Belajar tentang Minit Mesyuarat dan Kenapa Mereka Penting

Minit mesyuarat adalah dokumentasi bertulis atau rekod yang digunakan untuk memaklumkan peserta dan bukan hadirin mengenai apa yang dibincangkan atau apa yang berlaku semasa mesyuarat. Mesyuarat minit atau nota biasanya diambil oleh perancang minit mesyuarat yang ditetapkan semasa prosiding supaya rekod yang tepat wujud apa yang berlaku semasa mesyuarat.

Minit biasanya merangkumi:

• Nama peserta
• Butiran agenda dilindungi
• Keputusan yang dibuat oleh peserta
• Tindakan susulan yang dilakukan oleh peserta
• Tarikh luput untuk menyelesaikan komitmen
• Apa-apa peristiwa atau perbincangan lain yang bernilai mendokumentasikan untuk semakan atau sejarah masa depan

Mesyuarat Minit sebagai Dokumen Bersejarah

Sebagai dokumen sejarah, minit berguna untuk mendokumenkan idea utama atau titik perbincangan yang membawa kepada keputusan. Sebagai contoh, minit mesyuarat yang berkesan boleh menentukan lima alternatif yang dibincangkan oleh pasukan dan sebab utama yang dipilih oleh orang lain.

Minit untuk mesyuarat perniagaan yang tipikal tidak perlu merekodkan setiap perbincangan atau nyatakan secara terperinci siapa yang mengatakan apa. Sudah tentu, peraturan ini berbeza untuk jenis mesyuarat lain seperti pendengaran mahkamah dan situasi di mana tindakan undang-undang sedang dibincangkan. Jenis mesyuarat ini memerlukan rekod perbualan dan pernyataan yang tepat. Tetapi, melainkan jika sumber manusia membincangkan tuntutan mahkamah, mesyuarat tempat kerja biasa tidak mendokumenkan setiap iota.

Kapan dan Bagaimana Mengongsi Minit Mesyuarat

Secara idealnya, minit pertemuan direkodkan pada peranti elektronik, seperti komputer riba atau iPad, dan mengikuti semakan cepat mengenai ejaan, tatabahasa, dan kejelasan, disebarkan untuk memenuhi peserta secara elektronik pada akhir pertemuan. Dengan cara ini, peserta mempunyai notis segera mengenai komitmen dan tarikh akhir mereka dan boleh mengemukakan soalan atau mendapatkan penjelasan. Jika ini tidak mungkin kerana perakam ingin menyalin minit atau memeriksa mereka untuk kesilapan, dia harus menyebarkannya dalam masa 24 jam selepas mesyuarat itu.

Minit juga berfungsi sebagai peringatan kepada anggota pasukan komitmen yang dibuat semasa mesyuarat dan membantu peserta memindahkan item ini ke dalam kalendar dan senarai tugas harian mereka.

Perakam perlu sentiasa mengkaji minit mesyuarat sebelum permulaan mesyuarat seterusnya supaya orang dapat memeriksa mereka untuk ketepatan dan langkah seterusnya.

Bagaimana Organisasi Mengendalikan Minit Mesyuarat

Kritikal untuk kejayaan mesyuarat, minit memberikan sejarah rekod pertemuan untuk peserta dan pekerja yang tidak dapat hadir. Tanpa mesyuarat minit penuh, prospek mesyuarat untuk kejayaan berkurang kerana orang, secara seimbang, tidak dapat menyerap dan menyimpan banyak maklumat pada satu masa.

Pekerja yang mengambil minit mesyuarat biasanya merupakan ahli pasukan dan mengambil nota semasa menyertai mesyuarat. Dalam mesyuarat yang melibatkan proses perundangan atau kerajaan atau dalam mesyuarat lembaga korporat, individu yang tidak menyertai mengambil minit rasmi dan sering mencatatkan prosiding.

Untuk merakam maklumat penting dengan tepat, perakam minit mesyuarat mesti mempunyai telinga untuk terperinci dan keupayaan untuk tetap fokus. Pekerja ini juga harus multitask berkesan untuk dapat menyertai pertemuan semasa merakam minit.

Di sesetengah organisasi, pekerja yang sama mengambil minit pada setiap mesyuarat. Atau tanggungjawab ini mungkin berlaku dari pekerja kepada pekerja. Peranan pengambil minit membina kepimpinan yang berkesan dan kemahiran berkomunikasi dan boleh menjadi pekerjaan yang didambakan.

Keperluan untuk Perancang Minit Mesyuarat

Keperluan untuk perakam termasuk keupayaan untuk:

• Rekod dengan tepat keputusan, komitmen, dan perkara perbincangan utama yang dibuat pada mesyuarat
• Catat item tindakan dan tarikh tamat yang memenuhi anggota komited (item tindakan mempunyai nama yang dilampirkan, tetapi minit tidak menyatakan siapa yang mengatakan dalam mesyuarat tempat kerja tidak rasmi)
• Tinjau keputusan dan tugasan utama atau komitmen sukarela dan perkara tindakan pada akhir pertemuan supaya peserta dapat bersetuju dengannya sebelum meninggalkan
• Menjadi pemain pasukan dan fleksibel kerana peserta boleh menambah atau membetulkan apa-apa yang mereka tidak bersetuju dalam minit

• Bekerja dengan baik untuk mengedarkan salinan minit mesyuarat dalam masa 24 jam selepas mesyuarat