Skop, Risiko, dan Asumsi dalam Pengurusan Projek

Bidang pengurusan projek, sama seperti bidang kepakaran lain, mempunyai kosa kata yang unik diisi dengan akronim dan istilah khusus. Tiga istilah dan konsep penting yang perlu anda fahami termasuk:

• Skop
• Risiko
• Andaian

Ini adalah garis panduan ketiga-tiga terma pengurusan projek penting dan termasuk pautan dan cadangan untuk bacaan tambahan.

Skop

Dalam pengurusan projek, skop ialah set sempadan yang menentukan sejauh mana sesuatu projek. Skop menggambarkan apa yang akan dihantar kepada pelanggan akibat inisiatif projek.

Memahami skop membolehkan pengurus projek dan pasukan projek memahami apa yang terdapat di dalam atau di luar sempadan projek. Sekiranya ada sesuatu yang "tidak dalam skop" ia tidak dipertimbangkan dalam kerja perancangan projek. Aktiviti yang berada dalam sempadan pernyataan skop dianggap "dalam skop" dan diambil kira dalam jadual dan anggaran. Sekiranya sesuatu aktiviti berada di luar sempadan, ia dianggap "diluar skop" dan tidak dirancang. Ku

Sama ada anda seorang pengurus projek atau sebahagian daripada pasukan projek, anda akan ingin mempertimbangkan jika ada sesuatu dalam skop atau keluar dari skop ketika anda bergerak ke depan. Sebagai contoh, bayangkan bahawa pelanggan telah meminta anda untuk membina laman web. Semasa anda menggariskan skop (atau menetapkan sempadan) projek, anda menunjukkan item berikut sebagai dalam skop:

• Reka bentuk laman web dan gambarajah wireframe
• Penubuhan sebuah katil ujian
• Pengekodan kepada galeri yang diluluskan
• Pembangunan grafik untuk tema laman web
• Ujian dan debugging sebelum membuat laman web ini awam

Sepanjang projek ini, pelanggan meminta anda memasukkan gambaran keseluruhan video syarikat itu. Video tersebut tidak dinyatakan dalam skop projek dan oleh itu keluar dari skop. Walaupun anda mungkin gembira untuk melakukan kerja video dengan bayaran tambahan, ini memerlukan semakan skop dan anggaran kos dan masa untuk projek itu.

Sekiranya tiada dokumen skop yang jelas dan dipersetujui, isu video mungkin menjadi perbalahan antara pasukan anda dan wakil pelanggan. Kenyataan skop yang jelas membenarkan anda untuk meredakan keadaan dan menangani perubahan dengan teratur.

Jadi bagaimana anda menentukan apa yang ada atau tidak dalam skop? Anda akan mula menggariskan semua butir-butir projek yang anda tahu berdasarkan perbincangan dengan pelanggan atau pemilik projek. Kemudian anda akan ingin membuat andaian utama yang akan memandu apa yang dipertimbangkan dalam atau di luar skop.

Andaian

Pada satu ketika dalam hidup anda, anda mungkin telah diberitahu, "Jangan membuat andaian." Walau bagaimanapun, membuat andaian dalam pengurusan projek adalah aktiviti harian. Andaian dapat membantu anda menentukan skop dan risiko dan menyempurnakan anggaran anda untuk masa dan kos. Sudah tentu, adalah penting untuk mendokumen dan mengesahkan andaian anda.

Pertimbangkan sesuatu yang mudah, seperti mencipta buku. Katakan kawan anda mempunyai idea untuk buku kopi dan meminta anda untuk menguruskan projek itu. Permintaan pertamanya adalah untuk belanjawan supaya dia dapat memperoleh pembiayaan. Seperti yang anda nyatakan skop, jelas bahawa rakan anda tidak pasti pada banyak butiran, termasuk kiraan halaman, kemasukan imej, gaya penutup dan berat kertas untuk digunakan untuk halaman.

Oleh kerana semua faktor ini akan memberi kesan kepada kos dan kerumitan pengeluaran, anda perlu membuat andaian tentang spesifikasi dan mengesahkan andaian-andaian yang boleh diterima atau tidak dapat diterima oleh rakan anda. Selepas perbincangan lanjut, rakan anda memberitahu anda bahawa dia bercadang untuk memasukkan 50 foto dalam buku itu. Anda boleh meletakkan andaian pada 50 imej atau, menjangkakan bahawa angka ini akan meningkat dari masa ke masa, anda boleh membuat andaian bahawa terdapat antara 75-90 halaman dengan imej.

Anda boleh melihat bagaimana andaian langsung menjejaskan jadual. Sebagai contoh, bayangkan anda mengetuai projek di taman yang melibatkan membina satu set swing. Apabila menubuhkan projek anda, anda diberikan belanjawan dan ahli pasukan yang ditugaskan, salah seorang daripada mereka bertanggungjawab terhadap bahan. Semasa anda membuat jadual anda, anda meminta orang yang bertanggungjawab terhadap bahan apabila simen akan tiba. Orang ini menjawab bahawa dia tidak pasti apabila simen itu akan tiba tetapi dia percaya ia akan berlaku antara 1 Jun dan 10 Jun.

Semasa anda membina skop dan jadual anda, anda membuat andaian bahawa simen akan tiba tidak lewat dari 10 Jun. Contoh ini menunjukkan dua faedah untuk membuat andaian.

Manfaat pertama ialah andaian menerima simen tidak lewat dari 10 Jun membolehkan anda merancang untuk aktiviti yang bergantung pada simen yang akan datang. Manfaat kedua ialah memberikan orang yang bertanggung jawab atas bahan dengan batas waktu untuk menyampaikan simen, yang kemudiannya dapat disampaikan kepada pembekalnya. Ia secara tidak sengaja menetapkan tarikh akhir utama bagi projek itu untuk bergerak ke hadapan.

Membuat andaian menetapkan tanda aras yang sering disemak semula semasa projek itu membantu pasukan projek dalam jangka masa, dalam masa dan dalam anggaran. Tetapi apa yang berlaku apabila andaian adalah salah? Di sinilah risiko berlaku.

Risiko

Sebaik sahaja anda membina skop anda dan mengenal pasti andaian yang berada di belakang skop dan anggaran, anda akan mahu memulakan menilai bidang risiko. Risiko adalah sama dalam pengurusan projek kerana ia berada di dunia nyata; ia adalah bahaya atau peluang yang boleh menyebabkan kerosakan.

Semua projek mengandungi risiko dan jika anda adalah pengurus projek atau pemilik projek, bukan hanya tanggungjawab anda untuk menjangka risiko tetapi juga tugas anda untuk menyampaikan impak potensi risiko tersebut kepada pasukan projek dan bersedia untuk mengurangkan risiko.

Risiko datang dalam pelbagai peringkat. Kadang-kadang risiko hanya bermakna projek akan berjalan sedikit berbeza atau mengambil giliran kecil yang tidak dijangka. Walau bagaimanapun, dalam sesetengah kes, risiko boleh membawa kepada hasil bencana yang menjadikan projek anda di atas kepalanya.

Mari kita menggunakan senario permainan dari contoh simen di atas. Salah satu risiko adalah simen tidak sampai pada tarikh 10 Jun. Apa kesan potensi risiko ini? Semua aktiviti pengganti yang berlaku selepas simen telah dituangkan ditangguhkan akibat masalah ini.

Risiko juga boleh positif. Pertimbangkan kesan projek jika simen muncul lebih awal daripada jangkaan. Walaupun ini kelihatan seperti hasil yang positif, ia masih menimbulkan masalah untuk masa dan penjujukan semua langkah lain dalam projek itu.

Pengurus projek bekerjasama dengan pasukan projek mereka untuk mencetus dan mengenal pasti potensi risiko. Mereka mengambil langkah ini lebih jauh dan melihat potensi keparahan risiko dan kemungkinan terjadinya kejadian. Selain itu, mereka mengenal pasti individu-individu yang paling sesuai untuk mengenal pasti apabila risiko berlaku dan mereka membangunkan pelan pengurangan risiko yang dipersetujui.

Banyak firma mempunyai templat risiko terperinci yang telah mereka usahakan dari masa ke masa dan dari pengalaman dengan projek lain. Sesetengah industri telah mengumpulkan profil risiko yang digunakan sebagai titik permulaan untuk analisis risiko. Banyak industri mengamalkan analisis statistik yang terperinci untuk perancangan risiko juga.