Pemformatan Terbaik untuk Surat Perniagaan

Surat perniagaan adalah dokumen rasmi yang sering dihantar dari satu syarikat ke syarikat lain atau dari syarikat kepada klien, pekerja, dan pemegang kepentingannya, misalnya. Surat perniagaan digunakan untuk korespondensi profesional antara individu, juga. Walaupun e-mel telah diambil alih sebagai bentuk koresponden yang paling biasa, surat perniagaan yang dicetak masih digunakan untuk banyak jenis surat penting yang serius, termasuk surat rujukan, pengesahan pekerjaan, tawaran pekerjaan, dan banyak lagi.

Menulis surat perniagaan yang berkesan dan digilap boleh menjadi tugas yang mudah diikuti, selagi anda mematuhi peraturan yang ditetapkan untuk susun atur dan bahasa. Sadarilah bahwa penerima Anda membaca sejumlah besar surat-menyurat secara berkala dan akan memihak kepada surat-surat terlaksana yang bebas daripada kesalahan ketik dan kesalahan tatabahasa. Satu peraturan yang baik ialah membuktikannya dua kali dan kemudiannya seorang rakan mengkaji semulanya untuk memastikan tidak ada yang terlepas.

Seksyen Surat Perniagaan

Setiap bahagian surat anda hendaklah mematuhi format yang sesuai, bermula dengan maklumat hubungan anda dan penerima anda; salam; badan surat itu; tutup; dan akhirnya, tandatangan anda.

Format Surat Perniagaan

Berikut adalah format surat perniagaan tradisional, dengan tip bagaimana untuk membingkai berdasarkan hubungan anda dengan pembaca dan apa hasil yang anda inginkan.

Maklumat Hubungan Anda:

Nama awak

Tajuk Kerja Anda

Syarikat awak

Alamat anda

City, Kod Zip Negeri

Nombor telefon anda

Alamat E-mel anda

Tarikh

Maklumat Hubungan Penerima:

Nama mereka

Tajuk mereka

Syarikat mereka

Alamat Syarikat

City, Kod Zip Negeri

Perutusan:

• Gunakan "Kepada Keprihatinan Kepada Orangnya", jika anda tidak pasti siapa yang anda hubungi.
• Gunakan ucapan rasmi "Dear Mr./Ms./Dr. Last Name, "jika anda tidak tahu penerima.
• Gunakan "Dear First Name," hanya jika anda mempunyai hubungan informal dengan penerima.

Badan

Dasar Pemformatan:

• Gunakan garis tunggal dengan ruang tambahan di antara setiap perenggan, selepas salam, dan di atas penutupan.
• Kiri membenarkan surat anda (melawan margin kiri).

Strike the Right Tone:

Jadikan tujuan surat anda jelas melalui bahasa yang mudah dan disasarkan, menjaga perenggan pembukaan ringkas. Anda boleh mulakan dengan, "Saya menulis merujuk kepada …" dan dari sana, berkomunikasi hanya apa yang perlu anda katakan.

Perenggan berikutnya harus memasukkan maklumat yang memberi pembaca anda pemahaman penuh mengenai objektif anda tetapi menghindari kalimat yang berlebihan dan kata-kata yang tidak perlu. Sekali lagi, pastikan ia ringkas untuk mengekalkan perhatian mereka.

Sekiranya niat anda adalah untuk memujuk penerima dalam beberapa cara, sama ada untuk melabur wang, memberi rujukan, menggaji anda, berkawan dengan anda, atau membetulkan sesuatu masalah, membuat kes yang menarik untuk tujuan anda. Jika, sebagai contoh, anda mahu pembaca menaja acara amal, mengenal pasti apa-apa pertindihan dengan tujuan dermawan syarikat mereka. Meyakinkan pembaca yang membantu anda akan saling menguntungkan, dan anda akan meningkatkan peluang anda untuk memenangi sokongan mereka.

Simpan perenggan tutup anda kepada dua ayat. Hanya mengulangi sebab anda menulis dan mengucapkan terima kasih kepada pembaca untuk menimbangkan permintaan anda.

Tutup percuma:

Beberapa pilihan yang baik untuk penutupan anda termasuk:

• Hormat anda,
• Yang ikhlas,
• Hormat,
• Dengan hormat,

Jika surat anda kurang formal, pertimbangkan untuk menggunakan:

• Semua yang terbaik,
• Terbaik,
• Terima kasih,
• Salam,

Tandatangan:

Tulis tanda tangan anda di bawah penutupan anda dan tinggalkan empat ruang tunggal di antara penutup anda dan nama penuh anda, tajuk, nombor telefon, alamat e-mel, dan sebarang maklumat hubungan lain yang anda ingin sertakan. Gunakan format di bawah:

Tandatangan tulisan tangan anda

Ditaip nama penuh

Tajuk

Contoh Surat Perniagaan

Anda boleh menggunakan sampel surat perniagaan ini sebagai model. Muat turun templat (serasi dengan Google Docs dan Word Online), atau baca versi teks di bawah.

Muat turun Templat Word

Contoh Surat Perniagaan (Versi Teks)

Nama awak

Tajuk Kerja Anda

Syarikat awak

Alamat anda

City, Kod Zip Negeri

Nombor telefon anda

Alamat E-mel anda

Tarikh

Nama Penerima

Tajuk Penerima

Syarikat Penerima

Alamat Syarikat Penerima

City, Kod Zip Negeri

Dear Mr./Ms. Nama terakhir, Saya ingin menjemput anda untuk menghadiri acara rangkaian jabatan Seni Liberal yang akan datang. Acara akan diadakan pada petang 1 Februari, 20XX. Kami ingin menyediakan para graduan kami yang berpengalaman dengan peluang untuk bertemu dengan pemimpin perniagaan di daerah yang mungkin mencari pekerja baru yang memegang ijazah dalam Seni Liberal.

Acara ini akan diadakan di Pusat Pelajar Cox di Northern State University, dan akan bertahan kira-kira 2 hingga 3 jam. Jika anda mempunyai minat untuk menghadiri atau menghantar wakil syarikat untuk bertemu dengan pelajar kami, sila beritahu saya pada kemudahan anda yang paling awal dan saya boleh menempah meja untuk anda.

Terima kasih atas waktunya dan saya berharap untuk mendengar daripada anda tidak lama lagi.

Dengan hormat, Tandatangan anda (huruf cetak)

Nama Ditaip anda

Tajuk Kerja Anda

Jika anda menghantar surat e-mel, tandatangan anda akan sedikit berbeza. Daripada memasukkan maklumat hubungan anda di tajuk surat, senaraikan di bawah tandatangan anda. Sebagai contoh:

Menghantar Surat Perniagaan E-mel

Yang ikhlas, Nama pertama nama akhir

Tajuk

Alamat anda

Nombor telefon anda

Alamat E-mel anda

Sertakan topik yang anda tulis dalam baris subjek e-mel, jadi pembaca adalah jelas mengapa anda menghantar mesej itu.

Tips Penulisan Surat Perniagaan

Anda boleh mendapatkan petua yang lebih terperinci dalam garis panduan ini untuk cara menulis surat perniagaan, termasuk memilih font, memilih margin, dan memformat huruf anda dengan betul.

Ia sentiasa berguna untuk melihat contoh-contoh untuk mendapatkan idea untuk surat-menyurat anda sendiri. Tinjauan surat kajian, termasuk surat sampul surat, wawancara terima kasih surat, surat ikhtisar, penerimaan kerja dan surat penolakan, surat peletakan jabatan, surat penghargaan dan lebih banyak contoh surat-surat berkaitan bisnis dan pekerjaan.