Cara Merancang Mesyuarat Syarikat

Tahniah! Syarikat anda akan mengadakan mesyuarat untuk sekumpulan pekerja yang dipilih dari semua peringkat syarikat. Ketua Pegawai Eksekutif telah memberikan anda tanggungjawab Pengurus Projek untuk acara tersebut. Tip-tip dan rancangan projek sampel menunjukkan satu cara Pengurus Projek boleh mendekati membina rancangan projek untuk mesyuarat syarikat atau projek yang sama kompleks.

Pra-Rancang Projek

Langkah pertama ialah merancang pelan. Anda bermula dengan membincangkan acara dengan pihak berkepentingan. Jika ini dilakukan pada tahun lepas, apa yang berlaku? Apa yang salah? Siapa yang menguruskan projek itu dan bolehkah mereka membantu anda mengelakkan perangkap tahun ini? Sejak Ketua Pegawai Eksekutif memberikan projek kepada anda, apa yang dia mahu keluar dari acara itu? Bilakah acara itu akan menjadi? Di mana? Apakah bajet?

Berkumpul seberapa banyak maklumat yang anda boleh. Ini akan menjadi kerangka di mana anda membina rancangan projek.

Bina Pasukan

Apa sumber lain yang anda perlukan untuk membuat projek ini berjaya? Adakah terdapat orang di jabatan lain yang boleh membantu anda membuat kejayaan ini? Apa yang anda perlu lakukan untuk mendapatkan bantuan di sana? Bolehkah anda meminta atau hanya perlu mendapatkan kelulusan rasmi daripada bos mereka? Berapa banyak masa yang anda perlukan daripada mereka? Apakah kemahiran khusus yang anda perlukan untuk mereka berikan? Bolehkah orang lain memberikan kemahiran itu jika orang yang anda inginkan tidak tersedia?

Oleh kerana ini adalah mesyuarat seluruh syarikat, bagaimanakah bantuan HR boleh membantu? Adakah anda memerlukan bantuan dari Jabatan Kemudahan? Bagaimana pula dengan Jabatan Pemasaran? Adakah anda memerlukan bantuan di kawasan itu?

Rancang Agenda

Sebaik sahaja anda tahu berapa lama mesyuarat akan berlangsung, anda mula mengisi blok waktu. Adakah anda memerlukan pembuka pembukaan? Siapakah yang akan menjadi? Adakah anda akan menyimpan peserta bersama atau akan anda memecah mereka ke dalam kumpulan yang lebih kecil untuk sebahagian daripada program ini? Berapa banyak penceramah lain yang anda perlukan? Siapa yang akan membina sesi yang lebih kecil jika anda keluar?

Adakah acara ini mengambil masa lebih daripada satu hari? Bagaimana anda akan menutup Hari Satu? Bagaimana anda akan membuka semula pada Hari Dua?

Bagaimana anda membungkus pada akhir? Adakah anda memerlukan ucapan penutup? Bagaimanakah anda mengendalikan logistik orang yang mendaftar keluar dari hotel jika anda menempah?

Cari Ruang

Ketahui berapa ramai orang yang akan datang. Kemudian tentukan berapa besar ruang yang anda perlukan. Di manakah acara itu akan diadakan? Adakah terdapat ruang di pejabat korporat atau adakah anda memerlukan ruang yang lebih besar? Adakah CEO mahu mesyuarat diadakan di luar tapak supaya orang boleh menumpukan perhatian, atau adakah ia mahu ia diadakan di pejabat untuk meminimumkan kos?

Ciri-ciri mana di kawasan anda boleh memberikan ruang yang anda perlukan? Adakah hotel berhampiran lapangan terbang pilihan yang baik untuk meminimumkan masa perjalanan untuk orang yang tiba dari luar bandar atau jika anda mencari sesuatu yang keluar dari bandar yang akan lebih senyap?

Apakah tempat yang berbeza untuk kemudahan mereka? Apa yang mereka sertakan dan apa yang perlu anda beli dan dibawa masuk? Adakah mereka akan menetapkan individu untuk bekerja? Apakah dasar mereka mengenai bahan dan orang dari luar?

Tarik keluar

Setelah mengumpulkan jawapan sekurang-kurangnya kebanyakan soalan ini, anda boleh mula menyusun rencana projek. Ingat bahawa apa yang kami tunjukkan di sini adalah senarai tugas projek, struktur kerosakan kerja (WBS) sahaja. Ia tidak termasuk sebarang kebergantungan antara tugas atau tempoh masa. Mereka akan ditambah kemudian.

Rancangan Projek Mesyuarat Syarikat

Dalam Cara Merancang Projek Menggunakan Alat Asas Pengurusan Projek, kami membincangkan pemikiran di sebalik perancangan projek dan menggunakan kemahiran pengurusan projek semasa proses perancangan. Berikut adalah bagaimana struktur pelan kerja struktur kerja (WBS) mungkin mencari projek untuk merancang mesyuarat syarikat:

1. Pra-Pelan Projek

1. Tentukan anggaran
2. Bincang dengan CEO untuk menubuhkan matlamat projek
3. Hubungi Pengurus Projek sebelumnya (PM) untuk petua
4. Tentukan senarai pemangku kepentingan
5. Hubungi pemegang kepentingan untuk input.
6. Menetapkan tarikh pilihan untuk acara tersebut
7. Tentukan berapa banyak pembesar suara / pembentang yang diperlukan
8. Tentukan berapa banyak kakitangan sokongan yang diperlukan
9. Tentukan bilangan pekerja yang akan hadir
10. Senaraikan lokasi yang mungkin untuk acara itu

2. Membina Pasukan Projek

1. Dapatkan wakil dari Pemasaran
2. Dapatkan rep dari HR
3. Lihat jika Pembelian akan memberikan seseorang untuk membantu
4. Tanya Susan untuk mengendalikan semua butiran speaker
5. Dapatkan wakil daripada Kemudahan
6. Jadualkan mesyuarat pasukan projek bermula

3. Membangunkan Agenda

3a hari pelan

1. Tetapkan masa mula
2. Tetapkan masa, mengatur tempat dan kakitangan untuk pendaftaran
3. Tetapkan panjang sesi pagi
4. Tetapkan panjang ucapan
5. Kirakan bilangan pembesar suara yang diperlukan untuk sesi pagi
6. Recruit speakers
7. Rancang rehat tengah hari (masa dan panjang)
8. Susun semula ruang persidangan semasa rehat (air, sampah, dan lain-lain)
9. Rancang rehat makan tengah hari (masa, panjang, lokasi, menu, yang membayar)
10. Rancang sesi petang (panjang, bilangan penutur)
11. Merakamkan penceramah petang
12. Rancangan Hari Satu penutup (masa, siapa, panjang)

3b Rancangan Hari Dua

1. Tetapkan masa mula
2. Tetapkan panjang sesi pagi
3. Kirakan bilangan pembesar suara yang diperlukan untuk sesi pagi
4. Recruit speakers
5. Rancang rehat tengah hari (masa dan panjang)
6. Susun semula ruang persidangan semasa rehat (air, sampah, dan lain-lain)
7. Rancang rehat makan tengah hari (masa, panjang, lokasi, menu, yang membayar)
8. Rancang sesi petang (panjang, bilangan penutur)
9. Merakamkan penceramah petang
10. Rancang Ucapan Penutup (masa, siapa, panjang)
11. Susun masa daftar keluar dengan hotel

4. Merancang Ruang Angkasa

1. Tentukan bilangan peserta
2. Rancang susunan tempat duduk (baris vs. meja)
3. Kirakan ruang yang diperlukan
4. Menyiasat tempat yang tersedia dengan jumlah ruang (kos, lokasi, perkhidmatan termasuk)
5. Kirakan jumlah penceramah setiap hari dan jumlah
6. Tentukan bilangan dan jenis kakitangan sokongan yang diperlukan
7. Ketahui berapa banyak peserta / penceramah / kakitangan yang memerlukan bilik
8. Perundingan kos dan tarikh dengan lokasi yang ada
9. Tandatangan kontrak dengan lokasi yang dipilih

5. Mengumumkan Peristiwa

1. Muktamadkan semua maklumat dengan lokasi acara
2. Pastikan peserta diberitahu
3. Beritahu semua penceramah topik dan masa persembahan / hari
4. Beritahu semua kakitangan sokongan tugas dan peralihan
5. Dapatkan RSVP dari peserta
6. Beritahu peserta pengganti yang diperlukan

6. Mengikuti

1. Dapatkan ucapan draf dari semua penceramah
2. Semak ucapan akhir
3. Dapatkan tag nama untuk semua peserta, penceramah, kakitangan
4. Beli sebarang bahan dan hadiah untuk peserta
5. Kumpulkan semula dengan lokasi acara

7. Semakan dan Kadar

1. Hantar survei kepuasan kepada semua peserta
2. Hantar ulasan kajian kepada semua penceramah
3. Hantar terima kasih kepada semua penceramah dan kakitangan
4. Bertemu rapat dengan pasukan projek

Perancangan lanjut

Struktur kerosakan kerja pelan projek (WBS) di atas menunjukkan contoh untuk merancang mesyuarat syarikat. Ia hanya garis besar. Pasukan projek masih perlu bekerja pada item-item ini dan mengembangkan banyak di antara mereka. Di samping itu, mereka perlu bekerja pada masa yang diperlukan untuk setiap tugas, kepentingan relatif tugas dan hubungan antara / hubungan antara tugas.