Apa Yang Tidak Perlu Majikan dalam Fail Personil

Majikan tidak boleh meletakkan perkara tertentu dalam rekod peribadi umum anda. Kandungan fail dan rekod kakitangan anda biasanya boleh diakses oleh kakitangan Sumber Manusia, pekerja, dan pengurus atau penyelia pekerja, di sesetengah syarikat.

Di lain-lain, akses terhad kepada kakitangan HR dan pekerja boleh meminta akses kepada rekod mereka. Peguam juga boleh memohon sepina kandungan rekod kakitangan untuk tindakan undang-undang dan aduan Suruhanjaya Peluang Pekerjaan Equal (EEOC). Seorang bekas pekerja juga boleh meminta salinan rekod kakitangannya.

Amalan terbaik menjadikan fail kakitangan hanya boleh diakses oleh kakitangan Sumber Manusia. Anda perlu menyimpan fail personel di bawah kunci dan kunci dalam kawasan penyimpanan yang menjadikannya tidak dapat diakses oleh pekerja lain.

Dengan semua potensi penggunaan ini dan penonton berpotensi untuk rekod kakitangan anda, majikan harus berhati-hati untuk mengekalkan dokumentasi fakta yang tidak berat sebelah mengenai sejarah pekerja dalam rekod kakitangan anda.

Akibatnya, anda ingin menggunakan garis panduan umum ini untuk dokumentasi yang anda simpan dalam rekod kakitangan organisasi anda.

Garis Panduan untuk Kandungan Fail Personel Pekerja

Maklumat dalam rekod kakitangan mestilah faktual.

Pendapat kakitangan Penyelia atau Sumber Manusia; nota rawak; gosip; khabar angin yang tidak berasas; soalan, laporan, atau dakwaan tattletale dari pekerja lain yang tidak dijelaskan; tuduhan tidak dikejar, disiasat, dan disimpulkan; dan apa-apa maklumat, ulasan, atau nota lain yang tidak faktual, hendaklah dikecualikan daripada fail kakitangan pekerja.

Salah satu contoh yang paling buruk mengenai komen yang menyakitkan bahawa seorang pengurus HR ditemui memfailkan dalam rekod kakitangan pekerja, yang melibatkan nota wawancara pengurus pengambilan pekerja. Satu menyatakan: "Mungkin terlalu gemuk untuk bangun dan turun tangga seperti yang diperlukan." Bayangkan pekerja, seorang peguam, dan bahkan pekerja dan penyelia masa depan membaca komentar seperti ini.

Di syarikat lain, pengurus mendapati nota yang tidak berasas bahawa pengurus dan orang lain telah dimasukkan ke dalam fail pekerja seperti, "Mary marah kerana dia tidak mendapat kenaikan gaji. Dia perlahan kerja dengan sengaja untuk mendapatkan walaupun dengan pengurusnya." Lihat masalah?

Rekod kakitangan hendaklah dipertimbangkan dengan teliti ke lokasi fail yang sesuai.

Tentukan satu protokol untuk rekod kakitangan syarikat anda berdasarkan undang-undang negeri dan Persekutuan, undang-undang pekerjaan seperti Akta Kemudahalihan dan Akauntabiliti Insurans Kesihatan 1996 (HIPAA), dan amalan terbaik majikan.

Kemudian, berpegang dengan protokol. Anda tidak mahu mendapatkan alasan doktor secara rawak yang dimasukkan ke dalam fail kakitangan apabila mereka tergolong dalam fail perubatan. Nor, adakah anda mahu rasional dan justifikasi untuk promosi pekerja dalam fail gaji.

Anda juga tidak mahu rekod keputusan pengambilan pekerja yang melibatkan pemeriksaan latar belakang atau catatan dari perbincangan dengan bekas majikan dalam fail personel.

Penyelia, pengurus dan pekerja lain yang menempatkan dokumentasi dalam rekod kakitangan memerlukan latihan.

Mana-mana orang yang mempunyai akses dan boleh meletakkan dokumen dalam fail kakitangan pekerja memerlukan latihan untuk menulis dokumentasi dengan sewajarnya.

Menyatakan teguran pekerja bahawa pekerja adalah deadbeat lengkap tidak akan memenangi rekod kakitangan anda apa-apa hadiah. Tetapi, penyelia yang tidak terlatih telah diketahui menulis kenyataan yang sama dan meletakkannya dalam fail kakitangan.

Lebih baik lagi, hadkan akses kepada fail kepada kakitangan HR anda yang bertanggungjawab untuk rekod dan mengetahui apa yang sepatutnya dan tidak patut diletakkan dalam fail kakitangan.

Kira maklumat yang anda letakkan dalam rekod kakitangan.

Termasuk kedua-dua aspek positif dan negatif dari sejarah pekerjaan pekerja. Sering kali, rekod kakitangan menekankan setiap kejadian negatif dan terlepas komponen positif bahawa setiap pengalaman pekerja. Pikirkan menaikkan, promosi, ganjaran kecemerlangan, dan salinan pujian dan nota terima kasih.

Kenali perbezaan antara nota peribadi penyelia mengenai kakitangan pelapor dan rekod kakitangan syarikat rasmi.

Nota penyelia yang digunakan untuk penambahbaikan prestasi, untuk menjejaki projek dan penyelesaian matlamat, dan untuk menilai secara tepat penambahan dan pelan pembangunan prestasi, sebagai contoh, tergolong dalam fail peribadi penyelia, bukan dalam rekod kakitangan rasmi syarikat.

Mengiktiraf juga keperluan untuk melatih penyelia dalam cara mengambil nota dan menyelenggara dokumentasi dalam fail pengurusannya. Kriteria yang sama untuk fakta, bukan pendapat, dan contoh spesifik, bukan khabar angin, terpakai kepada nota peribadi.

Nota peribadi penyelia boleh dipenjarakan dalam contoh tuntutan mahkamah, jadi berhati-hati adalah dicadangkan walaupun untuk nota peribadi. Amalan penyelia yang menyimpan salinan rekod yang wujud dalam fail pegawai kakitangan rasmi dalam fail pengurusan mereka tidak digalakkan.

Dokumentasi pengambilan dan nota temubual menunjukkan sedikit kekacauan.

Amalan terbaik adalah untuk mengekalkan fail berasingan untuk setiap jawatan yang anda isi yang merangkumi semua dokumentasi yang berkaitan dengan mengisi kedudukan itu dari kerja yang diposkan ke cek rujukan. Resume applicants, cover letters, and applications belong in this file except that you should move the employee hiring application to the employee personnel file.

Fail ini mempunyai senarai semak dan borang rasmi yang berusaha untuk mewakili perwakilan kelayakan pekerja yang berpotensi dan menyokong keputusan anda untuk mengupah calon yang paling berkelayakan. Pendapat dan nota pengurus pengambilan yang diambil semasa proses pengambilan pekerja tidak termasuk dalam fail ini.

Sumber Manusia boleh mengumpul nota ini untuk mengekalkan dokumentasi lengkap mengenai keputusan pekerjaan, tetapi mereka tidak termasuk dalam rekod kakitangan.

Dokumentasi fakta mengenai keputusan pekerjaan.

Dokumentasi ini merangkumi keputusan seperti promosi, pemindahan kepada peluang sisi, dan kenaikan gaji dan mereka tergolong dalam rekod kakitangan. Pendapat penyelia atau HR mengenai pekerja tidak. Dokumentasi tindakan disiplin rasmi seperti amaran bertulis juga termasuk dalam fail kakitangan pekerja.

Contoh-contoh Spesifik Dokumentasi Yang Tidak Perlu dalam Rekod Personel

Maklumat berikut tidak boleh diletakkan di dalam rekod kakitangan. Dokumentasi mungkin memerlukan fail berasingan, boleh diklasifikasikan sebagai nota pengawasan atau pengurusan, atau tidak harus disimpan oleh majikan.

• Sebarang maklumat perubatan tergolong di dalam fail perubatan.
• Maklumat penggajian tergolong dalam fail gaji.
• Dokumen yang termasuk nombor keselamatan sosial pekerja atau maklumat mengenai klasifikasi dilindungi pekerja seperti umur, bangsa, jantina, asal negara, kecacatan, status perkahwinan, kepercayaan agama dan sebagainya tidak boleh disimpan dalam fail kakitangan.
• Dokumentasi pengawasan untuk tujuan menguruskan kerja pekerja, penetapan matlamat, maklum balas yang diberikan dan lain-lain harus diajukan dalam folder pribadi, penyelia atau pengurus.
• Bahan siasatan termasuk aduan pekerja, wawancara saksi, wawancara pekerja, penemuan, cadangan peguam, dan penyelesaian, serta tindak lanjut untuk memastikan tidak ada tindakan balas, harus tinggal di dalam file penyidikan yang terpisah dari rekod personil.
• Borang pekerja I-9 borang dalam fail atau lokasi I-9, jauh dari rekod kakitangan pekerja.
• Periksa pemeriksaan latar belakang termasuk sejarah jenayah, laporan kredit dan sebagainya, dan keputusan pengujian dadah dalam fail berasingan yang tidak dapat diakses oleh penyelia, pengurus, dan pekerja. SHRM mencadangkan sama ada fail berasingan atau mengesyorkan bahawa maklumat ini juga boleh difailkan dalam fail perubatan pekerja.
• Rekod Kesempatan Pekerja yang sama seperti borang pengenalan diri dan laporan kerajaan tidak boleh disimpan dalam fail kakitangan atau di mana sahaja penyelia mempunyai akses.

Sekiranya anda mengikuti garis panduan ini, organisasi anda menyimpan sejarah pekerjaan dan rekod peribadi yang boleh dipercayai, disokong dengan berkesan di lokasi yang sesuai.

Penafian: Sila ambil perhatian bahawa maklumat yang diberikan, walaupun berwibawa, tidak dijamin untuk ketepatan dan kesahan. Laman ini dibaca oleh penonton di seluruh dunia dan undang-undang dan peraturan pekerjaan berbeza-beza dari negeri ke negara dan negara ke negara. Sila dapatkan bantuan undang-undang, atau bantuan daripada sumber kerajaan, Persekutuan, atau antarabangsa, untuk memastikan penafsiran dan keputusan undang-undang anda betul untuk lokasi anda. Maklumat ini adalah untuk panduan, idea, dan bantuan.