Apa yang Milik dalam Fail Personil Pekerja?

Fail personil pekerja adalah fail pekerja utama yang mengandungi sejarah hubungan pekerjaan dari aplikasi pekerjaan melalui temu bual keluar dan dokumentasi penamatan pekerjaan. Hanya kakitangan Sumber Manusia dan penyelia dan pengurus terdekat pekerja yang mungkin mempunyai akses kepada maklumat dalam fail kakitangan, dan tidak pernah meninggalkan pejabat Sumber Manusia.

Fail personil pekerja biasanya disimpan dalam kabinet fail terkunci, kebakaran di lokasi terkunci yang dapat diakses oleh staf Sumber Daya Manusia. Kerahsiaan maklumat pekerja dalam fail personel amat penting.

Dari semua fail kakitangan yang disimpan oleh syarikat, fail kakitangan adalah paling kerap diakses sehari-hari untuk maklumat oleh majikan, penyelia, atau kakitangan Sumber Manusia.

Pertimbangan Tentang Kandungan Fail Personel Pekerja

Prinsip asas dan soalan yang perlu dipertimbangkan apabila memfailkan mana-mana dokumen dalam fail kakitangan adalah seperti berikut.

• Adakah majikan memerlukan dokumen tertentu untuk mewajarkan keputusan jika majikan itu didakwa? Adakah majikan memerlukan dokumen itu di mahkamah undang-undang?
• Adakah pekerja tahu dan memahami bahawa dokumen itu akan difailkan dalam fail personelnya? Dalam kebanyakan kes, majikan harus mempunyai pekerja menandatangani dokumen, tidak menandakan perjanjian dengan kandungan dokumen, tetapi untuk mengakui bahawa mereka sedar dan telah membaca dokumen itu.
• Tiada kejutan, pendapat, atau nota peribadi mengenai pekerja harus diletakkan di dalam fail kakitangan. Hanya fakta, tidak ada pemikiran spekulatif, tergolong dalam fail kakitangan pekerja.

Kandungan Fail Personel Pekerja

Berikut adalah cadangan tentang dokumentasi bahawa majikan perlu menyimpan fail kakitangan.

sejarah pekerjaan

• Permohonan kerja
• Teruskan
• Teruskan surat lamaran
• Pengesahan pendidikan
• Pengesahan pekerjaan
• Surat penolakan
• Penerangan pekerjaan kedudukan
• Rekod analisis kerja
• Surat tawaran kerja atau kontrak pekerjaan
• Kontrak agensi pekerjaan atau agensi temp, jika digunakan
• Maklumat hubungan kecemasan
• Borang pengesahan buku panduan yang ditandatangani yang menunjukkan penerimaan buku panduan pekerja
• Senarai semak dari orientasi pekerja baru yang menunjukkan topik yang dilindungi dan oleh siapa
• Perjanjian dan dokumentasi penempatan semula
• Sebarang kontrak, perjanjian bertulis, resit atau pengakuan di antara pekerja dan majikan (seperti perjanjian tidak bersaing, kontrak pekerjaan, atau perjanjian yang berkaitan dengan kereta yang disediakan oleh syarikat)

• Kehidupan borang rasmi pekerjaan termasuk permintaan pemindahan, kenaikan pangkat, permohonan pekerjaan dalaman dan sebagainya
• Sebarang dokumentasi lain yang berkaitan dengan pekerjaan

Pembangunan Prestasi Pekerja, Rancangan Pembangunan, dan Penambahbaikan

• Salinan sebarang penilaian prestasi yang digunakan atau rancangan pembangunan pekerja
• Penilaian kendiri pekerja
• Rekod dari mana-mana sesi kaunseling rasmi
• Nota tentang kehadiran atau keterlambatan
• Dokumentasi pelan peningkatan prestasi
• Laporan tindakan tatatertib
• Pengiktirafan kakitangan yang dibentangkan seperti sijil, surat pengiktirafan, dan sebagainya
• Cadangan dan cadangan rasmi pekerja, respons organisasi
• Rekod latihan
• Permintaan untuk latihan
• Penilaian kecekapan
• Kelas latihan atau pemberitahuan sesi atau jadual

• Penilaian yang diperlukan ditandatangani
• Laporan perbelanjaan latihan
• Aduan daripada pelanggan atau rakan sekerja

Rekod Penamatan Pekerjaan

• Surat peletakan jawatan pekerja
• Keluar dari dokumentasi wawancara
• Pemberitahuan Cobra
• Senarai semak pekerjaan
• Perakaunan akhir untuk semua aspek pekerjaan pekerja seperti gaji akhir, gaji bercuti, penyata harta syarikat, dan sebagainya