Langkah Mudah Buat Bajet Projek

Pengurus projek yang berpengalaman dan mereka yang bekerja di syarikat besar akan mempunyai perisian dan akauntan untuk membantu mereka menyusun anggaran projek. Tetapi bagaimana jika anda tidak? Jika anda menatap hamparan kosong atau e-mel daripada penaja projek anda meminta anda menyatukan kewangan untuk projek itu, maka artikel ini adalah untuk anda.

Kami akan melihat lima perkara yang perlu anda lakukan untuk membuat anggaran asas projek.

Gunakan Senarai Tugas Anda

Pertama, ambil senarai tugasan projek anda. Anda juga mungkin mempunyai struktur kerosakan kerja, dan jika anda mempunyai satu, sebaiknya menggunakannya. Tetapi senarai tugasan akan dilakukan selagi ia merangkumi segala-galanya yang perlu anda lakukan pada projek itu.

Jika anda tidak mempunyai senarai tugas, sudah tiba masanya untuk membuatnya. Tuliskan segala yang perlu anda lakukan, dan perkara-perkara yang perlu anda bina, buat atau lengkap sebelum projek itu selesai. Ia tidak perlu dalam apa-apa perintah tertentu, tetapi ia perlu memasukkan segala-galanya.

Akhirnya dalam langkah ini, brainstorm idea dengan pasukan projek anda, kerana ada sesuatu yang anda terlupa. Banyak kepala yang lebih baik daripada satu!

Anggarkan Setiap Komponen

Sekarang pergi ke senarai anda dan lakukan harga setiap item. Sebagai contoh, satu tugas yang mengatakan 'menubuhkan mesyuarat untuk membincangkan keperluan' mungkin melibatkan penyumberan dan pengambilan, bilik mesyuarat atau pembelian sumber yang anda perlukan seperti penanda atau pens carta flip. Terdapat kos yang terlibat dengan itu, jadi dapatkan petikan untuk sewa bilik anda dan peralatan lain dan perhatikannya.

Lakukan ini untuk segala-galanya di dalam senarai tugas, jadi anda berakhir dengan harga terhadap setiap item. Sesetengah tugas projek mungkin tidak mempunyai harga yang dikenakan, dan itu OK.

Tambah Anggaran Bersama

Seterusnya tambahkan semua anggaran anda. Sudah mudah untuk melakukan ini jika anda membuat senarai item dalam hamparan, tambah kos dalam lajur seterusnya dan kemudian jumlah lajur di bahagian bawah. Biarkan spreadsheet melakukan matematik untuk anda! Ia menjadi hamparan anggaran anda.

Adalah idea yang baik untuk mengagihkan kos anda ke dalam kategori, jadi anda boleh melihat di mana sebahagian besar wang itu akan berlaku. Gunakan kategori seperti 'Permulaan Projek,' 'Infrastruktur' atau 'Latihan' - pilih kumpulan yang bermaksud sesuatu dalam konteks projek.

Tambah Kontingensi dan Cukai

Akan lebih baik jika anda mempunyai bola kristal dan dapat meramalkan kos ini dengan ketepatan 100% tetapi anda mungkin tidak yakin dengan kemampuan anda untuk melakukannya! Di sinilah kontinjensi datang. Ia adalah dana wang berdasarkan betapa yakin anda merasa bahawa anda mendapat anggaran yang betul. Ia tidak berkaitan dengan tugas tertentu. Ia adalah 'periuk kecemasan' secara keseluruhan sekiranya anda mendapat sesuatu yang salah atau meninggalkan sesuatu yang tidak sengaja.

Jika anda tidak tahu berapa banyak kontinjensi yang akan ditambah, pergi ke 10% daripada jumlah yang anda buat pada Langkah 3. Ia adalah tanggapan tidak saintifik yang banyak pengurus projek menggunakan dan memberi anda sedikit bantalan dalam anggaran anda sekiranya awak perlukannya.

Tambah garisan pada hamparan anggaran anda di bahagian bawah yang menyatakan 'Kontingensi' dan menentukan peratusan yang anda gunakan.

Jangan lupa untuk menambah apa-apa cukai jualan atau cukai lain yang tidak dinyatakan dengan jelas dalam anggaran item baris individu anda.

Tambah semuanya, dan itulah jumlah belanjawan akhir anda.

Dapatkan Kelulusan

Perkara terakhir yang perlu dilakukan adalah untuk mendapatkan pengurus atau penaja projek anda untuk meluluskan anggaran anda. Bercakap dengan mereka tentang bagaimana anda meletakkannya bersama dan unsur-unsur yang membentuk anggaran keseluruhan anda.

Itu sahaja! Belanjawan projek adalah kemahiran pengurusan projek penting, dan panduan ini akan membuat anda mula membuat anggaran projek.