Cara Buat Pendaftaran Risiko Projek

01 Reka Bentuk Pendaftaran Reka Bentuk Baik

Satu cara untuk menggalakkan penyertaan dalam pengurusan risiko adalah dengan reka bentuk daftar risiko yang baik. Format yang betul akan dengan cepat menyampaikan tahap risiko keseluruhan dalam projek kepada anda dan ahli pasukan projek yang lain.

Ia sepatutnya membenarkan pengguna untuk mengakses lebih banyak maklumat tentang risiko individu apabila diperlukan. Ini seterusnya merangsang semua orang untuk berfikir dari segi risiko-mengesan yang baru ketika mereka muncul dan memantau dan mengambil tindakan untuk mengurangkan risiko yang ada.

02 Termasuk Bidang Yang Benar

Sekurang-kurangnya, daftar risiko anda harus mengandungi pengenal unik untuk setiap risiko, gambarannya, tindakan yang akan diambil sebagai tindak balas, dan pemilik tugas.

Penerangan harus ringkas dan tepat. Sebagai contoh, risiko yang dikenal pasti sebagai "Kerosakan Hujan" mungkin termasuk penerangan ini: "Hujan lebat boleh membanjiri padang dan menyebabkan kerosakan tanaman."

03 Langkah-langkah Tambahan

Anda mungkin ingin memasukkan ukuran kuantitatif kebarangkalian, kesan, dan risiko keseluruhan, dan nilai sisa berikutan pengurangan projek-projek yang berisiko.

Bidang berangka yang dikira secara automatik boleh membantu jika anda menggunakan teknik penilaian risiko seperti kaedah Monte Carlo. Bidang berguna yang lain termasuk tarikh utama, kategori risiko, kategori tindak balas risiko, jarak dekat, kos pengurangan dan status.

Tiada had kepada bilangan medan yang boleh anda sertakan, tetapi hanya medan kunci yang harus dipaparkan pada tahap paparan senarai. Elakkan pengguna yang luar biasa dengan meletakkan butiran yang tidak perlu pada tahap paparan senarai. Sebaik-baiknya, penonton yang memerlukan maklumat lengkap klik pada butiran.

04 Pilihan Lain

Anda mungkin ingin membuat pangkalan data pendaftaran resiko untuk setiap projek supaya anda tidak terhad kepada satu set standard bidang. Walaupun spreadsheet boleh membantu anda menjejaki projek anda, terutamanya projek kecil, pangkalan data yang dibuat dengan perisian seperti Kahootz atau Podio boleh menjadi lebih baik. Mereka memudahkan untuk menambah dokumen dan jumlah teks yang besar apabila perlu.

05 Lampu Trafik

Sukar untuk mengalahkan sistem lampu isyarat untuk kesan visual. Pengguna tahu bahawa merah bermaksud risiko tinggi, amber bererti risiko sederhana, dan hijau adalah risiko rendah. Ini isyarat visual cepat membantu pembaca mengimbas maklumat dengan lebih cepat.

06 Ciri-ciri Keselamatan

Anda mungkin mahu menggalakkan penyertaan dengan membenarkan semua ahli pasukan projek dan mungkin beberapa pihak berkepentingan untuk melihat daftar risiko. Walau bagaimanapun, anda harus menetapkan hak akses pengguna supaya ia boleh diedit hanya oleh pemilik risiko utama dan pengurus. Anda memerlukan jejak audit siapa yang menukar apa dan kapan.

07 Ringkasan Profil Risiko

Ahli pasukan projek senior dan pihak berkepentingan mungkin tidak mempunyai masa untuk mencerna pandangan senarai setiap risiko. Bagi mereka, profil risiko ringkasan memberikan gambaran ringkas risiko keseluruhan kepada projek. Ia menggambarkan bilangan risiko pada setiap kebarangkalian dan tahap impak.

08 Ini Semua Mengenai Komunikasi

Ingat bahawa daftar risiko projek tidak hanya menyenaraikan risiko dan tindakan pengurangan. Ia adalah alat komunikasi yang melibatkan rakan sekerja anda dalam pengurusan risiko. Reka bentuk anda harus mencerminkan matlamat ini dengan pandangan yang berbeza untuk khalayak berbeza.