Cara Menulis Surat Rujukan

Adalah penting untuk mengetahui cara menulis surat rujukan kerana hampir semua orang diminta memberikan rujukan pada masa yang tertentu semasa kerjayanya. Sama ada untuk pekerja, rakan, atau seseorang yang telah bekerja dengan anda, adalah penting untuk bersedia menulis surat cadangan yang berkesan.

Bacalah di bawah untuk petua mengenai cara menulis surat rujukan, serta bahan apa yang diminta oleh calon, dan kapan untuk mengatakan tidak (dan bagaimana tidak mengatakan) untuk menulis surat kepada seseorang.

Surat Rujukan atau Surat Cadangan

Surat rujukan, yang juga dikenali sebagai surat cadangan, adalah surat yang berbicara kepada pengalaman kerja, kemahiran, kepakaran, sifat peribadi, dan / atau prestasi akademik seseorang. Ia ditulis oleh bekas majikan, rakan sekerja, pelanggan, guru, atau orang lain yang boleh bercakap positif tentang orang itu.

Apabila Anda Perlu Surat Rujukan

Anda memerlukan surat rujukan, biasanya kira-kira tiga daripada mereka, bila anda memohon kepada pekerjaan, latihan, jawatan sukarela, kolej, dan program siswazah. Surat rujukan adalah sokongan positif terhadap kemahiran dan sifat anda, yang ditulis oleh seseorang yang biasa dengan kerja, watak, dan pencapaian anda.

Surat rujukan menjelaskan mengapa pembaca harus memilih anda, dan apa yang memenuhi syarat anda untuk peluang yang anda memohon. Surat boleh diminta oleh organisasi yang mempertimbangkan individu untuk pekerjaan atau penerimaan di institusi, atau mereka boleh ditawarkan oleh pencari kerja atau pemohon.

Apa yang Termasuk dalam Surat Rujukan

Surat rujukan adalah sokongan positif terhadap kemahiran dan sifat anda. Ia menerangkan mengapa pembaca harus memilih anda dan apa yang memenuhi syarat untuk peluang anda memohon.

Asurat rujukan profesional biasanya ditulis oleh seorang penyelia, rakan sekerja, pelanggan, guru atau profesor yang berpengalaman dengan pencapaian anda dalam suasana kerja jenis. Ia biasanya merangkumi penerangan kedudukan dan tanggungjawab anda, tempoh masa anda di syarikat, dan kebolehan, kelayakan, dan sumbangan anda kepada organisasi.

Watak atausurat rujukan peribadi boleh ditulis oleh rakan keluarga, mentor atau jiran yang boleh membuktikan sifat yang akan menjadikan anda calon yang baik untuk kedudukan yang anda cari. Ia menerangkan bagaimana penulis mengenali anda dan membincangkan sifat peribadi anda seperti yang akan diterapkan dalam persekitaran kerja.

Apa yang perlu dilakukan sebelum menulis surat rujukan

Fikirkan sebelum berkata "Ya."Sebelum bersetuju menulis surat itu, pastikan anda merasakan bahawa anda boleh menulis surat rujukan positif untuk orang ini. Sekiranya anda tidak tahu orang itu dengan baik atau tidak fikir anda boleh bercakap tentang kemahiran atau kebolehan orang itu, adalah baik untuk menolak permintaan cadangan.

Adalah lebih baik untuk mengatakan tidak untuk menulis cadangan daripada menulis rujukan negatif untuk orang itu.

Anda boleh samar-samar apabila anda menolak permintaan itu, hanya mengatakan "Saya tidak merasakan saya akan menjadi orang yang terbaik untuk menulis cadangan kepada anda." Jika boleh, cadangkan orang lain yang mungkin mereka tanya.

Mohon maklumat. Ia adalah idea yang baik untuk meminta orang itu untuk mendapatkan salinan resume atau CV mereka, walaupun anda telah mengenali mereka untuk masa yang lama. Mereka mungkin mempunyai akreditasi atau pencapaian baru, dan anda ingin memberikan maklumat terkini sebanyak mungkin. Ini juga akan membantu memberikan garis panduan yang anda gunakan semasa menulis surat.

Sekiranya surat rujukan adalah untuk peluang pekerjaan tertentu, sila juga meminta salinan pengeposan kerja. Begitu juga, jika surat rujukan untuk sekolah atau program tertentu, minta maklumat mengenai sekolah. Semakin banyak maklumat yang anda ada, semakin mudah untuk menulis surat itu.

Dapatkan semua butiran.Bersama-sama dengan meminta maklumat tentang calon, dapatkan semua maklumat yang anda perlukan tentang cara menyerahkan surat tersebut. Tanya siapa anda harus menghantar surat kepada, apabila tarikh akhir, dan format apa surat itu perlu dimasukkan. Juga tanyakan jika ada butir-butir yang ingin dikemukakan oleh sekolah atau majikan anda dalam surat anda.

Apa yang perlu dimasukkan dalam surat rujukan

Kecuali calon memberi anda borang untuk menulis cadangan anda, anda harus menulis rujukan sebagai surat rasmi. Surat rujukan hendaklah bermula dengan anda dan maklumat hubungan majikan (nama, alamat, nombor telefon, e-mel) diikuti dengan tarikh. Jika ini adalah e-mel dan bukan surat sebenar, sertakan maklumat hubungan anda pada akhir surat, selepas tandatangan anda.

Maklumat Hubungan dan Ucapan:Jika anda menulis surat kepada jawatankuasa individu atau pengambilan, masukkan maklumat hubungan mereka di bahagian atas surat dan salam. Sekiranya anda menulis surat am, anda boleh menulis kepada "Orang Yang Mungkin Kerisauan" atau hanya memulakan huruf anda dengan perenggan pertama.

Salam: Mulailah surat anda dengan "Dear Mr./Ms. Last Name." Sekiranya anda tidak mengetahui nama akhir majikan, tulislah, "Dear Manager Hiring." Sekiranya calon memohon program akademik, anda boleh menulis "Jawatankuasa Kemasukan Yang Dikenali."

Pengenalan: Jelaskan hubungan anda dengan orang yang anda menulis surat itu. Anda boleh memasukkan berapa lama anda telah mengenali orang itu. Kemudian jelaskan mengapa anda menulis surat itu. Pastikan untuk memasukkan nama syarikat, pekerjaan, sekolah, atau peluang yang digunakan oleh orang itu. Sebagai contoh, "Saya telah menjadi penyelia James Smith di Syarikat XYZ selama lima tahun yang lalu. Saya dengan sukacitanya mengesyorkan beliau untuk kedudukan akauntan utama di ABC Company.

Gambaran Badan:Dalam surat itu, sertakan maklumat khusus tentang ciri peribadi calon (kreativiti, kesabaran, keyakinan, dll.), Kemahiran khusus (kemahiran komunikasi yang sangat baik, kemahiran organisasi, dll.). Jadilah seperti yang mungkin.

Perenggan Pertama: Perenggan pertama surat rujukan menjelaskan sambungan anda kepada orang yang anda cadangkan, termasuk bagaimana anda mengenalinya, dan mengapa anda layak menulis surat rujukan untuk mencadangkan pekerjaan atau sekolah siswazah. Sebutkan hubungan (peribadi atau profesional) yang anda miliki dengan orang yang anda cadangkan.

Perenggan Kedua (dan Ketiga, dan Keempat)

Perenggan tengah surat rujukan mengandungi maklumat mengenai orang yang anda tulis tentang, termasuk mengapa mereka layak, dan apa yang mereka boleh sumbangkan. Jika perlu, gunakan lebih daripada satu perenggan untuk memberikan butiran. Menjadi khusus dan kongsi contoh mengapa orang ini adalah calon yang berkelayakan. Sekiranya anda boleh, perhatikan contoh tertentu di mana anda memerhatikan orang yang berjaya menggunakan kemahiran yang diperlukan untuk kedudukan itu.

Cuba untuk menggambarkan kualiti dan kemahiran yang berkaitan dengan pekerjaan, sekolah, atau peluang tertentu. Sebagai contoh, jika orang memohon pekerjaan sebagai pengurus, tumpuan kepada kepimpinan dan kemahiran komunikasi seseorang.

Penutupan Surat

Dalam perenggan penutupan, tawarkan untuk memberikan lebih banyak maklumat dan sertakan maklumat hubungan anda (telefon dan e-mel) supaya anda boleh memberikan cadangan lisan, atau menjawab pertanyaan selanjutnya jika perlu. Anda juga boleh mengulangi bahawa anda mengesyorkan orang ini "sepenuh hati" atau "tanpa tempahan."

Tandatangan: Tamatkan surat dengan tandatangan anda, tulisan tangan, diikuti dengan nama yang anda tulis. Sekiranya ini adalah e-mel, masukkan nama yang anda taip, diikuti dengan maklumat hubungan anda.

Surat Cadangan Panjang, Format dan Font

Sebelum Anda Mula Menulis Surat: Minta calon menghantar resume, transkrip, CV, atau bahan lain yang akan membantu anda menerangkan dengan tepat orang itu. Anda juga boleh meminta keterangan mengenai kedudukan yang dipohonnya, dan maklumat tentang syarikat itu. Lebih banyak maklumat yang anda ada, semakin mudah untuk menulis cadangan yang kuat.

Panjang: Surat syor mestilah lebih daripada satu atau dua perenggan; surat yang pendek ini mencadangkan anda sama ada tidak mengenali orang itu dengan baik atau tidak menyokongnya sepenuhnya. Bagaimanapun, anda ingin menyimpan huruf ringkas dan fokus pada beberapa perkara utama, jadi elakkan menulis lebih daripada satu halaman. Tiga atau empat paragraf yang menjelaskan bagaimana anda mengenali orang itu dan mengapa anda mencadangkannya adalah panjang yang sesuai.

Format: Surat cadangan hendaklah bersifat tunggal dengan ruang di antara setiap perenggan. Gunakan kira-kira 1 "margin untuk bahagian atas, bawah, kiri, dan kanan halaman, dan selaraskan teks anda ke kiri (penyelarasan untuk kebanyakan dokumen).

Font: Gunakan font tradisional seperti Times New Roman, Arial, atau Calibri. Saiz fon mestilah antara 10 dan 12 mata, jadi mudah dibaca. Melaraskan saiz fon adalah cara yang baik untuk menyimpan surat anda ke satu halaman.

Edit:Pastikan anda membaca surat anda sebelum menghantarnya. Anda boleh mempunyai orang lain mengedit surat itu, tetapi menyembunyikan nama calon untuk memelihara privasinya.

Contoh Surat Rujukan

Anda boleh menggunakan contoh surat rujukan sebagai model. Muat turun templat (serasi dengan Google Docs dan Word Online), atau baca versi teks di bawah.

Muat turun Templat Word

Sampel Surat Rujukan (Versi Teks)

Melissa Bradley

123 Business Rd.

Business City, NY 54321

555-555-5555

[email protected]

1 September 2018

Jim Lee

Sumber Manusia

Saber Marketing & PR

321 Business Ave.

Business City, NY 12345

Dear Encik Lee, Saya gembira untuk mencadangkan Sarah Jones untuk kedudukan pemasaran pemasaran digital di Saber Marketing & PR. Sebagai pengarah pemasaran di A & B Media, saya senang bekerja sebagai penyelia Sarah apabila dia bekerja di sini sebagai rakan pemasaran. Bertanggungjawab, tepat waktu dan sangat cerah, Sarah adalah antara bakat terbaik di A & B Media, dan saya benar-benar menyokong kelayakan dan set kemahirannya.

Saya terus-menerus kagum dengan pengetahuan yang dia bawa ke meja dan dedikasinya untuk tinggal di atas yang terbaru di lapangan. Sarah menggabungkan kemahiran analisis tajam dengan gerak hati yang kuat, dan saya sentiasa tahu saya boleh bergantung kepadanya untuk memenuhi tarikh akhir dan melebihi jangkaan kami. Selama dua tahun bersama kami, dia mencapai banyak kejayaan, daripada meningkatkan penglibatan media sosial kami sebanyak 20%, untuk menurunkan kadar bounce laman web kami sebanyak 10%, untuk meningkatkan ROI kami pada kempen digital sebanyak 15%.

Walaupun ketajaman profesional Sarah sangat berharga kepada A & B Media, dia juga pemain pasukan yang hebat. Optimis, menarik dan mudah disertai, Sarah adalah kegembiraan yang benar untuk berada di pejabat dan memupuk banyak hubungan positif di dalam jabatan kami serta di seluruh syarikat.

Dengan itu, saya sangat yakin dengan cadangan saya dan percaya bahawa Sarah akan menjadi yang paling sesuai untuk Saber Marketing & PR. Jika anda ingin bercakap lebih lanjut mengenai pengalaman saya bekerja dengan Sarah, sila email saya di [email protected] atau hubungi saya di 555-555-5555.

Yang ikhlas, Melissa Bradley

Pengarah Pemasaran, Media A & B

Memformat Surat Anda

Jika anda menghantar surat kepada majikan atau sekolah, pastikan anda mengikuti format surat perniagaan yang betul. Ini termasuk menyenaraikan maklumat hubungan anda, tarikh, dan maklumat hubungan untuk orang yang menerima surat anda (biasanya, pengurus pengambilan) di bahagian atas surat. Juga masukkan tandatangan tulisan tangan anda di bahagian bawah huruf fizikal.

Walau bagaimanapun, jika anda menghantar e-mel surat ini, anda tidak perlu menyertakan sebarang maklumat hubungan atau tarikh di bahagian atas huruf. Sebaliknya, senaraikan maklumat hubungan anda selepas tandatangan e-mel anda. Juga pastikan anda mempunyai garis subjek yang jelas dan ringkas yang menyenaraikan nama calon, pekerjaan yang mereka memohon (jika berkenaan), dan tujuan surat anda. Sebagai contoh, baris subjek mungkin membaca: "Cadangan untuk Nama Akhir Nama - Penolong Sumber Manusia Sumber Kerja."

Gunakan Template Surat Rujukan

Jika anda tidak pasti apa yang hendak ditulis, gunakan templat surat rujukan dan peribadikannya untuk menyertakan maklumat anda. Templat adalah cara yang berguna untuk melihat cara memformat huruf anda, dan apa yang harus disertakan dalam surat.

Anda juga boleh melihat lebih banyak surat rujukan sampel untuk idea-idea tentang apa yang perlu dimasukkan dalam surat anda sendiri. Walau bagaimanapun, jangan lupa untuk menukar surat supaya ia terpakai kepada orang tertentu yang anda menulis surat untuk.