Gambaran Keseluruhan Fail Personil dan Dasar Fail Contoh

Fail personil adalah dokumentasi yang disimpan oleh majikan mengenai sejarah dan status keseluruhan hubungan pekerjaan dengan pekerja individu. Majikan mengekalkan dokumentasi pekerjaan ini dalam fail personil untuk tiga alasan.

• Majikan ingin mempunyai maklumat tepat yang berguna dan teratur apabila anda memerlukan akses kepada maklumat untuk apa-apa sebab. Perubahan dalam kenalan kecemasan, alamat pekerja, menjejaki penilaian prestasi, surat disiplin, pengiktirafan pekerja, dan bahan permohonan pekerjaan adalah contoh jenis maklumat yang majikan ingin dapat dengan cepat mengakses.
• Majikan perlu mengekalkan dokumentasi mengenai isu-isu kakitangan seperti pemilihan, prestasi, sejarah kerja, rasional pampasan, dan aplikasi promosi dalaman, untuk menamakan beberapa orang.

  Tuntutan EEOC, tuntutan mahkamah atau bahkan keperluan untuk membenarkan kekurangan kenaikan atau kenaikan pangkat kepada pekerja memerlukan majikan telah mengumpulkan dan mengekalkan jenis dokumentasi pekerja ini.

• Sesetengah rekod pekerja dikehendaki oleh kerajaan persekutuan atau kerajaan untuk memastikan majikan. Mengadakan maklumat pekerja dalam fail kakitangan masuk akal untuk akses dan kepatuhan dan kesediaan undang-undang.

Jenis Fail Personil

Majikan umumnya mengekalkan beberapa jenis fail kakitangan, untuk kegunaan perniagaan, untuk kerahsiaan pekerja, untuk privasi perubatan, dan untuk pematuhan undang-undang. Saya tidak tahu mana-mana undang-undang yang mengatakan berapa banyak fail yang dikehendaki oleh majikan.

Walau bagaimanapun, terdapat banyak undang-undang, dan terdapat amalan terbaik kakitangan untuk kerahsiaan pekerja, yang mentadbir kandungan fail kakitangan dan yang mempunyai akses kepada maklumat tersebut. Ini adalah fail kakitangan yang kebanyakan majikan di Amerika Syarikat mengekalkan. (Undang-undang dan amalan di seluruh dunia mungkin berbeza.)

• Fail Personil: Ini adalah fail pekerja utama yang mengandungi sejarah hubungan pekerjaan.
• Fail Payroll: Anda ingin mengekalkan fail berasingan untuk semua isu gaji berkenaan gaji dan faedah.
• File Perubatan Pekerja: Akta Portabiliti dan Akauntabiliti Insurans Kesihatan Persekutuan 1996 (HIPAA) menghendaki majikan melindungi rekod perubatan pekerja sebagai sulit.
• Borang I-9 Pekerja: Anda perlu mengekalkan fail berasingan untuk semua pekerja (bukan setiap pekerja) borang I-9 kerana anda tidak mahu pekerja kerajaan, yang diberi kuasa untuk memeriksa bentuk-bentuk ini di bawah pelbagai keadaan, melihat fail kakitangan pekerja rahsia utama anda.

Akses Pekerja ke Fail Personil

Pekerja dibenarkan akses kepada fail kakitangan mereka di bawah bimbingan dan penyeliaan kakitangan Sumber Manusia. Fail kakitangan pekerja dianggap sebagai harta majikan yang mempunyai tanggungjawab untuk menjaga dan melindungi mereka.

Dasar Fail Personel Sampel

Berikut ialah contoh dasar fail kakitangan untuk kegunaan di syarikat anda. Ia membincangkan pelbagai fail yang disyorkan dan yang sepatutnya mempunyai akses kepada setiap fail.

Dasar Sampel

Syarikat mengekalkan tiga fail pekerja untuk setiap pekerja.

A fail kakitangan dikekalkan untuk setiap pekerja (Nama Syarikat Anda). Fail kakitangan ini mengandungi dokumen rahsia dan diuruskan dan dikekalkan oleh kakitangan Sumber Manusia.

Akses ke fail ini adalah terhad kepada kakitangan HR dan menganggap bahawa setiap pengurus pekerja mengekalkan failnya sendiri dengan dokumen yang berkaitan dengan prestasi kerja pekerja.

Dokumen tipikal dalam fail kakitangan termasuk permohonan pekerjaan, borang hubungan kecemasan keluarga, sejarah tindakan tatatertib yang didokumen, resume, buku panduan pekerja dan majikan akan menandatangani lembaran, maklumat peribadi semasa dan rujukan pekerjaan.

Tidak semua fail kakitangan mengandungi dokumen yang sama tetapi setiap fail kakitangan mempunyai beberapa dokumen yang sama.

Fail penggajian juga dikekalkan; fail gaji mengandungi sejarah kerja, jabatan, perubahan pampasan, dan sebagainya. Akses ke fail gaji terhad kepada kakitangan perakaunan dan HR yang bersesuaian.

An fail perubatan pekerja juga dikekalkan. Kandungan fail perubatan tidak tersedia kepada sesiapa kecuali kakitangan yang ditetapkan oleh Sumber Manusia dan pekerja yang rekodnya disimpan dalam fail. Pada Nama Syarikat Anda), fail perubatan menerima tahap simpanan dan kerahsiaan yang paling tinggi.

Seorang pekerja boleh melihat fail kakitangannya dengan menghubungi kakitangan kakitangan Sumber Manusia semasa waktu perniagaan biasa. Tiada pekerja boleh mengubah atau mengeluarkan sebarang dokumen dari fail kakitangannya yang mesti dilihat dengan kehadiran kakitangan kakitangan HR.

Juga dikenali sebagaifail pekerja, rekod pekerja, fail sumber manusia, dokumentasi

Penafian - Sila Nota:

Susan Heathfield membuat segala usaha untuk menawarkan nasihat pengurusan Sumber Manusia, majikan, dan tempat kerja etika yang tepat, akal, dan tempat kerja di laman web ini dan dihubungkan dari laman web ini, tetapi dia bukan seorang peguam, dan kandungan di laman web ini, sementara berwibawa, tidak dijamin untuk ketepatan dan kesahihan, dan tidak boleh ditafsirkan sebagai nasihat undang-undang.

Tapak ini mempunyai khalayak dan undang-undang dan undang-undang pekerjaan di seluruh dunia berbeza-beza dari negeri ke negara dan negara ke negara, jadi tapak ini tidak boleh menjadi muktamad bagi mereka semua untuk tempat kerja anda. Apabila ragu-ragu, sentiasa mendapatkan nasihat atau bantuan undang-undang dari sumber kerajaan, Persekutuan, atau antarabangsa, untuk membuat penafsiran dan keputusan undang-undang anda betul. Maklumat di laman web ini adalah panduan, idea, dan bantuan sahaja.