Majikan Records Pekerja Harus Mengekalkan

Mahu tahu apa rekod pekerja untuk mengekalkan sebagai majikan? Majikan mengekalkan empat fail rekod pekerja untuk setiap pekerja. Di samping itu, majikan mengekalkan fail rekod pekerja lain untuk semua pekerja.

Fail Personil Rekod Kakitangan

Fail kakitangan dikekalkan untuk setiap pekerja. Fail kakitangan ini mengandungi dokumen rahsia dan diuruskan dan dikekalkan oleh kakitangan Sumber Manusia. Fail kakitangan adalah rekod pekerja utama yang digunakan oleh majikan, pekerja, dan pengurus pekerja, dalam sesetengah syarikat.

Dalam yang lain - dan ini adalah pendekatan yang disyorkan - akses kepada fail kakitangan pekerja adalah terhad kepada HR dan pekerja di bawah pengawasan.

Dokumen tipikal dalam fail kakitangan termasuk permohonan pekerjaan, borang hubungan kecemasan keluarga, sejarah tindakan tatatertib yang didokumenkan, resume, tanda tangan pekerja penerimaan buku pekerja, majikan menandatangani lembaran, penilaian berkala, penilaian pekerjaan atau prestasi pelan pembangunan, sijil latihan dan bukti kehadiran, dan maklumat hubungan peribadi semasa mengenai setiap pekerja.

Tidak semua fail kakitangan mengandungi dokumen yang sama tetapi setiap fail kakitangan mempunyai beberapa dokumen yang sama. Dokumentasi prestasi pekerja tidak tergolong dalam fail personel melainkan jika ia mewajibkan tindakan disiplin, anugerah, atau tanda pencapaian yang luar biasa. Nota-nota prestasi setiap hari termasuk dalam fail yang pengurus terus untuk menjejaki prestasi, matlamat, dan sumbangan pekerja mereka.

Fail Gaji Rekod Kakitangan

Fail penggajian juga menyimpan rekod pekerja. Fail penggajian mengandungi sejarah kerja, jabatan, perubahan pampasan, pekarangan, pinjaman, dan maklumat lain pekerja yang penting untuk membayar pekerja dan menyimpan salinan sejarah pampasan pekerja.

Fail gaji juga mengandungi sejarah bentuk kerajaan seperti dokumen penahanan W-2, W-4, dan dokumen keselamatan sosial yang diisi oleh pekerja. Fail ini juga mengandungi maklumat manfaat pekerja dan kebenaran untuk menarik balik pembayaran dari gaji pekerja.

Fail Perubatan Rekod Kakitangan

Fail perubatan pekerja juga dikekalkan oleh majikan. Rekod pekerja dalam fail perubatan tidak tersedia kepada sesiapa kecuali kakitangan yang ditetapkan oleh Sumber Manusia dan pekerja yang rekodnya disimpan dalam fail. Fail perubatan mengandungi nota doktor, kertas kerja permohonan FMLA, maklumat ujian dadah, maklumat fizikal yang diperlukan, dan lain-lain dokumentasi yang berkaitan dengan kesihatan pekerja atau ahli keluarga keluarganya.

Fail perubatan, kerana kerahsiaan rekod pekerja, menerima tahap simpanan dan kerahsiaan yang paling tinggi. Adalah disyorkan bahawa fail perubatan harus disimpan di dalam laci fail terkunci yang terkunci di dalam bilik yang tidak dapat diakses oleh kakitangan selain kakitangan HR yang ditetapkan.

I-9 Fail Rekod Pekerja

I-9 Fail rekod pekerja rumah yang dikekalkan untuk semua pekerja dalam satu fail yang berasingan daripada rekod pekerja lain. Majikan mengekalkan rekod pekerja ini berasingan daripada rekod pekerja lain untuk mengekalkan kerahsiaan pekerja dari pegawai kerajaan dan entiti lain yang diberi kuasa untuk mengkaji semula pekerja I-9.

Menjaga I-9 di lokasi yang berasingan akan memastikan bahawa jika anda dipilih untuk semakan fail Persekutuan I-9, pekerja kerajaan tidak akan mempunyai akses kepada rekod lain mengenai pekerja atau pekerjaannya dengan organisasi anda dengan pengecualian aktual Borang I-9. Penyiasatan ini semakin meningkat setiap tahun supaya memastikan bahawa pekerja anda telah mengisi borang I-9 dengan betul atau anda boleh dikenakan denda dan berpotensi waktu penjara.

Akses kepada Rekod Pekerja oleh Pekerja

Pekerja boleh melihat rekod pekerja mereka dengan menghubungi kakitangan kakitangan Sumber Manusia semasa waktu perniagaan biasa. Tiada pekerja boleh mengubah atau mengeluarkan sebarang dokumen dalam rekodnya yang mesti dilihat dengan kehadiran kakitangan kakitangan HR.

Anda perlu mempunyai dasar tontonan kakitangan pekerja dalam buku panduan pekerja anda dan mengikutinya secara tidak sengaja berkenaan dengan permintaan pekerja untuk melihat fail mereka.

Jika pekerja menghantar permintaan bertulis untuk salinan rekod kakitangan mereka selepas mereka meninggalkan pekerjaan anda, anda dikehendaki menghantar salinan.

Kadang-kadang, anda akan menemui pekerja yang mencurigakan mengenai jenis rekod pekerja yang disimpan oleh jabatan Sumber Daya Manusia mereka. Ini adalah pekerja yang paling mungkin memohon salinan fail pekerja mereka. Sekali lagi, tanpa diskriminasi, buat salinan fail dan hantar. (Anda mungkin akan menerima maklum balas bahawa pekerja terkejut dengan sedikit dokumentasi kakitangan HR yang disimpan.)

Dalam sesetengah bidang kuasa, adalah sah untuk mengenakan caj pekerja untuk kos pendua dan menghantar fail.