya.

Peranan yang paling penting dalam piagam projek adalah untuk menentukan dengan tepat apa yang akan dicapai oleh projek. Mari lihat apa yang dalam dokumen projek penting ini.

Apa yang Menuju Piagam Projek?

Bahagian pertama dari piagam projek akan menguraikan nama projek, nama penaja dan pengurus projek, dan tarikh dokumen itu disediakan. Kemudian anda masuk ke dalam daging dokumen itu.

Bahagian utama dari piagam projek adalah seperti berikut.

• Tujuan Projek: Ini menjelaskan mengapa projek itu dikehendaki. Anda boleh merujuk kepada kes perniagaan atau kontrak yang memandu projek ini atau hanya menyatakan mengapa penting untuk melakukan kerja ini.
• Penerangan Projek: Jelaskan dalam bahagian ini apakah projek yang akan dicapai. Anda harus memasukkan butiran mengenai item yang akan dibina atau perkhidmatan yang akan dihantar.
• Belanjawan: Pada masa ini anda mungkin tidak mempunyai semua butiran tentang tugas projek, jadi anda tidak boleh meletakkan anggaran projek penuh dan terperinci bersama-sama. Perhatikan apa-apa kekangan bajet atau pelbagai peringkat awal perbelanjaan yang anda harapkan.

• Risiko: Semua projek mempunyai risiko. Bahagian ini dalam piagam projek membentuk versi awal log risiko projek anda. Dokumentasikan apa-apa risiko yang anda ketahui pada masa ini supaya pasukan pengurusan dapat melihat apa yang mungkin menjejaskan projek ini.
• Pencapaian: Jika anda mengetahui pencapaian peringkat tinggi, masukkannya dalam piagam projek dalam bahagian ini. Anda boleh memindahkannya ke carta Gantt anda kemudian apabila anda datang untuk menyusun rencana yang lebih terperinci. Pada masa ini, anda hanya mencari tarikh kematian atau apa-apa yang dinyatakan dalam kontrak yang anda sedang kerjakan.

• Objektif Projek: Ini adalah bahagian yang sangat penting, tetapi sukar untuk disatukan. Anda cuba untuk menjawab soalan: "Bagaimana kita akan tahu apabila kita selesai?" Tuliskan apa yang anda harapkan projek itu dihantar dan bagaimana anda akan tahu jika anda telah sampai di sana. Sebagai contoh, dalam satu projek untuk melancarkan sistem rakaman masa untuk semua jabatan, matlamatnya adalah: "Semua pasukan akan menggunakan sistem kunci masa menjelang akhir tahun." Juga, buat nota tentang siapa yang akan menjadi bertanggungjawab untuk bersetuju bahawa anda telah mencapai matlamat ini. Ia mengelakkan sebarang masalah pada akhir projek di mana tiba-tiba tiada siapa bersedia untuk menandatangani kerja itu sebagai lengkap.

• Tahap Tahap Pengurus Projek: Melainkan jika ia jelas dan didokumenkan di tempat lain, ia patut termasuk seksyen dalam piagam mengenai apa yang boleh anda lakukan tanpa mendapat tandatangan lebih lanjut daripada seseorang yang lebih senior. Ia secara amnya berkaitan dengan tahap toleransi yang telah ditetapkan pada belanjawan dan masa-masa dan akan dinyatakan seperti ini: "Pengurus projek mempunyai toleransi 10 peratus terhadap belanjawan dan toleransi 5 peratus mengikut jadual. Mana-mana penyelewengan di atas had yang diluluskan ini mesti ditandatangani oleh penaja projek. "Anda boleh melanjutkan bahagian ini untuk menentukan apa, jika ada, pihak berkuasa pengurus projek mempunyai tentang menyewa dan melepaskan kakitangan dari pasukan projek.

Meluluskan Piagam Projek

Bahagian akhir piagam projek adalah bahagian kelulusan. Pengurus projek dan penaja projek (atau orang yang memulakan kerja, jika penaja jangka panjang masih belum dilantik) harus menandatangani dan membuat dokumen itu. Hari ini, itu mungkin melalui e-mel, jadi menyimpan salinan kebenaran e-mel dalam fail projek anda sekiranya anda perlu merujuk kembali kepadanya.