Apa yang ada dalam Dokumen Skop Projek

Apabila anda menukarkan inisiatif baru, dokumen skop projek adalah maklumat penting untuk seluruh pasukan anda. Ia mentakrifkan produk akhir yang akan dihantar kepada pelanggan, apabila ia mesti dihantar, dan pada kos apa.

Pada asasnya, dokumen ini menentukan sempadan kerja, supaya setiap ahli pasukan dan pelanggan memahami apa yang diperlukan oleh projek. Sama pentingnya, mereka memahami apa yang berlaku tidak entail.

Manfaat

Kenyataan skop projek yang pernah dikongsi bersama dengan setiap ahli pasukan dan pelanggan projek, adalah sebahagian daripada pengurusan projek. Antara manfaatnya:

• Pengertian umum di kalangan semua yang terlibat dengan ciri, kualiti, dan masa projek yang dijangkakan
• Satu cara berkomunikasi dengan pihak berkepentingan lain dalam projek itu untuk mendapatkan sokongan dan penglibatan mereka
• Alat untuk menumpukan usaha pasukan dalam kerja yang diperlukan untuk memenuhi keperluan pelanggan

Lebih-lebih lagi, jika perubahan dicadangkan yang melebihi had ruang lingkup asal, pernyataan itu menjadi asas untuk menganggarkan dan mencadangkan pengubahsuaian. Sekiranya perubahan diterima oleh semua pihak berkepentingan, pernyataan skop boleh disemak semula.

Bermula

Pengurus projek perlu mencari input daripada ahli pasukan, pelanggan, penaja eksekutif, dan pihak berkepentingan utama lain untuk memahami dan menggambarkan keluaran yang diperlukan dari inisiatif projek. Ini sering dipanggil penghantaran.

Penerangan mengenai penghantaran boleh termasuk kos atau julat kos yang boleh diterima untuk projek tersebut. Ia juga mentakrifkan ciri-ciri utama untuk disertakan dan tempoh masa untuk penghantaran.

Sebaik sahaja dipersetujui oleh pelanggan, pengurus projek, pasukan projek, dan penaja eksekutif, apa-apa perubahan kepada penyata projek mesti dibuat dengan menggunakan proses perubahan yang dikawal dengan teliti dan didokumenkan.

Kesan Cascading

Sebaik sahaja penyata atau dokumen skop telah dipersetujui, setiap bahagian pasukan menggunakannya sebagai asas bagi anggaran mereka sendiri mengenai kerja, masa, dan kos yang terlibat. Pernyataan skop yang lebih tepat dan tepat, lebih berkemungkinan bahawa pasukan kerja akan menghasilkan anggaran yang tepat dan keperluan sumber.

Pengecualian boleh menjadi penting

Ia bukan perkara biasa untuk dokumen skop projek untuk menyenaraikan item tertentu yang dikecualikan daripada penghantaran. Sebagai contoh, dokumen skop kontraktor untuk membina sebuah rumah mungkin menetapkan bahawa permit alam sekitar akan diperolehi oleh pemilik dan bukan tanggungjawab kontraktor yang membina rumah tersebut.

Apa yang Boleh Pergi?

Kekurangan kejelasan adalah punca tekanan projek dan kegagalan. Dokumen skop kabur atau samar-samar meninggalkan banyak isu yang terbuka untuk perdebatan dan panggilan penghakiman yang tidak diketahui. Ini boleh mempengaruhi ciri, kualiti, masa, dan kos projek.

Satu lagi perangkap untuk mengelakkan dikenali sebagai "skel rayap." Sekiranya penyataan skop itu samar-samar, pelanggan tergoda untuk membuat tuntutan yang berada di luar niat atau sempadan pelan asal.

Melaraskan Skop

Walaupun perubahan kerangka kerap akan menangguhkan penyiapan projek dan mungkin menambah kos yang signifikan, kadang-kadang perlu dan munasabah. Pengurus projek bergantung pada proses "perubahan pengurusan" yang mengenal pasti perubahan yang diminta, menyemak semua anggaran masa, kos dan beban kerja yang berkaitan, dan menilai semula projek untuk risiko baru yang diberikan perubahan.

Pengurus projek dan penaja eksekutif biasanya membuat keputusan muktamad untuk mengubah skop hanya apabila keadaan telah dianalisis sepenuhnya. Perubahan didokumentasikan dalam log keputusan dan kemudian disampaikan kepada pasukan projek yang lebih besar.