6 Proses Pengurusan Skop Projek

Pengurusan skop projek adalah apa yang anda lakukan untuk memastikan bahawa projek anda merangkumi semua kerja yang relevan untuk mencapai objektif projek (dan bukan apa-apa lagi). Di sekitar mengawal apa yang termasuk dalam projek dan apa yang tidak.

Artikel ini melihat bidang pengetahuan pengurusan skop projek dari buku A Guide to the Body Management Project of Knowledge (PMBOK® Guide) - Edisi Kelima. Ini bukan satu-satunya cara untuk mentakrifkan pengurusan skop projek, tetapi ia adalah titik permulaan yang baik dan akan sangat membantu anda jika anda sedang berusaha untuk pensijilan PMP® anda.

Proses Pengurusan Skop Rancang

Titik melakukan ini adalah untuk memberi anda pelan pengurusan skop pada akhirnya. Itu menetapkan bagaimana anda akan menentukan, mengurus, mengesahkan dan mengawal ruang lingkup projek anda. Meletakkan kerja di depan untuk menentukan ini memberi anda sesuatu untuk dirujuk kemudian. Anda mungkin mendapati bahawa anda boleh menggunakan pelan pengurusan skop projek lain sebagai titik permulaan, kerana proses pengurusan skop tidak bervariasi antara projek setelah syarikat anda menyelesaikan dengan cara kerja yang berhasil bagi mereka.

Hasil dari proses ini adalah rancangan pengurusan skop. Ini adalah sebahagian daripada pelan pengurusan projek anda dan termasuk:

• Bagaimana anda akan menyediakan pernyataan skop terperinci
• Bagaimana anda membuat Struktur Perincian Kerja (WBS) dari penyata skop
• Bagaimana anda akan mengekalkan dan meluluskan WBS itu
• Bagaimana anda akan menerima penerimaan rasmi dari hasil projek
• Bagaimana anda akan menguruskan perubahan pada skop

Dokumen ini tidak perlu terperinci atau sangat formal: ia semestinya sesuai untuk tujuan.

Kumpul Proses Keperluan

Dalam proses ini, anda akan mengusahakan apa yang dikehendaki pihak berkepentingan anda dari projek tersebut. Sebaik sahaja anda telah menggariskan idea besar anda, anda perlu mendokumenkan keperluan dan menguruskan jangkaan pihak berkepentingan anda. Ini penting kerana sering apa yang mereka minta tidak realistik atau boleh dicapai dengan syarat kekangan projek lain, seperti kos.

Pengeluaran kerja pengumpulan keperluan anda adalah set keperluan yang didokumenkan. Ini sepatutnya komprehensif yang mungkin dan biasanya akan merangkumi beberapa kategori keperluan seperti:

• Keperluan fungsian dan tidak berfungsi
• Keperluan pemegang kepentingan seperti keperluan pelaporan
• Keperluan sokongan dan latihan
• Keperluan perniagaan
• Keperluan projek seperti tahap perkhidmatan atau kualiti

Anda juga akan mendokumenkan kebergantungan, andaian, dan kekangan yang khusus berkaitan dengan keperluan.

Tentukan Proses Skop

Di sinilah anda mengambil keperluan anda dan menjadikannya penerangan terperinci tentang produk atau perkhidmatan yang akan dihasilkan oleh projek anda. Anda akan mempunyai kenyataan skop projek yang boleh anda rujuk semasa projek. Ia termasuk senarai apa yang ada dalam skop dan apa yang tidak ada skop. Ini penting kerana sering orang tidak akan ingat apa yang dikecualikan secara khusus dan kembali dan meminta anda untuk melakukan kerja di kawasan tersebut. Apa-apa kemasukan perlu melalui kawalan perubahan.

Buat Proses Struktur Pecahan Kerja

Proses ini membolehkan anda mengubah senarai keperluan anda menjadi visi berstruktur apa yang perlu anda lakukan. Kerja-kerja utama di sini adalah memecah tugas-tugas besar ke dalam bahagian yang lebih kecil, terkawal.

Hasil dari proses ini adalah WBS dan dapat menjadi alat yang sangat membantu. Jika anda tidak berfikir secara visual, maka anda boleh mencapai hasil yang sama dengan membuat senarai.

Mengesahkan Proses Skop

Proses Validate Validate tidak, seperti yang anda fikirkan, mendapatkan pemangku kepentingan perniagaan untuk menandatangani WBS anda. Ini mengenai memastikan anda mempunyai proses untuk mendapatkan tanda tangan untuk penghantaran anda apabila tiba masanya.

Ia patut meletakkan struktur ini di tempat supaya anda tidak mempunyai sebarang soalan mengenai siapa yang akan meluluskan apa yang boleh disampaikan atau apa kriteria yang akan mereka gunakan untuk mengatakan ia selesai. Apabila proses selesai, anda akan menerima penghantaran, yang diluluskan oleh sesiapa yang perlu meluluskannya.

Proses Skop Kawalan

Proses Skop Kawalan adalah yang terakhir dalam bidang pengetahuan pengurusan skop projek. Ia berkaitan dengan memastikan terdapat perubahan kawalan yang berkesan jika skop perlu berubah. Ia juga meliputi menjejaki projek anda dengan topi "skop" untuk memastikan ia akan menyampaikan apa yang anda fikirkan.

6 proses ini membentuk pengetahuan pengurusan skop projek dalam Panduan PMBOK®-Edisi Kelima.