Cara Menulis E-mel Profesional - 7 Soalan untuk Tanya Diri Sebelum Anda Hantar Hantar

Selama bertahun-tahun sekarang, orang telah meramalkan kematian e-mel. Walaupun benar, kami menggunakan bentuk komunikasi lain seperti menghantar mesej dan media sosial untuk "berbual" kepada rakan-rakan atau menghantar mesej pantas kepada rakan-rakan kami, kami masih menggunakan e-mel, terutamanya untuk komunikasi yang berkaitan dengan kerja. Ia juga merupakan cara utama untuk menghubungi apabila anda memohon pekerjaan. Ia sama pentingnya untuk mengetahui cara menulis e-mel profesional.

E-mel mungkin menjadi titik permulaan hubungan anda dengan seseorang dan kerana itu, ini merupakan peluang pertama anda untuk membuat tanggapan. Berhati-hati dalam menyusun mesej anda. Sebelum anda memukul hantar, jawab 7 soalan ini.

1. Adakah ralat mesej saya percuma?

Memeriksa e-mel anda untuk kesilapan adalah perkara yang paling penting yang boleh anda lakukan sebelum anda menghantarnya. Ejaan yang salah dan tatabahasa yang buruk akan membuat anda kelihatan cuai. Itu bertentangan dengan kesan yang anda cuba buat, terutamanya jika anda memohon pekerjaan.

Tesbahkan hingga anda yakin anda telah menangkap kesilapan ejaan dan tatabahasa, serta kesilapan. Grammarly.com mempunyai alat percuma, termasuk pelanjutan untuk penyemak imbas Chrome, yang dapat membantu anda dengan ini.

2. Apakah alamat e-mel saya tentang saya?

Alamat e-mel kerja anda-yang mana, tidak boleh digunakan untuk mencari kerja-mungkin sangat mudah. Kemungkinan besar ia adalah beberapa varian nama anda. Anda mungkin memilih alamat yang kurang seperti perniagaan untuk digunakan untuk e-mel peribadi. Alamat yang bersifat sugestif, kanak-kanak, atau comel adalah baik-baik saja jika anda hanya menggunakannya untuk menghantar mesej kepada rakan dan keluarga anda tetapi jika anda perlu menulis e-mel profesional, mendaftar untuk akaun baru yang menyampaikan profesionalisme.

Sediakan alamat e-mel yang menggunakan nama sebenar anda. Cuba nama pertama dan terakhir anda; nama pertama anda, nama awal dan nama tengah; atau beberapa kombinasi dari mereka. Jangan hantar e-mel profesional anda ke [email protected].

3. Adakah nama dan alamat e-mel di medan "Kepada" betul?

Apabila anda mula menaip nama penerima ke medan "Ke", kebanyakan pelanggan e-mel akan mengisi nama lain dengan satu daripada kenalan anda. Anda boleh dengan mudah berakhir dengan nama yang salah dalam bidang itu jadi pastikan untuk memberi perhatian kepada ini.

Bayangkan apa masalah yang mungkin timbul jika anda secara tidak sengaja menghantar e-mel kepada penerima yang salah. Katakan anda sedang mencari pekerjaan semasa anda masih bekerja. Seorang pengurus pengambilan pekerja majikan boleh mempunyai nama yang bermula dengan huruf yang sama dengan nama bos anda sekarang. Betapa memalukan jika anda menghantar bos anda mesej yang dimaksudkan untuk pengurus pengambilan itu? Bukan sahaja anda ingin memastikan mesej anda mencapai destinasi yang dimaksudkan, tetapi anda juga ingin memastikan ia tidak sampai kepada yang tidak diinginkan.

4. Adakah saya menggunakan tajuk yang betul untuk menangani penerima?

Sekiranya anda sudah berada di atas nama pertama dengan orang yang anda menghantar e-mel, tidak mengapa untuk mengalaminya dengan cara itu dalam mesej anda. Walau bagaimanapun, jika ini adalah kali pertama anda berkomunikasi dengan seseorang, atau anda tidak pasti bagaimana mereka lebih suka ditangani, lebih baik menggunakan tajuk formal seperti Encik, Cik, Puan, atau Dr. dan terakhir penerima nama.

Sentiasa sesat di sisi berhati-hati. Ia tidak boleh menyakiti untuk menjadi formal. Untuk petunjuk tentang bagaimana seseorang yang anda mempunyai hubungan yang mantap lebih suka ditangani, perhatikan kembali mesej terdahulu untuk melihat bagaimana mereka ditandatangani. Itu akan membantu anda menentukan apa yang perlu dilakukan.

5. Adakah nada saya menyampaikan mesej saya dengan baik?

Seperti kata pepatah, "Bukan apa yang anda katakan tapi bagaimana anda mengatakannya." Apabila anda bercakap dengan seseorang secara bersemuka, anda boleh bergantung kepada intonasi, bahasa tubuh, dan ungkapan muka untuk membantu memberi makna tambahan kepada kata-kata anda.

Apabila anda cuba menyampaikan mesej yang sama secara bertulis, terdapat lebih banyak ruang untuk salah faham kerana pembaca tidak dapat melihat wajah anda, membaca bahasa tubuh anda, atau mendengar suara anda. Pastikan mesej anda bersikap sopan dan mesra, dan makna yang dimaksudkan adalah jelas.

6. Adakah mesej saya mudah, tetapi tidak sembunyi?

Menjaga mesej anda pendek dan manis akan menjadikan mereka lebih mudah difahami. Pada masa yang sama, anda tidak perlu meninggalkan sesuatu yang penting. Anda tidak mahu memaksa penerima e-mel anda untuk meneka apa yang anda cuba katakan. Mesej anda sepatutnya tepat tetapi masukkan semua maklumat yang diperlukan.

7. Adakah saya termasuk lampiran yang tidak diminta?

Ramai orang enggan membuka lampiran e-mel yang tidak mereka harapkan. Mereka adalah hak untuk mengelak daripada melakukan itu. Virus komputer sering ditransmisikan dalam lampiran tersebut. Jika anda ingin menghantar fail kepada seseorang, sebagai contoh, resume anda, minta penerima anda terlebih dahulu untuk mendapatkan izinnya. Hantarkannya hanya jika dia mengatakan ia baik-baik saja.