Meningkatkan Kenyamanan dan Keyakinan dalam Menyampaikan Maklum Balas

Maklum balas, disampaikan dengan berkesan, merupakan salah satu cara yang paling berkuasa untuk membangunkan pekerja dan meningkatkan prestasi. Ia tidak memerlukan apa-apa tetapi masa. Ia menyokong usaha pembinaan dan pembangunan yang berterusan. Dan yang terbaik, kebanyakan pekerja mengatakan bahawa mereka mahukan lebih banyak maklum balas daripada mereka. Walau bagaimanapun, ramai pengurus teragak-agak untuk menghantar maklum balas. Berikut adalah beberapa idea untuk membuat proses lebih mudah.

Mengapa Pengurus Ragu-ragu Menyampaikan Maklum Balas

Walaupun kebanyakan orang akan katakanlah mereka mahukan maklum balas, kebanyakan kita benar-benar tidak bertindak balas terhadapnya. Ia hanya sifat manusia. Apa yang kita benar-benar mahu adalah maklum balas positif. Kami ingin mendengar perkara-perkara yang positif tentang prestasi kami dan ketika kami tahu bahawa maklum balas yang lain (membina) adalah sangat berharga untuk pembangunan kita, kita tidak menghargai mendengar apa yang terdengar kepada kita seperti kritikan.

Apabila kita mendengar tentang sesuatu yang mencabar persepsi diri kita tentang siapa kita, mekanisme survival psikologi asas "perjuangan atau penerbangan" bermula. Dalam banyak kes, apabila pekerja mempunyai peluang untuk memprosesnya, mereka mungkin mendapat manfaat daripadanya berlari. Walau bagaimanapun, tindak balas segera seringkali memberi peringkat pada input.

Pengurus memahami bahawa pekerja tidak selesa menerima kritikan dan ini memberi mereka keraguan sendiri untuk menyampaikannya. Dalam banyak keadaan, seorang pengurus prihatin bahawa dia akan berisiko merosakkan hubungan dengan seorang pekerja jika mereka menawarkan kritikan, dan mereka menunda atau mengelakkan memberikannya.

Sebab lain, pekerja merasa tidak mendapat maklum balas yang cukup bahawa kebanyakan pengurus tidak dilatih untuk memberikan maklum balas dan tidak begitu baik. Menjadi kebaikan memerlukan latihan, diikuti dengan amalan yang konsisten. Menyampaikan maklum balas tidak perlu menakutkan, tidak selesa atau sukar. Dengan amalan dan kesabaran, pengurus dapat meningkatkan keselesaan dan keyakinan mereka dengan memberikannya dan para pekerja akan menghargai peningkatan pembangunan.

10 Tips untuk Menyampaikan Maklum Balas Berkesan:

• Mulakan dengan memeriksa niat anda. Apakah maksud maklum balas? Adakah ia untuk menghukum pekerja itu, lepaskan dada anda untuk membuat anda berasa lebih baik, atau adakah ia benar-benar membantu pekerja memperbaiki kerana anda mengambil berat tentang mereka? Maklum balas adalah peribadi, dan niat anda akan mempengaruhi cara mesej anda dihantar dan diterima.
• Memberi maklum balas yang positif dan kritikal kepada acara yang kerap. Daripada menyimpan maklum balas untuk acara besar, seperti kajian prestasi tahunan, berikan maklum balas secara tetap dalam perbualan dan pertemuan sehari-hari anda.

• Minta maklum balas. Apabila seorang pengurus meminta maklum balas, ia membantu mewujudkan landasan saling menghormati dan perkongsian. Dengan pemodelan peranan yang menerima maklum balas tanpa pertahanan, pekerja akan belajar untuk melakukan perkara yang sama.
• Segera dan tepat pada masanya. Pastikan maklum balas adalah berkaitan dengan tingkah laku yang mungkin, jika tidak, ia akan kehilangan kesannya.
• Minta kebenaran. Sebelum memberi maklum balas, tanya, " Adakah minda anda jika saya berkongsi maklum balas dengan anda yang saya fikir akan membantu anda menjadi lebih berkesan? "
• Fokus pada tingkah laku tertentu, bukan orang itu. Dalam erti kata lain, buat maklum balas mengenai apa dan bukannya "siapa."

• Terangkan kesan tingkah laku - kepada anda, dan / atau orang lain. "Susan, ketika kau memotong Jamie dalam pertemuan itu, saya perhatikan dia kelihatan jengkel dan terkejut sepanjang pertemuan itu. Apabila anda tidak mendengar seseorang dan mengganggu mereka, mereka mungkin akan merasa tidak dihormati dan tidak lagi mahu menyumbang. Apabila seluruh pasukan tidak berasa selamat untuk menyumbang, prestasi kami akan menderita. "
• Benarkan maklum balas untuk tenggelam masuk. Biarkan orang memproses maklum balas. Dengarkan dengan empat mata.
• Jika orang itu tidak mengetahui tingkah laku yang lebih berkesan, tanyakan jika mereka ingin nasihat. Sebaik sahaja tingkah laku ditunjukkan, dan mereka memahami impak, ia sering menjadi masalah menghentikan tingkah laku. Atau, jelas apa yang perlu mereka lakukan dengan cara yang berbeza. Jika mereka benar-benar memerlukan pertolongan dalam mendapatkan tingkah laku alternatif, beri mereka contoh khusus. Tawaran untuk bermain peranan jika itu akan membantu. Kejurulatihan, menggunakan soalan yang berkesan adalah cara yang lebih baik daripada memberi nasihat.

• Jangan Buat Sandwic Maklum Balas. Ada yang mengatakan cara terbaik untuk memberikan maklum balas kritikal ialah "sandwic" di antara dua maklum balas positif. Secara peribadi, saya fikir kebanyakan orang akan melihat melalui teknik itu dan melihatnya sebagai manipulatif. Mereka mungkin hanya ingat positif, dan lupa semua yang penting. Sekali lagi, ia adalah sifat manusia; kita semua cenderung untuk melakukan itu.

Jangan Lupakan Maklum Balas Positif!

Maklum balas positif adalah sama pentingnya dengan jenis konstruktif. Lagipun, tujuan semua maklum balas adalah sama ada mengukuhkan tingkah laku hebat yang menyumbang kepada prestasi tinggi atau menghapuskan atau memperbaiki tingkah laku yang merosot daripada prestasi.

Sekiranya anda memberi maklum balas yang positif, dengan segala cara, berbuat demikian, dan lakukannya dengan kerap. Gunakan teknik yang sama - kesan yang tepat pada masanya, ikhlas, spesifik, dan positif. Cobalah memberi maklum balas positif empat hingga lima kali lebih kerap daripada kritikal - jangan lakukan sebagai cara untuk melelehkan gula negatif.

Garisan bawah:

Ingat, maklum balas adalah alat peningkatan prestasi yang berkuasa. Ikuti sepuluh garis panduan ini dan anda akan mendapat lebih selesa dalam memberi maklum balas, dan pekerja anda akan lebih menerima penerimaannya.