Tips untuk Memanjakan Mesyuarat Syarikat Anda

Adakah anda perancang mesyuarat syarikat atau jabatan bulanan atau berkala? Mereka boleh membosankan jika anda tidak berhati-hati. Anda tahu gerudi. Sekumpulan ketua bercakap akan memberi maklumat syarikat kepada mereka. Ya, itu pasti kudos kepada anda untuk mengadakan mesyuarat berkala ini.

Pekerja memerlukan maklumat untuk menyelaraskan diri mereka dengan arah strategik syarikat. Mereka ingin tahu apa yang berlaku di seluruh syarikat terutamanya apabila maklumat itu menyentuh pekerjaan mereka atau kejayaan keseluruhan syarikat. Mereka benar-benar berminat dengan apa yang berlaku di pelbagai jabatan.

Oleh itu, pekerja anda berminat, tetapi memberi mereka istirahat dari kepala bercakap dan titik kuasa yang tidak berkesudahan. Mesyuarat yang paling berkesan menarik perhatian mereka dengan soalan-soalan dan jawapan-jawapan yang menggalakkan, audio-visual dan penyertaan. Petua ini akan membawa anda kejayaan.

Apa yang Anda Perlu untuk Mesyuarat yang Berjaya

• Pendirian atau jadual pembesar suara
• Mikrofon
• Agenda
• Alat bantuan visual
• Kamera Video
• Tripod
• Pengekodan Peranti
• Teknologi Streaming Langsung

10 Tips Untuk Mesyuarat yang Lebih Baik

1. Mulakan mesyuarat, persembahan dan sesi latihan anda dengan pemecah ais atau aktiviti pemanasan. Dalam mesyuarat yang besar atau mesyuarat yang singkat, pemecah ais boleh menjadi satu soalan yang membuat orang berfikir dan bercakap dengan jiran mereka. Sebagai contoh, tanya soalan yang menyebabkan orang mengangkat tangan. Panjang pemutus ais bergantung pada panjang pertemuan anda, jadi pelan dengan bijak.
2. Pelbagai cara penyampaian anda. Jika setiap penceramah bercakap dengan penonton, dalam format kuliah, ketua yang berminat tidak lama lagi akan mengangguk. Minta orang ramai bercakap dalam kumpulan kecil. Gunakan bahan audio-visual seperti video, slaid, dan persembahan PowerPoint dan gambar. Jika anda bercakap tentang proses lukisan baru, tunjukkan pekerja anda sebelum dan selepas bahagian dicat. Lulus tinjauan tinjauan positif dan kad komen.

1. Jemput penceramah tetamu untuk penyertaan dan kegembiraan penonton. Pelanggan anda mempunyai banyak untuk mengatakan kepada tenaga kerja anda tentang keperluan dan keperluan kualiti mereka. Satu organisasi pelanggan yang bermitra dengan persatuan bukan keuntungan, persatuan amal menawarkan penceramah tetamu dari organisasi yang menerima sumbangan mereka. Pembicara dari organisasi yang menyokong pekerja secara dinamik adalah dinamit.
2. Galakkan soalan untuk mendapatkan dialog. Mintalah orang untuk menulis soalan sebelum mesyuarat dan semasa mesyuarat. Beri masa untuk soalan yang diarahkan kepada setiap penceramah semasa anda pergi. Jika anda tidak dapat menjawab soalan dengan segera dan dengan betul, beritahu orang yang akan anda dapatkan dengan mereka apabila anda mempunyai jawapan yang betul. Jika soalan melebihi masa, jadilah mesyuarat mengenai topik tersebut.

1. Taktik mesyuarat yang sering terabaikan, tetapi penting dan berjaya adalah untuk meminta setiap pembicara mengulangi setiap soalan yang diminta. Orang yang mengajukan soalan kemudian mengetahui penceramah memahami soalan tersebut. Orang lain yang menghadiri mesyuarat itu boleh mendengar dan mengetahui persoalannya, bukan hanya mengamalkan soalan-mungkin salah-dari sambutan pembesar suara.
2. Tetapkan matlamat untuk mesyuarat berkala anda. Anda tidak boleh mengemukakan setiap aspek perniagaan syarikat pada mesyuarat selama satu jam. Oleh itu, tentukan isu penting dan tepat pada masanya dan belanjakan masa mesyuarat mereka. Mempertimbangkan kepentingan majoriti peserta juga. Ingat, anda mempunyai kaedah lain untuk menyampaikan maklumat syarikat yang termasuk program seperti Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype untuk Perniagaan, Flowdock, e-mel dan IM. Komunikasi semua maklumat syarikat strategik tidak perlu diadakan pada mesyuarat.

1. Merumuskan agenda anda dengan berhati-hati. Kenal pasti keperluan dan kepentingan majoriti peserta. Mulakan dengan berita baik yang akan membuat peserta berasa baik.
2. Perhatikan susunan penceramah dalam agenda setiap bulan. Anda tidak mahu orang bosan dengan kesamaan. Bagikan item-item perniagaan yang diperlukan merentasi agenda supaya orang tidak mengulangi akhir pertemuan, atau menganggap perkara terakhir kurang penting. Satu artikel dalam "Wall Street Journal," beberapa tahun lalu, menyatakan bahawa pengurus A.S. akan menjimatkan 80 peratus masa mereka membazir dalam mesyuarat jika mereka melakukan dua perkara dengan betul. Yang pertama adalah sentiasa mempunyai agenda. Yang kedua adalah bermula dari masa ke masa dan berakhir pada masanya. Saya akan menambah bahawa anda perlu membenarkan setiap penceramah jumlah masa yang diperlukan untuk menutup topik mereka. Pegang mereka untuk had masa mereka-dengan baik.

1. Aturkan persekitaran fizikal supaya orang ramai memperhatikan kandungan mesyuarat.Tiada siapa yang boleh duduk di belakang atau di sebelah pembesar suara anda. Pastikan terdapat tempat duduk untuk semua peserta, dan jika mengambil nota diperlukan, permukaan untuk menulis juga. Pastikan visual kelihatan, dan orang dapat mendengar. Anda mungkin perlu menggunakan mikrofon. Anda boleh melewati alat perangsang atau sampel di sekeliling ruangan untuk tontonan. Sekiranya saiz mesyuarat anda menjadi terlalu besar untuk persekitaran fizikal bilik mesyuarat anda, gunakan teknologi untuk menyusun mesyuarat di beberapa lokasi bilik persidangan tambahan. Walaupun anda sudah tentu boleh menyusun mesyuarat itu kepada komputer riba individu, ini menafikan kesan positif bangunan pasukan yang kehadiran dengan pekerja lain di beberapa lokasi bilik persidangan memupuk.

1. Jangan pernah meremehkan kuasa makanan pada mesyuarat. Makanan melegakan suasana, membantu membuat orang berasa selesa, membantu orang mengekalkan tahap tenaga positif dan membina persahabatan pasukan. Pastikan anda memenuhi pelbagai keperluan kumpulan anda dengan makanan yang anda berkhidmat. Sebagai contoh, tawarkan buah dan yogurt sebagai tambahan kepada donat. Menawarkan anjing panas vegetarian dan halal dengan franks biasa.