Ketahui Bagaimana Menjaga Minit Mesyuarat

Minit mesyuarat adalah nota terperinci yang berfungsi sebagai rekod rasmi mesyuarat atau persidangan. Orang yang menjaga perhimpunan biasanya meminta salah seorang peserta cenderung untuk melakukan tugas ini. Suatu hari, seseorang boleh jadi anda! Walaupun ia bukan pekerjaan yang sangat sukar, ia adalah penting. Sejak mesyuarat minit adalah rekod rasmi mengenai apa yang diperlukan, ketepatan diperlukan. Anda perlu mengambil nota terperinci bahawa orang mesti dapat merujuk kemudian jika perlu. Berikut adalah beberapa petunjuk untuk membantu anda menangani tugas ini dengan kemahiran.

Cari tahu apa yang perlu dilakukan sebelum, semasa, dan selepas mesyuarat.

Sebelum Mesyuarat

• Pilih alat rakaman anda: Perkara pertama yang perlu anda lakukan ialah membuat keputusan bagaimana anda akan mengambil nota anda. Adakah anda akan pergi sekolah lama dan menggunakan pen dan kertas atau akan anda pergi berteknologi dan menggunakan komputer riba, tablet, atau telefon pintar? Semak dengan bos anda untuk melihat sama ada dia suka anda menggunakan kaedah tertentu. Ia tidak mungkin tetapi mungkin.
• Pastikan alat pilihan anda berada dalam rangka kerja dan mempunyai cadangan sekiranya anda gagal. Jika anda membawa komputer riba, contohnya, mempunyai pen dan kertas juga berguna. Anda tidak mahu menghentikan mesyuarat semasa anda mencari sesuatu untuk menulis jika komputer anda terhempas.

• Baca agenda mesyuarat sebelum mesyuarat bermula. Ia akan membolehkan anda merangka garis besar untuk minit anda. Tinggalkan beberapa ruang di bawah setiap item di atasnya dan tulis nota anda di sana. Melakukan perkara ini akan membuat kerja anda sedikit lebih mudah, selagi orang yang menjalankan mesyuarat itu menjadi agenda.

Semasa Mesyuarat

• Melewati lembaran kehadiran dan pastikan semua orang masuk. Anda perlu memasukkan senarai semua peserta dalam minit mesyuarat rasmi.
• Pastikan anda mengetahui siapa semua orang.Dengan cara itu, anda akan dapat mengenal pasti siapa yang bercakap dan merekodkan maklumat itu dengan betul.
• Perhatikan masa mesyuarat bermula.
• Jangan cuba menulis setiap komen. Tidak mengapa hanya memasukkan idea-idea utama. Berhati-hati agar tidak meninggalkan barang yang anda tidak bersetuju. Tingkah laku anda tidak akan mempengaruhi anda. Ingat ini adalah akaun rasmi dan bukan pendapat anda tentang apa yang berlaku!

• Tulis semua usul, yang membuatnya, dan keputusan undi, jika ada; anda tidak perlu menulis yang meminimumkan usul. Sudah tentu, peraturan organisasi anda mungkin berbeza sehingga mengesahkannya terlebih dahulu.
• Sekiranya undi pada mana-mana gerakan atau perbincangan ditangguhkan sehingga mesyuarat seterusnya, buat catatan itu.
• Catat masa akhir mesyuarat.

Selepas Mesyuarat

• Taipkan minit secepat mungkin selepas mesyuarat sementara segala-galanya masih segar dalam fikiran anda. Sekiranya anda mendapati kesilapan dalam nota anda atau jika anda mempunyai soalan, anda boleh mendapatkannya dengan cepat dengan berbual dengan peserta lain.
• Pada salinan akhir minit, Sertakan nama organisasi, tajuk jawatankuasa, jenis mesyuarat (harian, mingguan, bulanan, tahunan, atau istimewa), dan tujuannya.
• Berikan masa ia bermula dan berakhir.
• Sediakan senarai peserta dan nota mengenai siapa yang menjalankan mesyuarat. Anda juga boleh menunjukkan di sini bahawa anda mengambil minit. Sertakan nama anda dalam senarai peserta dan, dalam kurungan selepas nama anda, katakan bahawa anda mengambil minit. Sebagai alternatif, pada akhir dokumen, anda boleh menandatangani dengan menulis "Secara penuh diserahkan oleh," diikuti dengan nama anda.

• Benarkan minit sebelum anda menyerahkannya. Mintalah orang lain yang hadir untuk melihatnya juga. Dia akan dapat memberitahu anda jika anda secara tidak sengaja meninggalkan sesuatu.
• Hantar kepada orang yang menjalankan mesyuarat itu kecuali diarahkan untuk melakukan sebaliknya.