9 Kemahiran Penyelenggaraan Mesyuarat untuk Pengurus

Mesyuarat boleh menjadi peluang untuk berkongsi idea, membincangkan cabaran dan menentukan pelan tindakan, atau mereka boleh menjadi penyumbat masa yang tidak produktif. Malangnya, pengurus sering menjadi penyumbang utama untuk menemui disfungsi proses.

Berikut adalah idea untuk pengurus di semua peringkat untuk mengukuhkan kemahiran fasiliti mesyuarat mereka dalam menyokong peningkatan produktiviti mesyuarat.

Di mana Pengurus Tidak Salah Dengan Mesyuarat

Banyak pengurus berpendapat mereka tahu bagaimana untuk "menjalankan" mesyuarat. Mereka menetapkan agenda, melakukan semua perbincangan, dan membuat semua keputusan. Walaupun ini mungkin merasa mudah dan cekap bagi para pengurus, ia sering membazirkan masa orang, dan ia tidak memanfaatkan potensi kreatif pasukan. Malah, ia mempunyai kesan yang bertentangan kerana pekerja cenderung untuk menarik diri, menangguhkan pengurus yang mahu bertanggungjawab.

Terdapat banyak sebab pengurus tidak melibatkan lebih banyak pekerja mereka dalam mesyuarat, termasuk:

• Takut pergi
• Kepercayaan salah bahawa kerana mereka bertanggungjawab, mereka perlu menyediakan semua jawapan
• Kurang keyakinan terhadap kebolehan atau kemahiran menyelesaikan masalah pekerja mereka
• Kekurangan kemahiran fasiliti mesyuarat

Sedangkan tiga perkara pertama adalah tingkah laku pengurus yang lemah, yang terakhir, kemahiran fasilitasi, dapat dipelajari dan diperkuat dengan amalan.

Memperkukuhkan Kemahiran Fasilitasi Mesyuarat Anda

Secara takrif, memudahkan cara, " Untuk memudahkan atau kurang sukar; membantu ke hadapan. "Bagi pengurus untuk memudahkan mesyuarat (bukannya menjalankannya), mereka perlu bersedia melepaskan kuasa mereka dan terbuka kepada hasil dan pendekatan yang berbeza.

Fasilitasi mesyuarat yang tepat melibatkan semua orang yang terlibat dalam mengenal pasti dan menyelesaikan masalah. Pasukan akan sentiasa membangunkan penyelesaian yang lebih baik dan lebih kreatif daripada mana-mana pengurus yang boleh dan akan lebih cenderung untuk menyokong pelaksanaan penyelesaian.

Berikut adalah sembilan kemahiran yang diperlukan untuk memudahkan mesyuarat, yang semuanya dapat dipelajari dan dipertingkatkan dengan amalan:

1. Perancangan agenda. Mesyuarat kerjasama bermula dengan perancangan agenda. Memilih topik yang mengundang penyertaan, iaitu masalah untuk diselesaikan jauh lebih menarik daripada topik "maklumat". Walau bagaimanapun, masa yang mencukupi perlu diperuntukkan untuk membolehkan penglibatan kumpulan.
2. Persekitaran dan suasana iklim. Logistik perkara! Apabila orang tidak selesa, tidak dapat melihat satu sama lain, tidak dapat mendengar, atau lapar, keputusan pertemuan akan menderita. Ketahui cara menggunakan logistik sebagai cara untuk menggalakkan penyertaan yang hebat dan menghilangkan halangan.

1. Meminta soalan. Soalan-soalan besar merangsang perbincangan hebat. Artikel ini, "70 Kejuruteraan Awesome Soalan Menggunakan Model GROW," menawarkan beberapa peminat perbincangan yang luar biasa.
2. Mendengar aktif. Apabila seorang pengatur kata, cek untuk memahami, dan meminta soalan susulan, ia menggalakkan lebih banyak penyertaan dan mengekalkan perbincangan yang mengalir.
3. Brainstorming. Kebanyakan orang berfikir mereka sudah tahu bagaimana untuk membuat brainstorming. Walau bagaimanapun, mereka biasanya tidak. Dalam terlalu banyak tetapan, keberkesanan brainstorming dikurangkan oleh pengurusan proses yang lemah, tekanan sosial atau politik yang kuat dan kemahiran pemupukan yang lemah. Ramai orang tidak pernah benar-benar mengalami kekuatan sesi brainstorming yang baik.

1. Kemahiran membina konsensus. Konsensus tidak bererti bahawa semua orang harus bersetuju dengan keputusan. Ini bermakna semua orang mempunyai peluang untuk berkongsi perspektif mereka dan mencadangkan idea. Fasilitasi yang tepat akan membimbing kumpulan dari perkongsian idea untuk pembangunan keputusan yang berkesan. Mencapai konsensus memerlukan lebih banyak masa, tetapi biasanya akan mendapat lebih banyak pembelian dari kumpulan secara keseluruhan. Walau bagaimanapun, ingat bahawa konsensus bukan matlamat utama. Keputusan yang berkesan bagi masalah yang dihadapi adalah isu yang paling penting. Lihat Rangka Kerja Membuat keputusan Konsensus Enam Langkah lebih lanjut mengenai cara untuk memimpin satu pasukan melalui proses membuat keputusan konsensus.

1. Penyelesaian konflik. Setiap kali ada orang yang terlibat dalam menyelesaikan masalah, konflik tidak dapat dielakkan. Malah, konflik terhadap tugas atau isu ini dilihat oleh penyelidik pasukan sebagai sebahagian daripada proses untuk membuat keputusan yang berkesan. Seorang pengurus mesti belajar bagaimana untuk memanfaatkan kuasa konflik dengan cara yang positif.
2. Kemahiran komunikasi tanpa lisan. Walaupun penyelidik membantah peratusan yang tepat, kebanyakan akan bersetuju bahawa lebih daripada 50 peratus komunikasi adalah bukan lisan. Seorang pengurus perlu membaca nada kumpulan dan bahasa badan untuk menilai tahap penglibatan, ketulusan, dan komitmen mereka.

1. Rakaman. Fasilitasi kumpulan yang mahir melibatkan mengetahui kapan hendak beralih ke papan selebaran atau papan putih untuk menangkap apa yang orang katakan. Melakukannya membuatkan orang merasa seperti idea mereka didengar dan dihargai, dan berfungsi sebagai rekod berharga untuk digunakan untuk perancangan tindakan dan tindak lanjut.

Garisan bawah

Masa adalah aset berharga dalam kehidupan dan di tempat kerja. Berusaha untuk menguruskan mesyuarat untuk kecekapan dan keberkesanan yang optimum. Belajar, mengamalkan dan menggunakan sembilan kemahiran pemudahan yang dikenal pasti di atas adalah tempat yang tepat untuk bermula.