Langkah-langkah Anda Perlu Dimasukkan dalam Rancangan Projek Anda

01 Matlamat Projek

Matlamat projek ditakrifkan dalam piagam projek, tetapi ia harus dimasukkan dalam pelan projek juga. Ada beberapa cara untuk melakukan ini. Pelan projek dapat menerangkan matlamat projek, atau boleh memasukkan piagam sebagai lampiran. Tidak kira bagaimana pengurus projek memilih untuk memasukkan matlamat ke dalam pelan projek, yang penting adalah untuk mengekalkan hubungan jelas antara piagam projek-dokumen utama pertama projek-dan dokumen utama kedua projek, rancangan projeknya.

Skop Projek 02

Seperti matlamat projek, skop ditakrifkan dalam piagam. Walau bagaimanapun, pengurus projek perlu memperhalusi skop dalam rancangan projek. Sebagai contoh, satu projek untuk mengautomasikan proses manual perlu menentukan skop dengan menentukan di mana proses bermula dan berakhir.

Dengan menentukan skop, pengurus projek boleh mula menunjukkan apakah matlamat projek atau produk siap akan kelihatan seperti pada akhirnya. Sekiranya skop tidak ditakrifkan, ia dapat diperluaskan sepanjang projek dan membawa kepada overruns kos dan tarikh akhir yang tidak dijawab.

Sebagai contoh, jika anda memimpin pasukan pemasaran untuk membuat brosur untuk barisan produk syarikat, berapa halaman yang akan menjadi? Apakah beberapa contoh bagaimana produk siap kelihatan? Bagi sesetengah ahli pasukan, brosur mungkin bermakna dua halaman manakala untuk yang lain, ini mungkin bermakna sepuluh halaman. Menentukan skop boleh mendapatkan seluruh pasukan pada halaman yang sama pada permulaan.

03 Milestone dan Deliverables Utama

Pencapaian utama untuk projek dipanggil tonggak. Produk kerja utama dipanggil penghantaran utama. Mereka mewakili komponen kerja yang besar pada sesuatu projek. Pelan projek harus mengenal pasti perkara-perkara ini, mentakrifkan mereka, dan menetapkan tarikh akhir untuk penyempurnaan mereka.

Sekiranya sesebuah organisasi menjalankan projek untuk membangunkan perisian baru, penyampaian utama boleh menjadi senarai akhir keperluan perniagaan dan bagaimana melaksanakannya. Berikutan itu, projek itu mungkin mempunyai tonggak untuk penyelesaian reka bentuk, ujian sistem, ujian penerimaan pengguna, dan tarikh pelancaran perisian. Pencapaian ini mempunyai produk kerja yang berkaitan dengan mereka, tetapi mereka lebih banyak tentang proses daripada produk itu sendiri.

Milestone dan tarikh akhir yang disampaikan utama tidak perlu tarikh yang tepat, tetapi lebih tepat, lebih baik. Tarikh yang tepat membantu pengurus projek memecah struktur kerja dengan lebih tepat.

Di peringkat pelan ini, anda akan mencipta tonggak supaya anda boleh mengambil hasil yang besar atau tinggi dan memecahnya ke dalam hasil yang kecil, yang boleh digariskan dalam langkah seterusnya.

Struktur Kerosakan Kerja 04

Struktur kerosakan kerja, atau WBS, menyusun semula tonggak-tonggak dan penghasilan utama dalam satu projek ke dalam bahagian-bahagian kecil supaya satu orang dapat ditugaskan tanggungjawab untuk setiap bahagian. Dalam membangunkan struktur kerosakan kerja, pengurus projek menganggap banyak faktor seperti kekuatan dan kelemahan anggota pasukan projek, saling bergantung antara tugas, sumber yang tersedia, dan tarikh akhir keseluruhan projek.

Pengurus projek akhirnya bertanggungjawab untuk kejayaan projek ini, tetapi mereka tidak boleh melakukan kerja itu sahaja. WBS adalah alat yang digunakan oleh pengurus projek untuk memastikan akauntabiliti dalam projek ini kerana ia memberitahu penaja projek, ahli pasukan projek, dan pihak berkepentingan yang bertanggungjawab untuk apa. Sekiranya pengurus projek prihatin tentang tugas, dia tahu siapa yang akan bertemu dengan kebimbangan itu.

05 Anggaran

Bajet projek menunjukkan jumlah wang yang diperuntukkan untuk menyiapkan projek. Pengurus projek bertanggungjawab untuk menyebarkan sumber-sumber ini dengan sewajarnya. Bagi projek yang mempunyai vendor, pengurus projek memastikan penghantaran dapat diselesaikan mengikut syarat kontrak, memberi perhatian khusus kepada kualiti. Beberapa belanjawan projek merujuk kepada pelan sumber manusia.

Adalah penting untuk menubuhkan kos untuk setiap peristiwa penting dan disampaikan dengan melihat berapa banyak masa dan kos buruh yang akan terlibat untuk menyelesaikan tugas. Kos projek itu akan terikat pada berapa lama projek itu, yang akan kembali kepada skop projek. Skop, pencapaian, tugas, dan belanjawan perlu diselaraskan dan realistik.

06 Pelan Sumber Manusia

Pelan sumber manusia menunjukkan bagaimana projek itu akan dikendalikan. Kadang-kadang dikenali sebagai pelan kakitangan. Pelan ini menentukan siapa yang akan berada di dalam pasukan projek dan berapa banyak komitmen masa yang dijangkakan oleh setiap orang. Dalam membangunkan pelan ini, pengurus projek berunding dengan ahli pasukan dan penyelia mereka mengenai berapa banyak masa setiap ahli pasukan boleh menumpukan kepada projek itu. Sekiranya kakitangan tambahan diperlukan untuk berunding dengan projek tetapi adalah sebahagian daripada pasukan projek, yang juga didokumentasikan dalam pelan kakitangan. Sekali lagi, penyelia yang sesuai akan dibincangkan.

07 Pelan Pengurusan Risiko

Banyak perkara yang boleh salah dalam sesuatu projek. Walaupun setiap bencana yang mungkin berlaku atau gangguan kecil tidak dapat dijangkakan, ramai boleh diramalkan. Dalam pelan pengurusan risiko, pengurus projek mengenal pasti risiko kepada projek, kemungkinan risiko tersebut akan berlaku, dan strategi untuk mengurangkan risiko tersebut. Pengurus projek mencari input daripada penaja projek, pasukan projek, pihak berkepentingan, dan pakar dalaman.

Strategi mitigasi disediakan untuk risiko yang mungkin berlaku atau mempunyai kos yang tinggi yang berkaitan dengannya. Risiko yang tidak mungkin berlaku dan orang-orang yang mempunyai kos rendah dinyatakan dalam rancangan itu; Walau bagaimanapun, mereka mungkin tidak mempunyai strategi mitigasi.

Pelan Komunikasi 08

Pelan komunikasi menggariskan bagaimana projek akan dikomunikasikan kepada pelbagai khalayak. Sama seperti struktur kerosakan kerja, rancangan komunikasi memberikan tanggungjawab untuk menyelesaikan setiap komponen kepada ahli pasukan projek.

Dalam langkah ini, penting untuk menggariskan bagaimana isu-isu akan disampaikan dan diselesaikan dalam pasukan dan berapa kerap komunikasi akan dilakukan kepada pasukan dan pihak berkepentingan atau bos.

Setiap mesej mempunyai khalayak yang diharapkan. Pelan komunikasi membantu pengurus projek memastikan maklumat yang betul mendapat orang yang tepat pada masa yang tepat.

Pelan Pengurusan Stakeholder

Pelan pengurusan pihak berkepentingan mengenal pasti bagaimana pemegang kepentingan akan digunakan dalam projek tersebut. Kadang-kadang pihak berkepentingan hanya perlu menerima maklumat. Itu boleh dijaga dalam pelan komunikasi. Sekiranya lebih banyak diperlukan daripada pihak berkepentingan, rancangan pengurusan pihak berkepentingan menggariskan bagaimana ia akan diperolehi.

10 Ubah Pelan Pengurusan

Pelan pengurusan perubahan meletakkan rangka kerja untuk membuat perubahan kepada projek. Pengurus projek cenderung ingin mengelakkan perubahan pada projek, tetapi kadang-kadang tidak dapat dielakkan. Pelan pengurusan perubahan menyediakan protokol dan proses untuk membuat perubahan. Adalah penting untuk akauntabiliti dan ketelusan bahawa penaja projek, pengurus projek, dan ahli pasukan projek mengikuti rancangan pengurusan perubahan.