Bagaimana Mematuhi Mesyuarat Berkesan yang Menghasilkan Keputusan

Orang ramai menghabiskan begitu banyak masa dalam mesyuarat perniagaan yang menjadikan masa pertemuan menjadi hasil yang mampan adalah keutamaan bagi organisasi yang berjaya. Tindakan yang membuat mesyuarat perniagaan berjaya memerlukan pengurusan oleh pemimpin mesyuarat sebelum, semasa, dan selepas mesyuarat.

Jika anda mengambil kesempatan daripada dua belas tip pengurusan pengurusan perniagaan ini, pertemuan dan pasukan anda akan berfungsi dengan lebih baik dan menghasilkan hasil yang lebih baik.

Tindakan Mengambil Sebelum Mesyuarat Perniagaan

Tindakan sebelum mesyuarat perniagaan mewujudkan asas untuk mencapai keputusan mesyuarat. Anda boleh melakukan semua susulan yang diperlukan, tetapi tanpa pra-kerja, anda tidak akan berjaya.

Rancang Mesyuarat Perniagaan

Mesyuarat perniagaan yang berkesan yang menghasilkan keputusan bermula dengan perancangan pintar. Pertama, kenal pasti sama ada anda memerlukan pekerja lain untuk membantu anda merancang mesyuarat (iaitu menarik orang dari beberapa jabatan). Kemudian tentukan apa yang anda harapkan untuk dicapai dengan mengadakan mesyuarat dan tentukan matlamat yang boleh dicapai untuk mesyuarat anda.

Matlamat yang anda tetapkan untuk mesyuarat perniagaan anda akan menetapkan rangka kerja untuk pelan mesyuarat yang berkesan. Seperti yang dikatakan oleh Stephen Covey dalam "Tujuh Kebiasaan Orang Berkesan Sangat Berkesan," "Mulailah dengan perkara ini." Tujuan mesyuarat anda akan menentukan fokus mesyuarat, agenda mesyuarat, dan peserta yang anda perlukan untuk menghadiri mesyuarat.

Pastikan Anda Memerlukan Mesyuarat

Ia mungkin berbunyi mundur, tetapi, sebaik sahaja anda telah membangunkan rancangan mesyuarat perniagaan anda, pastikan mesyuarat adalah kenderaan yang sesuai untuk mencapai matlamat yang anda buat. Memegang mesyuarat adalah usaha mahal apabila anda mempertimbangkan kos yang dapat dibeli peserta. Jadikan setiap usaha untuk menentukan bahawa pertemuan adalah peluang terbaik untuk menyelesaikan masalah, memperbaiki proses, atau membuat strategi jangka panjang atau jangka pendek untuk pasukan atau jabatan anda.

Pastikan Penyertaan yang sesuai di Mesyuarat

Jika mesyuarat perniagaan adalah cara yang sesuai untuk mencapai matlamat anda, periksa dengan peserta yang kehadirannya diperlukan untuk mesyuarat itu untuk berjaya. Ini mungkin terdengar seperti tanpa berfikir, tetapi ia mengetuai pemimpin yang paling bijak - peserta penting mesti hadir untuk menghadiri mesyuarat itu.

Kadang-kadang orang menghantar perwakilan dalam ketiadaan mereka. Sekiranya perwakilan hadir di tempat pembuat keputusan penting, pastikan anggota kakitangan yang ditetapkan mempunyai kuasa untuk membuat keputusan akhir yang boleh ditandatangani. Jika tidak, tunda mesyuarat itu.

Mengedarkan dan Menyemak Pra-Kerja Sebelum Mesyuarat

Berapa banyak mesyuarat yang telah anda hadiri yang bermula dengan fasilitator mesyuarat yang mengeluarkan kertas atau membuat persembahan PowerPoint untuk dilancarkan? Ia mengecewakan kerana turun ke taktik tembaga; mesyuarat itu menjadi kumpulan yang terbaca dalam-hampir tidak produktif untuk perniagaan anda.

Anda boleh membuat mesyuarat perniagaan yang paling produktif dan memastikan keputusan dengan menyediakan pra-kerja yang diperlukan terlebih dahulu sebelum mesyuarat. Menyediakan pra-kerja, carta, grafik, dan bahan bacaan 48 jam sebelum mesyuarat bermula bermakna semua orang bersedia untuk melompat masuk.

Dokumentasi yang akan membantu anda mencapai matlamat mesyuarat boleh termasuk perkara berikut:

• laporan dan data
• carta dan pautan kepada maklumat yang kompetitif
• jualan bulan-ke-tarikh
• rancangan pengeluaran
• Slaid Microsoft PowerPoint yang menggambarkan titik perbincangan utama
• mesyuarat minit, nota, dan susulan daripada mesyuarat terdahulu atau mesyuarat dan projek berkaitan

Tindakan untuk Ambil Semasa Mesyuarat Perniagaan

Semasa mesyuarat perniagaan, jika anda menggunakan waktu dengan berkesan, anda akan membina semangat untuk topik dan menjana komitmen dari para peserta. Orang akan merasa sebahagian daripada sesuatu yang lebih besar daripada cabaran sehari-hari mereka. Oleh itu, mesyuarat yang aktif dan aktif yang menetapkan peringkat untuk susulan akan menghasilkan keputusan mesyuarat.

Fasilitasi Mesyuarat Perniagaan yang Berkesan

Pemimpin mesyuarat menetapkan nada positif dan produktif untuk interaksi di kalangan peserta mesyuarat. Fasiliti mesyuarat yang efektif bermula dengan semakan semula matlamat, atau jangkaan hasil dari pertemuan, dan agenda. Pemudah cara membantu ahli kumpulan tetap fokus dan produktif.

Reka bentuk mesyuarat dan agenda menetapkan rangka kerja untuk mesyuarat itu. Pemudahcara yang berkesan, yang membuat peserta di landasan, memastikan pencapaian yang diharapkan, hasil yang diinginkan sebagai hasil mesyuarat.

Melibatkan Setiap Peserta dalam Tindakan Boleh Dilakukan

Setiap kumpulan kerja mempunyai keperibadian yang berbeza yang muncul untuk mesyuarat. Anda mempunyai rakan sekerja yang tenang serta orang yang cuba menguasai setiap titik perbincangan. Sama ada memudahkan atau menghadiri mesyuarat, anda perlu melibatkan setiap peserta dalam proses matlamat mesyuarat.

Ini memastikan setiap peserta dilaburkan dalam topik mesyuarat dan akan disusuli. Anda tidak akan mempunyai satu ahli-atau anda sendiri-cuba membawa beban keseluruhan.

Buat Rancangan Tindak Lanjut Mesyuarat Perniagaan yang Berkesan

Semasa mesyuarat perniagaan, buat pelan susulan dengan item aksi. Pelan efektif termasuk perkara berikut:

• Item tindakan spesifik
• Nama orang yang mengambil pemilikan untuk mencapai item tindakan
• Tarikh jatuh tempo item tindakan
• Konsensus mengenai apa yang merupakan penyempurnaan item tindakan

Bincangkan skenario kehidupan dan halangan untuk kejayaan yang mungkin dihadapi oleh ahli pasukan ketika mereka berusaha untuk mencapai item yang diperlukan untuk menghasilkan hasil. Sekiranya anda memerlukan mesyuarat susulan, tetapkan masa sebelum peserta meninggalkan supaya ia pada kalendar semua orang.

Tindakan Mengambil Selepas Mesyuarat Perniagaan

Tindakan dan perancangan sebelum dan semasa mesyuarat memainkan peranan besar dalam membantu anda mencapai hasil yang diharapkan, positif, dan membina. Tindakan anda mengikuti mesyuarat adalah sama pentingnya. Susulan pada mesyuarat yang dijadualkan akan datang tidak mencukupi untuk pelaburan untuk memastikan keputusan.

Menerbitkan minit mesyuarat

Terbitkan minit dan pelan tindakan anda dalam masa 24 jam. Orang akan paling berkesan menyumbang kepada hasil jika mereka memulakan tindakan segera. Mereka masih mempunyai ingatan baru mengenai pertemuan itu, pelbagai perkara perbincangan, dan rasional untuk setiap item mesyuarat.

Juga, penangguhan dalam pengedaran minit akan menjejaskan hasil anda kerana kebanyakan orang menunggu minit untuk tiba sebelum menangani komitmen mereka.

Mengikuti Mesyuarat Perniagaan yang Berkesan

Menghormati dan memerhatikan tarikh akhir dan tindak lanjut akan membantu anda mencapai hasil daripada mesyuarat anda. Berikutan mesyuarat itu, setiap orang yang mempunyai item tindakan perlu membuat pelan tindakan untuk mencapai setiap komitmen mereka.

Sama ada mereka menulis langkah-langkah dalam perancang mereka, mewakilkan tugas-tugas kepada orang lain, atau menyelesaikan tugas dengan segera, individu itu bertanggung jawab untuk tindak lanjut.

Dan, anda boleh meningkatkan hasil mesyuarat dengan mengikuti setiap orang di tengah-tengah mesyuarat. Matlamat anda adalah untuk menyemak kemajuan dan memastikan tugas sedang berjalan.

Akauntabiliti untuk Lanjutan Semasa Mesyuarat Seterusnya

Pernahkah anda duduk dalam mesyuarat susulan yang terdiri daripada setiap peserta yang memberitahu kumpulan mengapa mereka tidak dapat mencapai komitmen mereka? Mewujudkan norma atau kebiasaan akauntabiliti untuk keputusan bermula pada awal kitaran mesyuarat anda.

Susulan oleh fasilitator tengah-tengah antara pertemuan membantu, tetapi kumpulan mesti membuat kegagalan untuk memastikan komitmen tidak dapat diterima. Sediakan peserta melaporkan kemajuan dan hasil pada mesyuarat yang akan datang dengan jangkaan bahawa semua peserta akan mencapai matlamat mereka. Sekiranya tugas terhenti, pada mesyuarat berikutnya lihat jika terdapat jalan keluar yang sah untuk maju dan menentukan bagaimana untuk meneruskan.

Memperkenalkan Proses Mesyuarat Perniagaan untuk Penambahbaikan Berterusan

Amalan mendakwa setiap mesyuarat perniagaan adalah alat yang berkuasa untuk peningkatan yang berterusan. Peserta bergiliran membincangkan apa yang berkesan, atau tidak berkesan, mengenai proses mesyuarat perniagaan semasa. Mereka juga membincangkan kemajuan yang mereka rasa kumpulan sedang membuat topik ini.