Cara Menulis Permintaan untuk Cadangan atau RFP

Permintaan untuk cadangan, kadangkala dipanggil RFP atau RFQ ("permintaan untuk sebut harga"), adalah dokumen yang dikeluarkan oleh syarikat apabila ia ingin membeli produk dan ia ingin membuat spesifikasinya tersedia kepada orang ramai. Ini biasanya berlaku apabila beberapa syarikat akan membida kerja dan RFP menjemput harga yang lebih kompetitif. Tetapi, jika anda tidak menyediakan RFP dengan betul, usaha anda mungkin menghasilkan tawaran yang membuang masa, atau lebih buruk lagi, tidak ada tawaran sama sekali. Inilah cara untuk membuat RFP untuk memastikan hasil terbaik.

Kesukaran: Purata

Masa Dikehendaki: Beberapa hari

12 Langkah

1. Buat kerja sekolah kamu:Perhatikan apa yang anda perlukan, apa yang anda mahukan, dan apa yang mungkin sebelum anda menulis RFP anda. Jangan mengeluarkan RFP untuk mesin yang boleh menghasilkan 1,500 widget sejam jika anda tidak pernah menjual lebih daripada 25 bulan. Tidak ada gunanya mengeluarkan RFP untuk sebuah kereta bertenaga tinggi apabila seorang utusan boleh melalui lalu lintas seketika pada basikal.
2. Membezakan antara keperluan dan keinginan anda: Jika anda ingin membeli aplikasi yang boleh menghantar gambar di antara ibu pejabat dan van anda di tapak kerja, anda mungkin menentukan bilangan imej yang anda perlukan sesaat, saiz maksimum imej yang anda perlukan, dan resolusi yang diperlukan. Walaupun mungkin lebih baik untuk mempunyai warna-warna imej tersebut, tentukan apakah itu benar-benar perlu. Jika anda benar-benar memerlukan spesifik tertentu, gunakan perkataan seperti "akan," "hendaklah," dan "mesti." Ini menunjukkan bahawa ini adalah keperluan. Spesifikasi yang hanya "mahu" harus dikenal pasti dengan kata-kata seperti "boleh," "boleh," dan "pilihan."

1. Tentukan apa yang bakal menjadi pemenang: Cadangan yang anda terima sebagai respons kepada RFP anda akan berbeza. Setiap syarikat yang bertindak balas akan mempunyai kekuatan dan kelemahan yang berlainan. Sesetengah akan menumpukan pada kos terendah. Yang lain akan memberi tumpuan kepada kualiti yang terbaik. Dan yang lain akan menawarkan set ciri lengkap. Putuskan bahagian depan apa yang anda cari-kos yang paling rendah, penghantaran terpantas, atau beberapa gabungan kedua-dua.
2. Atur dokumen itu: Apa-apa sahaja yang anda tulis untuk perniagaan harus diberikan banyak pemikiran dan harus dianjurkan. Garis besar adalah tempat yang baik untuk bermula. Sekurang-kurangnya, anda perlu bahagian untuk pengenalan, keperluan, kriteria pemilihan, tempoh masa, dan proses. Banyak seksyen ini akan mempunyai subseksyen.

1. Tulis pengenalan: Di sinilah anda akan menerangkan kepada penawar yang berpotensi mengapa anda menerbitkan RFP dan apa yang anda harap dapat dicapai dengan berbuat demikian. Pengenalan juga boleh menyertakan ringkasan mata kunci yang diambil dari bahagian lain, termasuk tarikh akhir. Pengenalan RFP untuk sistem transmisi imej mungkin membaca sesuatu seperti ini: "Syarikat XYZ meminta cadangan untuk sistem yang sangat boleh dipercayai dan mudah digunakan yang mampu menghantar imej dari pejabat utama ke van di mana sahaja di kawasan metropolitan. Tawaran yang responsif mesti diterima oleh Isnin, 5 Mac 2007, pada pukul 8 pagi PST. "

1. Terangkan keperluan: Bahagian ini merupakan salah satu yang paling penting dan ia biasanya mengambil masa yang paling lama. Anda perlu menentukan saiz dan kejelasan imej yang akan dihantar dan kelajuan yang diperlukan. Menjadi khusus, tetapi jangan beritahu pembida bagaimana anda ingin kerja itu dapat dicapai kecuali itu penting. Anda mungkin mahu memecahkan bahagian ini ke dalam subseksyen. Sebagai contoh (a) saiz imej dan kualiti (b) penghantaran, yang boleh termasuk kelajuan yang dikehendaki dan apa-apa keperluan yang menjadikan penghantaran selamat (c) pilihan yang dikehendaki, di mana anda mungkin menyenaraikan warna sebagai pilihan yang dikehendaki.

1. Kriteria pemilihan: Di sinilah anda memberitahu pembida bagaimana anda akan memilih tawaran yang menang. Anda boleh mendedahkan seberapa banyak atau sedikit yang anda suka. Adalah satu idea yang baik untuk memasukkan satu kalimat seperti, "Penawar yang menang, jika ada, akan dipilih semata-mata oleh penghakiman Syarikat XYZ." Anda mungkin ingin membuat hamparan yang menghadiahkan setiap tawaran mata tertentu dalam setiap kategori.Kemudian, dapatkan satu pasukan memilih tawaran terbaik dari yang mempunyai tiga skor teratas.
2. Garis masa: Bahagian ini memberitahu syarikat seberapa cepat mereka perlu bertindak dan berapa lama proses yang diharapkan akan diambil. Menjadi munasabah apabila anda menetapkan tarikh akhir anda. Jangan minta cadangan untuk sistem yang rumit kemudian berikan penawar hanya beberapa hari untuk bertindak balas. Izinkan lebih banyak masa untuk menyediakan tawaran jika RFP anda besar, jika pembelian yang anda inginkan rumit, atau jika anda memerlukan respons yang sangat terperinci. Ini juga di mana anda boleh memberitahu pembida berapa lama proses penilaian akan diambil apabila mereka akan dimaklumkan jika mereka berjaya, dan berapa lama mereka mesti menyampaikan apa yang telah dijanjikan.

1. Proses: Gunakan seksyen ini untuk menerangkan bagaimana proses akan berfungsi-daripada menghantar RFP kepada pemberian kontrak dan apabila kerja akan bermula. Seksyen ini mungkin mengatakan, "Tawaran akan dibuat pada tarikh yang dinyatakan di Langkah 8 di atas. Semua tawaran akan dikaji semula untuk memastikan semua memenuhi keperluan dan responsif. Semua tawaran responsif akan dicetak dalam kategori X (anda boleh namakan kategori jika anda ingin) dan tiga bida teratas akan dinilai oleh pasukan cadangan untuk memilih penawar yang menang dan selebihnya. Rundingan dengan penawar yang menang dijangka akan menghasilkan anugerah kontrak dalam masa dua minggu. "

1. Memutuskan cara menghantar RFP: Kebanyakan RFP dihantar keluar, tetapi mereka tidak perlu. Anda boleh menghantar RFP melalui e-mel, atau anda boleh menyiarkannya di laman web syarikat anda. Pastikan anda menentukan nama (atau nombor bida) yang harus digunakan oleh pembida untuk mengenal pasti RFP yang mereka berikan.
2. Tentukan siapa yang akan menerima RFP: Anda mungkin sudah mengenal pasti pembekal yang ingin anda beli. Syarikat anda mungkin juga mempunyai senarai vendor yang boleh diterima. Jika tidak, anda boleh mencari vendor yang mungkin melalui rangkaian profesional anda, dengan mencari dalam talian, atau dengan meminta vendor yang dipercayai bahan lain untuk cadangan mereka. Jangan mengehadkan senarai anda yang menerima RFP anda hanya kepada syarikat besar atau vendor yang ditubuhkan. Anda mungkin mencari idea yang lebih baik dan harga yang lebih baik daripada vendor kecil yang sering lebih bersemangat untuk memenangi perniagaan anda.

1. Beritahu pemenang: Sebaik sahaja anda menyelesaikan semua langkah di atas, sudah tiba masanya untuk mengambil lompatan itu dan memaklumkan RFP yang menang bahawa ia adalah masa untuk bergerak maju dengan projek.