Bagaimana Membangunkan Agenda Mesyuarat yang Berkesan

Agenda mesyuarat adalah senarai item yang diharapkan oleh peserta dalam mesyuarat. Agenda harus diedarkan sebelum pertemuan, minimal 24 jam lebih awal agar para peserta berpeluang untuk mempersiapkan pertemuan. Sebaiknya, jika boleh, agenda harus ada beberapa hari sebelum mesyuarat.

Membangunkan Agenda Mesyuarat

Pertama, kenal pasti sama ada pekerja lain diperlukan untuk membantu merancang mesyuarat. Kemudian, tentukan apa yang anda harapkan untuk dicapai dengan mengadakan mesyuarat, dan tentukan matlamat yang boleh dilakukan untuk mesyuarat anda. Matlamat yang anda tetapkan akan mewujudkan rangka kerja untuk pelan mesyuarat yang berkesan. Pastikan bahawa anda tidak merancang lebih daripada yang boleh dicapai secara munasabah dalam jangka masa mesyuarat anda.

Seperti yang dikatakan oleh Stephen Covey dalam "The 7 Kebiasaan Orang Berkesan Tinggi," "Mulailah dengan akhir dari fikiran." Tujuan mesyuarat anda akan menentukan fokus mesyuarat, agenda mesyuarat, dan peserta mesyuarat.

Kemudian, pertimbangkan berapa banyak masa yang anda harapkan untuk setiap item agenda. Sekiranya mesyuarat itu berlangsung selama satu jam dan anda mempunyai lima item agenda, itu memberi anda gambaran umum mengenai jangka masa yang anda bekerjasama. Ia tidak bermakna setiap agenda item mestilah tepat 12 minit, tetapi lima gabungan jelas tidak boleh lebih banyak masa lebih lama daripada itu.

Keputusan untuk Membuat

Selepas menentukan matlamat keseluruhan anda, anda atau pasukan anda perlu membuat keputusan tertentu. Di samping tujuan atau matlamat mesyuarat, juga termasuk dengan agenda anda:

• Tarikh, masa, dan lokasi mesyuarat
• Peserta yang diperlukan dalam mesyuarat
• Item untuk perbincangan
• Jumlah masa yang anda jangkakan kumpulan perlu membincangkan setiap item
• Pra-kerja untuk mesyuarat itu. Ini termasuk sebarang bacaan, dokumentasi, data, minit mesyuarat dari mesyuarat sebelumnya, atau sebarang persediaan lain yang akan membuat pertemuan sebenar anda berjaya. Dokumen yang berkaitan harus dilampirkan pada notis dan agenda mesyuarat apabila anda mengedarkannya kepada peserta yang diundang.

Mengenalpasti Peserta

Sebaik sahaja anda telah memutuskan bahawa mesyuarat diperlukan untuk mencapai matlamat anda, anda perlu mengembangkan senarai peserta. Tidak setiap pekerja boleh atau harus mengambil bahagian dalam setiap mesyuarat, tetapi menjemput peserta yang tepat akan meningkatkan kemungkinan anda berjaya. Tentukan peserta anda dengan bertanya beberapa soalan kepada diri sendiri:

• Siapa yang mesti memiliki penyelesaian yang dimajukan oleh kumpulan itu?
• Siapa yang memiliki proses yang dibincangkan oleh kumpulan itu?
• Siapa yang perlu tahu maklumat yang anda berikan?
• Siapa yang boleh memberikan data dan fakta untuk membimbing membuat keputusan?
• Siapa yang mempunyai pengalaman atau kepakaran untuk berkongsi dengan kumpulan itu?
• Siapa yang mesti menyokong pelaksanaan sebarang penyelesaian atau tugas?
• Siapa yang mesti memberi kebenaran atau sumber untuk mencapai keputusan mesyuarat?
• Siapa yang boleh menentang pelaksanaan sebarang penyelesaian atau arahan?

Mesyuarat Berkala Teratur

Tidak semua mesyuarat memerlukan agenda yang dikembangkan khusus. Kebanyakan pekerja telah mengadakan mesyuarat berjadual secara tetap untuk jabatan atau kumpulan kerja mereka. Anda juga mempunyai pasukan dan projek di mana anda menyertai.

Projek yang berterusan mungkin tidak memerlukan agenda yang baru untuk setiap mesyuarat, tetapi pasukan anda akan dilayan dengan baik dengan menggunakan pendekatan yang standard untuk mesyuarat anda.

Mesyuarat kakitangan yang kerap dijadualkan dibahagikan kepada tiga segmen yang masing-masing mempunyai item agenda standard:

1. Item Maklumat: Tulis apa-apa perkara agenda yang menjadi maklumat untuk setiap mesyuarat. Sebagai contoh, pengurus mengemas kini kumpulan mengenai hasil mesyuarat pengurusan kanan.
2. Item Tindakan: Tempatkan agenda apa-apa perkara yang anda harapkan kumpulan akan ingin semak semula pada setiap mesyuarat yang dijadualkan secara teratur. Sebagai contoh, prestasi untuk belanjawan untuk tempoh masa dan pengenalpastian penjimatan kos dan penambahbaikan berterusan kumpulan merancang untuk mencapai.
3. Perancangan Hadapan: Tempatkan agenda apa-apa perkara yang ingin dirancang atau bersedia oleh kumpulan itu terlebih dahulu. Sebagai contoh, matlamat jangka pendek untuk bulan depan atau keperluan untuk bantuan rakan kerja pada tugasan yang akan datang.

Sekiranya anda mengikuti garis panduan ini apabila anda membina agenda mesyuarat anda, anda meningkatkan kebarangkalian mesyuarat anda akan menjadi lebih produktif.

Apa yang perlu disertakan

Agenda untuk mesyuarat yang dijadualkan secara berkala dapat membantu menghasilkan hasil yang anda cari dengan memasukkan beberapa item asas:

• Warm-up dan salam. Pertimbangkan pemutus ais ringkas bergantung kepada berapa kerap kumpulan bertemu.
• Semak semula tujuan, agenda, dan hasil dan produk yang dijangkakan.
• Mengkaji, membetulkan (jika perlu), dan meluluskan minit mesyuarat terdahulu.
• Menyediakan maklumat jabatan dan syarikat yang sesuai yang diperlukan oleh pasukan.
• Semak kemajuan pada item tindakan, pelan tindakan, dan komitmen. Semak kemajuan kumpulan pada matlamat.
• Bincangkan dan buat keputusan mengenai item agenda untuk mesyuarat ini.
• Kenal pasti langkah seterusnya.

• Kenal pasti maksud, hasil, dan agenda untuk mesyuarat seterusnya.
• Pada akhir mesyuarat, pengambil nota perlu mengkaji semula komitmen yang dibuat oleh orang semasa mesyuarat.
• Kenal pasti apa-apa bantuan yang diperlukan daripada orang yang bukan dalam kumpulan dan berikan peserta untuk membuat hubungan.
• Tentukan siapa di luar peserta mesyuarat perlu tahu apa dan tentukan bagaimana anda akan mencapai komunikasi.
• Mengedarkan minit dalam masa 24 jam dari mesyuarat atau segera jika pengirim nota membawa mereka secara elektronik.