Soalan Pembantu Tadbir dan Jawapan

Apabila anda menemu bual untuk kerja pembantu pentadbiran, pewawancara akan ingin mengetahui betapa relevan kelayakan anda untuk kedudukan dan bagaimana anda akan sesuai dengan syarikat dan jabatan.

Kerana kerja itu memerlukan kemahiran pentadbiran dan interpersonal, pengurus penggajian sering akan bertanya tentang sifat-sifat spesifik yang anda miliki yang memenuhi syarat untuk posisi anda, serta kemahiran orang yang kurang kuantitatif.

Petua untuk Mengendalikan Temuduga

Penting untuk menyedari perbincangan kemungkinan akan melampaui kemahiran lembut, seperti kebolehan komunikasi, kemahiran organisasi, atau ketepatan masa. Anda harus bersedia untuk bercakap tentang kemahiran keras juga.

1:14

Tonton Sekarang: Bagaimana Menjawab 4 Soalan Biasa Untuk Pekerjaan Pentadbiran

Bersedia Membincangkan Program Perisian

Memandangkan banyak jawatan pembantu pentadbiran memerlukan penggunaan perisian tertentu, anda mungkin perlu membincangkan pelbagai program yang anda telah kerjakan, bagaimana anda menggunakan program ini, dan tahap kepakaran anda.

• Jawapan Sampel:Saya suka menggunakan teknologi dan belajar tentang program-program baru. Saya juga mempunyai bakat untuk mengajar rakan sekerja yang mungkin tidak begitu bijak menggunakan sistem. Dalam tugas terakhir saya di Kent Associates, saya bersyukur untuk mengkaji sistem pengurusan projek untuk pasukan profesional yang saya disokong. Bos saya meluluskan cadangan saya dan kami membawa masuk sistem berasaskan web, Asana, yang membantu kami menjejaki projek dan berkongsi maklumat di platform web.
• Jawapan Sampel: Saya adalah orang yang pergi ke pejabat untuk slaid PowerPoint dan menikmati membantu orang jualan kami untuk memikat pelanggan dengan persembahan mereka. Saya juga merupakan pengguna maju Excel dan membuat makro kompleks untuk menyediakan unjuran anggaran untuk cadangan projek.

Bersedia Membincangkan Proses Pentadbiran

Anda harus bersedia untuk membincangkan aliran kerja dan proses pentadbiran anda dalam posisi sebelumnya. Sebagai seorang profesional pentadbiran, tidak perlu ada ragu bahawa anda teratur dan berorientasikan detail. Pewawancara anda akan ingin tahu bagaimana anda menunjukkan sifat-sifat ini dalam alur kerja harian anda.

• Jawapan Sampel:Kebolehan organisasi dan perhatian terhadap detail adalah antara aset terkuat saya. Saya telah berkembang maju dalam keadaan di mana saya boleh membuat pesanan kepada projek yang kompleks. Sebagai contoh, saya sebelum ini menyokong lapan profesional yang merancang acara promosi untuk pelanggan. Saya telah membangunkan templat untuk menjejaki matlamat dan kemajuan untuk setiap projek dan menetapkannya pada pemanduan bersama supaya semua anggota staf yang terlibat dapat menjejaki kemajuan mereka mengenai projek dan acara pasukan.
• Jawapan Sampel:Apabila bekerja untuk Kumpulan Alfred, saya mencipta manual prosedur yang menggariskan langkah-langkah yang diperlukan untuk memproses permohonan pinjaman, dan kemudian dimuat naik secara dalam talian supaya semua pegawai pinjaman boleh mengikuti prosedur yang sama.

Sentiasa Menanggapi Positif

Berhati-hati dengan sikap anda sepanjang wawancara.

Oleh kerana pembantu pentadbiran sering berinteraksi dengan orang-orang yang mereka bekerja, penting untuk menjadi positif, profesional, dan sopan pada setiap masa.

Anda akan mahu pewawancara tidak mempunyai keraguan bahawa bekerja dengan anda akan menjadi pengalaman yang menyenangkan.

• Jawapan Sampel:Saya bekerja di meja kerja di agensi kami, dan sangat kritikal bahawa saya membuat kesan pertama positif untuk kedua-dua pelanggan semasa dan prospektif. Saya adalah orang yang "boleh lakukan" semulajadi, dan ulasan saya kerap memuji orientasi khidmat pelanggan saya.
• Jawapan Sampel:Syarikat meninjau para pelanggan selepas interaksi, dan nama saya secara konsisten muncul sebagai penolong yang bermanfaat, menyenangkan, dan profesional. Bos saya telah mengulas tentang seberapa kerap klien meminta saya ketika menghubungi pejabat untuk mendapatkan bantuan.

Bersedia untuk Temuduga

Salah satu cara untuk menyediakan adalah untuk menganalisis huraian kerja untuk mencuba untuk memahami sama ada terdapat kemahiran tertentu yang menentukan kedudukannya. Sebagai contoh, ada penekanan kepada perancangan perjalanan, koordinasi projek, penjadualan mesyuarat harian, bantuan peribadi, atau apa-apa lagi? Jika ya, pastikan anda menekankan pengalaman anda yang paling relevan apabila menjawab soalan wawancara spesifik pekerjaan.

Buat senarai kemahiran yang disebut dalam posting kerja, dan merasa bebas untuk menambah beberapa orang lain yang anda fikir akan berlaku juga. Kemudian lihat kemahiran pentadbiran dan pejabat anda sendiri, dan padankan kelayakan anda untuk pekerjaan itu.

Ini akan membantu anda menyesuaikan jawapan anda dengan cara yang paling relevan kepada kedudukan tertentu.

Soalan Pembantu Tadbir dan Jawapan

Semasa membuat persediaan, berguna untuk mengkaji semula pertanyaan yang mungkin anda minta, dan memberikan pemikiran bagaimana cara merangka respons, menonjolkan pengalaman dan kejayaan tertentu dari pekerjaan sebelumnya.

• Apakah kemahiran komputer yang anda miliki, dan program apa yang anda selesa gunakan? - Jawapan terbaik
• Adakah anda selesa menggunakan telefon dengan pelbagai baris dan mengendalikan jumlah panggilan telefon yang tinggi? - Jawapan terbaik
• Di syarikat ini, kami ingin memikirkan diri kita sendiri sebagai satu pasukan yang bekerjasama ke arah matlamat yang sama. Bagaimana perasaan anda tentang kerja dalam persekitaran pasukan? - Jawapan terbaik
• Bagaimana anda akan merasakan dua atau tiga pekerja lain yang menyelia? - Jawapan terbaik
• Apakah kekuatan terbesar anda, dan bagaimana ia dapat membantu prestasi anda dalam kedudukan ini? - Jawapan terbaik

• Apakah kelemahan terbesar anda? - Jawapan terbaik
• Bagaimana anda mengendalikan tekanan dan tekanan? - Jawapan terbaik
• Bagaimanakah kerja untuk penyelia anda? - Jawapan terbaik
• Apa yang anda harapkan dari penyelia? - Jawapan terbaik
• Adakah anda lebih suka bekerja secara bebas atau dalam pasukan? - Jawapan terbaik
• Adakah anda bekerja dengan baik dengan orang? - Jawapan terbaik
• Beri beberapa contoh peribadi kerja berpasukan. - Jawapan terbaik
• Soalan temu ramah penyambut tetamu: - Senarai Soalan

Soalan untuk Tanya Penemuduga

Anda juga harus melakukan beberapa kajian mengenai syarikat itu, dan bersiaplah untuk menanyakan persoalan yang relevan apabila peluang muncul. Anda boleh membantu beberapa soalan sebelum anda bertanya, atau berbincang lebih lanjut, jika anda tidak mendapat peluang sebelum wawancara.

Selalunya, ini akan menjadi hampir akhir temuduga, jadi penting untuk meninggalkan pewawancara (s) dengan kesan yang baik. Cara terbaik untuk melakukan itu adalah untuk menunjukkan minat dan persediaan anda untuk temuduga kerja dengan mengikat soalan yang anda telah tanya dengan beberapa soalan anda sendiri.

• Apakah tanggungjawab kedudukan ini?
• Bolehkah anda menerangkan hari biasa (minggu) di jabatan ini?
• Apakah kekuatan di jabatan ini? Apakah kelemahannya?
• Apa yang dikatakan oleh pembantu anda dahulu adalah bahagian yang terbaik untuk bekerja untuk anda? Apa yang mereka katakan adalah yang paling teruk?
• Di manakah anda melihat syarikat itu dalam lima tahun akan datang? Adakah anda merasa ada ancaman terhadap kejayaannya?
• Kenapa pembantu terakhir anda meninggalkan jawatan itu? Apakah kekuatannya? Apakah kelemahannya? Apa yang dia lakukan sekarang?
• Apakah atribut apa yang ada pada pembantu terbaik anda? Bagaimana dengan pembantu terburuk anda?
• Berapa kerapkah ulasan prestasi dilakukan? Siapa yang menjalankannya?
• Kemahiran apa yang paling penting bagi anda dalam pembantu pentadbiran?
• Bagaimana anda memberi ganjaran dan menggalakkan orang yang bekerja di jabatan anda?
• Adakah terdapat isu pengeluaran berterusan di jabatan ini?
• Bagaimana anda menangani masalah kakitangan di masa lalu?
• Apakah beberapa cabaran terbesar bagi seseorang dalam kedudukan ini?
• Apakah aspek yang paling menggembirakan kedudukan ini, pada pendapat anda?
• Adakah anda (Adakah syarikat / jabatan) menyokong keahlian persatuan profesional, dan meneruskan perkembangan profesional?
• Apakah yang akan anda jelaskan sebagai peranan kakitangan pentadbiran di pejabat ini?
• Adakah masa kerja lebih masa atau hujung minggu?
• Apa yang paling anda sukai untuk bekerja di syarikat ini? Adakah terdapat sebarang perubahan yang akan anda buat?
• Apa yang anda sukai untuk bekerja di sini?
• Adakah anda menggalakkan jabatan untuk bekerja sebagai satu pasukan, atau menumpukan perhatian lebih kepada sumbangan individu?

Disiapkan untuk Soalan Temubual Lebih Kerja

Sebagai tambahan kepada soalan wawancara khusus pekerjaan, anda juga akan ditanya soalan yang lebih umum mengenai sejarah pekerjaan, pendidikan, kekuatan, kelemahan, pencapaian, matlamat, dan rancangan anda. Berikut adalah senarai soalan temu bual yang paling biasa dan jawapan sampel.