10 Perkara Setiap Pengurus Program Baru Perlu Tahu

Pengurusan program adalah pilihan kerjaya yang bermanfaat dan berpatutan, tetapi ia juga boleh menjadi peranan yang mencabar. Jika anda hanya mendapat kerja pengurusan program pertama anda, atau ingin tahu sama ada anda harus membuat lompat ke kerjaya pengurusan program, penting untuk memahami apa kerjaya yang diperlukan. Pertimbangkan 10 perkara di mana setiap pengurus program baru perlu sedar sebelum memulakan peranan pengurusan program.

Pengurusan Program Tidak Sama Dengan Pengurusan Projek

Pengurusan projek adalah mengenai perancangan kerja, mengatur tugas dan sumber, mengawal proses, dan menyampaikan objektif tertentu. Sama ada membuka pejabat baru, melancarkan aplikasi baru, atau membina stadium Olimpik, projek mempunyai permulaan, pertengahan, dan akhir yang jelas dengan satu set objektif yang jelas.

Pengurusan program adalah berbeza dan umumnya lebih luas. Seorang pengurus program mungkin mengawasi pelbagai projek pada satu masa, masing-masing yang mungkin mempunyai pasukan projek sendiri dan pengurus projek. Projek-projek tersebut bersama-sama mungkin semuanya menjadi sebahagian daripada program yang lebih besar yang direka untuk menyampaikan sesuatu nilai kepada organisasi dari masa ke masa.

Mengharapkan Ketidakpastian

Program sememangnya tidak menentu. Walaupun anda mungkin tahu apa gambaran besar itu, ia hanya satu kenyataan penglihatan apabila anda mula. Jalan yang tepat bagaimana untuk sampai ke sana, dan projek apa yang akan diperlukan dalam tempoh masa yang panjang, adalah sesuatu yang perlu anda lakukan semasa anda pergi.

Anda akan bermula dengan perancangan terperinci untuk apa yang anda tahu dan membina gambar bagaimana untuk mengatasi selebihnya apabila anda semakin dekat. Maju memperluaskan perancangan dan cakrawala penyampaian anda sehingga anda tidak boleh pergi lagi.

Sekatkan masa secara berkala untuk merancang langkah seterusnya. Anda juga boleh menggunakan peluang ini untuk memastikan anda masih berada di landasan untuk memberikan nilai perniagaan.

Watch Out for Burnout

Walaupun projek mungkin berakhir dalam tempoh satu tahun atau lebih, program boleh meregangkan secara berterusan.

Pengurus program perlu melindungi pasukan mereka daripada terbakar. Anda tidak boleh bekerja dengan kelajuan tinggi tanpa henti, jadi pastikan kakitangan anda mendapat downtime yang mencukupi. Ini sepatutnya merangkumi tempoh masa yang lebih tenang di tempat kerja dengan lebih sedikit penghantaran dan masa yang mencukupi dari pejabat untuk percutian.

Mengurus cuti sakit dengan teliti, menonton laporan masa lapang anda, dan berjaga-jaga dengan hakikat bahawa kebajikan pasukan anda adalah yang paling penting jika anda mahu mengurangkan pemalsuan dan menjaga orang-orang berbakat anda untuk menjalani program ini.

Anda Perlu Mengurus Kadar

Apabila anda menyampaikan program yang mempunyai tarikh penyelesaian yang jauh, anda perlu menguruskan kadar kerja.Sukar untuk mengekalkan momentum selama bertahun-tahun, jadi peranan anda sebagai pengurus program adalah untuk mengimbangi keutamaan dan projek-projek supaya terdapat output yang dapat diukur yang dihantar secara teratur.

Campurkan kemenangan cepat dan kemajuan mantap ke arah matlamat gambar yang lebih besar. Ini membantu pasukan melihat anda bergerak ke hadapan dan memastikan bahawa terdapat beberapa cerita kejayaan jangka pendek untuk dikongsi untuk mengekalkan motivasi tinggi. Akhirnya, ia membantu pelabur dan pengurus eksekutif melihat bahawa terdapat kemajuan yang sedang dicapai.

Melatih Pasukan Anda untuk Kejayaan

Program sering menyampaikan sesuatu yang baru, unik, atau transformatif untuk organisasi. Salah satu cabaran untuk mengendalikan pelbagai jenis inisiatif ialah anda mungkin tidak mempunyai kemahiran di dalam rumah untuk dapat menyelesaikan semua tugasan dan projek yang diperlukan.

Itu OK dan dijangka. Tugas anda sebagai pengurus program baru adalah untuk memastikan anda boleh meningkatkan, melatih semula, dan mengembangkan orang yang anda miliki supaya bersama-sama anda dapat menangani semua keperluan sumber.

Mungkin terdapat beberapa kawasan di mana anda hanya memerlukan sumber tertentu untuk tempoh yang terhad. Sebagai contoh, anda tidak akan melatih salah seorang kakitangan anda untuk memandu forklift jika itu kemahiran yang anda perlukan selama seminggu. Walau bagaimanapun, jika anda mengubah cara kehadiran dalam talian syarikat anda diuruskan, mungkin akan menjadi berharga untuk memiliki kemahiran pembangunan laman web di rumah bersama dengan beberapa kepakaran mengenai media sosial atau pengoptimuman enjin carian. Ini adalah kemahiran perniagaan yang akan bergantung pada jangka panjang.

Buat keputusan tentang mana yang anda perlu tertanam dalam pasukan dan yang harus disumber luar, kemudian pastikan program anda dapat menyampaikan tugas latihan dan pengambilan yang diperlukan untuk bersedia untuk menguruskan output seperti yang diberikan oleh setiap projek.

Tadbir Urus Lebih Kompleks

Jika anda datang dari latar belakang pengurusan projek, maka tadbir urus tidak akan mengejutkan anda. Inilah cara di mana struktur projek dan program dianjurkan dan dikawal untuk memastikan keputusan dibuat dengan cara yang betul dan orang yang betul terlibat. Adalah penting untuk memastikan kerja sedang berkembang dengan cara yang sesuai dengan kes perniagaan keseluruhan, dan ini membantu menjaga orang ramai bertanggungjawab.

Tadbir urus juga adalah cara pejabat pengurusan projek dan eksekutif kanan dapat memastikan bahawa program berada di landasan untuk memberikan manfaat. Ia juga menyediakan laluan rasmi untuk menutup projek atau keseluruhan program jika dapat ditunjukkan bahawa manfaat tersebut tidak lagi akan dicapai.

Tadbir urus lebih kompleks dalam persekitaran program daripada dalam persekitaran projek. Papan projek dan kumpulan pemandu biasanya mempunyai keahlian peringkat eksekutif. Ini diharapkan sebagai hasil akhir dari program biasanya transformasi perniagaan.

Perancangan Lebih Sulit

Pengurus projek, yang terlibat dalam program, biasanya akan meletakkan rancangan projek mereka bersama-sama, maka pasukan pengurusan program-di bawah arahan anda sebagai pengurus program-bertemu dan rancangannya diintegrasikan.

Ini lebih mudah dikatakan daripada dilakukan. Ia memerlukan mengenal pasti kebergantungan antara projek dan tugas projek. Ia memaksa anda untuk melihat keperluan sumber untuk keseluruhan program dan menyesuaikan aktiviti untuk memenuhi keperluan orang penting.

Sebaik sahaja rancangan program bersepadu anda ditubuhkan, anda boleh menjejakinya dalam carta Gantt atau alat perisian lain. Oleh kerana pengurus projek anda menjejaki projek mereka dalam masa nyata, anda perlu membuat pelarasan pada pelan program, memaklumkan semua orang tentang perubahan dan ejaan apa yang dimaksudkan dengan bidang tugas mereka.

Anda Tidak Perlu Merancang Setiap Talian

Sebagai pengurus program, anda bergantung pada pengurus projek anda untuk melakukan perancangan terperinci. Ia tidak praktikal atau wajar untuk anda menjejaki program dengan ribuan tugas.

Anda memerlukan paparan yang tinggi, tahap tinggi projek dengan detail yang cukup untuk menunjukkan kepada anda sama ada sesuatu akan mempunyai kesan peringkat program.

Cara paling mudah untuk melakukan ini adalah dengan aplikasi perisian khusus. Cuba untuk menguruskan program berjuta-juta dolar anda pada hamparan asas akan menjadi terlalu mencabar.

Anda Perlu Perwakilan

Walau baik, anda berada di delegasi, dalam peranan pengurusan program bermakna anda perlu mendapatkan lebih baik.

Berita baiknya ialah anda harus mempunyai pasukan pengurus projek, dan anda mungkin juga mempunyai pejabat pengurusan program yang berdedikasi untuk menyokong perubahan transformatif anda.

Terdapat banyak kerja yang perlu dilakukan pada sesuatu program, dan menetapkannya untuk memastikan bahawa semua bahagian yang bergerak bergerak bersama pada masa yang tepat adalah satu usaha yang besar. Anda tidak boleh melakukannya sendiri dan anda tidak boleh cuba. Bekerja berapa banyak masa yang anda perlukan untuk melakukan inisiasi program dan kemudian memastikan anda mempunyai pasukan yang ada untuk menyokong anda.

Sekiranya anda tidak mempunyai sesiapa di pejabat pengurusan program anda, mintalah seseorang untuk dipinjamkan kepada pasukan pengurusan program. Terdapat banyak untuk mereka lakukan. Sebagai contoh, seseorang dalam peranan penyelarasan projek akan ditempatkan dengan sempurna untuk menyampaikan koordinasi yang diperlukan di peringkat program, membebaskan anda untuk terlibat dengan tugas strategik.

Jangan Takut Konflik

Terdapat banyak helai untuk program. Dari projek dengan pihak berkepentingan yang sukar untuk tarikh akhir yang tidak dapat dicapai, setiap hari akan memberi anda peluang untuk konflik. Berhati-hati untuk perkara-perkara yang mengganggu prestasi projek dan bersiaplah untuk melangkah apabila diperlukan untuk mengetepikan situasi konflik sebelum ia bermula.