Bagaimana Memimpin Projek Apabila Anda Bukan Boss Pasukan

Kembali ke sekolah, projek kumpulan tidak selalu menjadi pengalaman positif. Tidak dapat dielakkan, dalam setiap kumpulan, ada yang bekerja lebih keras daripada yang lain sementara yang lain tidak muncul. Akibatnya, ia mungkin mengecewakan jika anda salah seorang ahli pasukan yang membawa sebahagian besar beban.

Ia berbeza sedikit di dunia perniagaan kerana setiap projek mempunyai pengurus projek dan orang ini dapat menyampaikan kesan sebenar jika ahli pasukan tidak menyelesaikan tugas mereka. Walaupun pengurus projek tidak mempunyai kuasa tatatertib ke atas pasukannya, apa-apa prestasi buruk oleh ahli boleh kembali kepada bos mereka dan mencerminkan negatif pada kerjaya mereka.

Kemungkinan pengurus projek tidak akan dapat memilih ahli pasukan untuk projek itu, dan tidak akan mempunyai kuasa untuk mengeluarkan ahli kerana prestasi yang tidak baik. Bagaimana anda menguruskan projek apabila ahli pasukan anda tidak melaporkan kepada anda?

Berikut adalah enam petua tentang bagaimana untuk memimpin projek apabila ahli pasukan tidak melaporkan kepada anda.

Jelaskan Limit Anda Dengan Boss

Sebelum anda menghadapi mesyuarat pasukan pertama, duduk dengan orang yang memberi anda projek ini dan bercakap mengenai jangkaan pihak pengurusan. Sudah tentu, ini mudah, jika anda dan semua ahli pasukan melapor kepada orang yang sama, tetapi walaupun tidak, anda akan mahu mengadakan perbualan ini.

Ini adalah soalan yang ingin anda tanyakan:

• Adakah anda mempunyai kuasa untuk membuang dan menggantikan orang di dalam pasukan jika mereka tidak bekerja?
• Adakah projek ini mengambil keutamaan ke atas projek-projek lain? Jika tidak, maka di mana projek anda duduk di hierarki. Dalam erti kata lain, anda boleh memberitahu ahli pasukan anda bahawa mereka perlu berhenti melakukan projek yang berbeza untuk memenuhi tarikh akhir?
• Jika anda mempunyai masalah dengan prestasi ahli pasukan, adakah bos dengan kuasa disiplin menyokong anda, atau anda dianggap sama dengan ahli pasukan?
• Sekiranya anda belum melakukannya, tanyakan apakah matlamat projek itu dan jangka masa yang dijangka siap.

Sekiranya anda telah menetapkan had sebelum projek bermula, anda akan mengetahui seberapa jauh anda boleh pergi dan apa yang anda boleh meminta ahli pasukan anda. Seorang bos yang mengatakan, "projek ini adalah keutamaan" tetapi tidak akan menyokong anda, sama seperti bos berkata, "ini bukan keutamaan."

Walau bagaimanapun, mendapat pembelian dari atasan anda sama ada projek itu merupakan keutamaan teratas dapat membantu anda menggerakkan anggota untuk bekerja sekuat mungkin. Dan jangan takut untuk terus dengan bos anda dengan menyatakan bahawa anda ingin mengetahui tahap kepentingan projek supaya anda dapat menyampaikan mesej itu kepada pasukan. Anda akan mahu berkomunikasi bahawa semua orang mempunyai matlamat yang sama, untuk mendapatkan projek itu selesai dengan tepat dan tepat pada waktunya.

Juga, anda boleh menindaklanjuti dengan bos anda melalui e-mel yang meminta untuk mengesahkan bahawa projek itu adalah keutamaan. Sebaik sahaja anda menerima pengesahan email, anda boleh menghantar e-mel kepada pasukan jika perlu.

Adalah penting untuk diingat bahawa ahli pasukan mungkin mempunyai tanggungjawab lain sebagai tambahan kepada projek tersebut. Akibatnya, mereka mungkin tidak menganggap projek anda sebagai keutamaan bagi mereka pada permulaan, tetapi itu tidak semestinya kerana mereka tidak peduli atau mereka ingin mengelakkan bekerja. Ia agak mungkin bahawa mereka hanya mempunyai tugas dan tanggungjawab lain yang perlu mereka selesaikan setiap hari. Ini benar terutama ketika bekerja dengan rakan-rakan dari pelbagai jabatan.

Bercakap dengan bos anda untuk menjelaskan kepentingan projek, matlamat, dan garis masa, dan menyampaikan maklumat itu dengan pasukan awal dapat membantu membuat proses bergerak lancar dan kurang tertekan.

Bercakap dengan Pasukan Anda Sebelum Membuat Tugasan

Apabila anda mempunyai pasukan rentas organisasi, mudah membuat tugasan. Jane dari pemasaran akan mengendalikan tugas pemasaran. Karen dari kewangan akan mengendalikan kewangan. Tetapi walaupun tanggungjawab adalah jelas, berbincang dengan ahli pasukan anda terlebih dahulu.

Anda mungkin mengetahui bahawa kedua-dua Karen dan Jane meminta untuk menyertai pasukan ini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai bidang-bidang lain di syarikat, jadi apabila anda memberikan mereka ke bidang kepakaran mereka, mereka akan menjadi kecewa.

Perbualan ini penting untuk mempunyai hubungan pasukan yang hebat.Walaupun anda bertanggungjawab untuk hasil projek muktamad, anda tidak akan mencapai hasil yang hebat tanpa ahli pasukan yang berada di atas kapal. Singkatnya, memperkasakan ahli pasukan anda dengan meminta input dan kebimbangan mereka. Apabila projek itu selesai dan berjaya, seluruh pasukan dapat merasa bangga mengetahui bahawa setiap satu daripada mereka memainkan peranan aktif dalam kejayaannya.

Semak Semula Dengan Boss

Jika, selepas bercakap dengan ahli pasukan anda, anda menentukan bahawa satu-satunya cara untuk menyelesaikan tugas ini ialah memberi tugasan bahawa satu atau lebih orang akan mendapati tidak menyenangkan, bercakap dengan bos anda sebelum membuat tugasan.

Mengapa? Anda ingin memastikan bahawa anda mempunyai sandaran yang anda perlukan dan bahawa anda tidak mengabaikan pilihan yang akan membuat tugasan lebih memuaskan kepada ahli pasukan.

Ambil Tugas Yang Paling Sedih

Semua orang mungkin tahu bahawa anda telah dipilih untuk memimpin pasukan ini kerana rekod kejayaan anda, tetapi juga penting untuk melancarkan lengan baju anda dan masuk ke dalam campuran perkara.

Mengambil sesuatu yang sukar atau tidak menyenangkan menghantar mesej bahawa anda adalah sebahagian daripada pasukan dan anda mengambil berat tentang rakan sepasukan anda. Menugaskan tugas yang tidak menyenangkan menghantar mesej yang anda fikir anda lebih baik daripada rakan sepasukan anda.

Ini tidak bermakna bahawa anda perlu melakukan semua tugas yang buruk. Tetapi pastikan mereka dibahagikan dengan adil di kalangan ahli pasukan. Apa yang tidak menyenangkan bervariasi dari pasukan ke pasukan, tetapi setiap projek mempunyai sesuatu yang tidak ada yang ingin dilakukan. Selalunya terdapat banyak tugas yang semua orang mahu mengelakkan. Pastikan mereka dibahagikan dengan adil, dan anda mengambil bahagian anda.

Berikan Maklumbalas yang Baik

Ingat maklum balas adalah lebih daripada mengatakan, "pekerjaan yang baik" atau "pekerjaan yang buruk" itu "itu adalah pekerjaan yang hebat kerana …" dan "itu tidak begitu baik kerana …" Tanpa frasa kerana tiada siapa yang belajar. Dan selagi anda ingin menyampaikan maklum balas, pastikan anda menerima maklum balas daripada ahli pasukan anda.

Sekali lagi, anda memperkasakan mereka untuk melakukan kerja yang baik dan mengingatkan mereka bahawa kejayaan mereka adalah kejayaan anda dan anda semua dalam bersama-sama. Dengan memberikan maklum balas dan mengajar mereka bagaimana untuk melakukan sesuatu tugas, terutamanya jika anda mempunyai lebih banyak pengalaman, anda akan mewujudkan persekitaran kerja yang positif.

Pastikan semua orang diberi maklumat

Sebagai ketua pasukan, anda akan melaporkan kemajuan kepada pengurus dan pemimpin kanan organisasi anda. Pastikan anda mengambil maklumat daripada mesyuarat tersebut kembali ke pasukan anda. Selain itu, biarkan kumpulan anda tahu apa yang akan anda ucapkan pada mesyuarat ini.

Juga, memberi semua kredit, terutama apabila pujian terlibat. Adakah projek berjalan lancar kerana anda hebat? Nah, tentu saja, tapi jangan katakan itu. Katakanlah projek itu berjalan lancar kerana pasukannya hebat. Semua orang akan tahu bahawa anda adalah sebahagian daripada pasukan.

Tetapi bagaimana jika projek itu akan mengerikan? Adakah anda berkongsi kesalahan? Ya, tetapi hanya secara peribadi. Anda pergi ke ahli pasukan secara individu dan bekerja untuk membantu mengubah arah atau sumbangan mereka. Jika itu tidak berfungsi, anda akan pergi ke bos anda dan menangani isu-isu tersebut.

Jika anda mempunyai kuasa untuk membuang orang dari pasukan, kini adalah masa untuk melakukannya, tetapi jika anda tidak, anda boleh berbual dengan orang yang melakukannya. Tetapi apa sahaja yang anda lakukan, jangan mula bergosip atau mengadu tentang ahli pasukan anda. Ia akan memusnahkan semangat mereka dan membuat segala-galanya lebih teruk.

Ingat bahawa projek pasukan yang berjaya dapat meningkatkan kerjaya anda, memajukan reputasi profesional anda, dan membuat kerja anda kelihatan di organisasi anda. Hasilnya mungkin tugasan tambahan atau promosi.

-------------------------------------------------

Suzanne Lucas adalah seorang penulis bebas yang menghabiskan 10 tahun dalam sumber manusia korporat, di mana dia mengupah, menembak, menguruskan nombor, dan diperiksa dengan peguam.