Bagaimana Memimpin Mesyuarat Pasukan Berkesan

Mesyuarat berkesan adalah menarik, peristiwa berkuasa tinggi di mana ahli pasukan bekerjasama untuk membuat keputusan atau menyelesaikan masalah. Malangnya, terlalu banyak pertemuan yang kami hadapi seolah-olah sebaliknya. Mesyuarat yang paling teruk membawa masa untuk merangkak yang membuatkan semua orang berasa mementingkan mental dan emosi dan lebih sedikit kecewa. Perbezaannya adalah bagaimana mesyuarat dirancang dan dijalankan.

Pengurus terbaik memahami pentingnya peristiwa ini, dan mereka memahami bahawa menghasilkan satu mesyuarat yang hebat memerlukan perancangan dan usaha yang disengaja. Artikel ini menawarkan sepuluh petua untuk membantu anda memanfaatkan masa kerjasama yang berharga dengan pasukan anda. Berikut ialah petua mengenai cara menguatkan mesyuarat pasukan anda.

Mempunyai Sikap Positif Mengenai Mesyuarat

Ia adalah perkara yang paling penting yang boleh dilakukan pengurus sebagai pemimpin untuk memperbaiki mesyuarat pasukan. Ia menghairankan berapa ramai pengurus yang berbangga untuk mengisytiharkan mereka tidak suka dengan mesyuarat, tetapi untuk mencapai keputusan yang signifikan, menyelesaikan masalah, membuat keputusan, memaklumkan, memberi inspirasi, berkolaborasi, dan memberi motivasi, pengurus perlu bekerja dengan orang lain.

Ini bermakna kadang-kadang mendapatkan orang-orang itu bersama-sama di dalam bilik atau panggilan persidangan dan bercakap dengan mereka. Mengurus bukan tentang duduk di pejabat dengan pintu menutup menghantar e-mel. Sebagai pemimpin, cuba cari pertemuan sebagai manifestasi kepimpinan. Ini masa tunjuk kepimpinan, bukan sesuatu yang mengerikan seperti perjalanan ke doktor gigi.

Ingat, Anda Memiliki Mesyuarat

Jangan mewakilkan perancangan agenda kepada pembantu pentadbiran atau ahli pasukan lain. Sebagai ketua, ia anda mesyuarat untuk merancang dan menjalankan. Untuk meletakkan diri anda dalam bingkai fikiran yang betul, tanya dan jawab soalan berikut: "Selepas mesyuarat ini, apa yang saya mahu orang tahu, dicapai atau diselesaikan?"

Sentiasa Sediakan Agenda

Semua yang anda akan baca tentang mesyuarat tempat kerja yang berkesan termasuk nasihat mengenai penyediaan agenda. Namun, kita semua telah menunjukkan kepada mesyuarat di mana tidak ada agenda untuk dijumpai. Tindakan perancangan agenda membantu menumpukan perhatian dan mengenal pasti topik-topik keutamaan bagi mesyuarat.

Minta Input pada Agenda

Walaupun tanggungjawab pengurus utama untuk mengembangkan agenda, ahli pasukan dapat dijemput untuk menyumbangkan item agenda. Hantar panggilan untuk idea beberapa hari sebelum mesyuarat.

Spice It Up

Letakkan variasi kecil dalam format. Berikut adalah beberapa perkara yang boleh anda lakukan untuk merangsang mesyuarat pasukan anda:

• Jemput penceramah tetamu
• Raikan sesuatu
• Melakukan "meja bulat pembelajaran" - mempunyai ahli pasukan bergilir mengajar satu sama lain
• Tonton Talk Ted yang berkaitan dengan agenda mesyuarat
• Jalankan aktiviti pembinaan pasukan
• Tukar lokasi (pertimbangkan untuk mengambil tapak di luar mesyuarat)
• Bawa dalam beberapa makanan yang menyeronokkan atau menarik
• Mempunyai mesyuarat "perkara agenda tunggal"
• Minta kemasukan bulat kilat
• Melibatkan pasukan dalam brainstorming
• Tukar kerusi atau tukar ganti apa sahaja untuk memecahkan monotoni

Benarkan Beberapa "Ruang Putih" untuk Kreativiti dan Keterlibatan Spontan

Jangan menjejaskan banyak item dalam agenda yang anda perjuangkan untuk menyelesaikannya. Sebaliknya, biarkan beberapa bilik di akhir perbincangan spontan. Jika mesyuarat berakhir lebih awal, maka biarkan semua orang pergi lebih awal. Semua orang menghargai masa yang dijumpai juga.

Gunakan Mesyuarat Pasukan Berkolaborasi

Daripada berkongsi maklumat, cuba selesaikan masalah atau bekerjasama dengan kumpulan apabila membuat keputusan. Ya, ia mencabar dan boleh menjadi kemas, tetapi di sinilah kita mendapat nilai paling banyak dari pertemuan.

Menyala

Menjadi pemimpin mesyuarat bukanlah mengenai kuasa yang memalukan atau menyalahgunakan kuasa. Mengejar seseorang untuk terlambat di depan pasukan adalah contoh melakukan perkara ini. Simpan rasa humor dan kerendahan hati anda.

Susulan

Menjejaki item tindakan dan pastikan orang melakukan apa yang mereka katakan yang akan mereka lakukan. Ia mengecewakan untuk muncul pada mesyuarat yang akan datang dan mengetahui separuh pasukan tidak bersusah payah melakukan apa yang mereka lakukan pada mesyuarat terakhir. Ikuti sebelum mesyuarat dan teruskan individu yang bertanggungjawab atas komitmen mereka.

Jadilah Pemimpin Model Peranan

Mesyuarat pasukan bukanlah satu masa untuk membiarkan pengawal anda turun dan menendang kembali dengan pasukan anda. Tahan diri anda dan pasukan anda ke tingkah laku yang tertinggi, yang bermaksud tidak ada jenaka yang tidak lucu, memilih ahli pasukan, sinis, dan sindiran, atau menggagalkan jabatan atau pengurusan lain. Fikirkan tentang pemimpin jenis yang anda mahu dikenali, dan kemudian tunjukkan kepada setiap mesyuarat menjadi pemimpin itu.

Garisan bawah

Satu peluang untuk bertemu dan bekerjasama dengan pasukan anda adalah perkara yang dahsyat untuk dibazirkan. Adalah penting bahawa anda membangunkan disiplin untuk merancang dan mengetuai mesyuarat yang menghargai orang dan mendorong inisiatif ke hadapan.