Bagaimana Mengadakan Mesyuarat Semua Tangan untuk Pekerja Anda

Adakah syarikat anda mengadakan mesyuarat semua tangan? Jika tidak, anda mungkin mahu berfikir tentang menganjurkan mesyuarat sedemikian. Sudah tentu, anda tidak sepatutnya mengadakan mesyuarat semata-mata kerana anda ingin mempunyai item yang diperiksa senarai tugas anda, oleh itu inilah mengapa, bila dan bagaimana untuk mengaturkan pertemuan semua tangan.

Kenapa Anda Mahu Memegang Mesyuarat Semua Tangan?

Kadang-kadang anda perlu mendapatkan maklumat kepada seluruh kakitangan, dan pertemuan semua tangan adalah peluang terbaik untuk melakukannya. Ya, anda boleh menghantar maklumat melalui e-mel, tetapi bergantung kepada maklumat, anda mungkin mendapati bahawa menyampaikannya secara langsung adalah cara yang lebih berkesan untuk berkomunikasi.

Selain itu, bergantung pada seberapa besar dan menyebarkan perniagaan anda, pertemuan semua tangan adalah peluang yang baik untuk membina pasukan dan membolehkan pekerja bersambung dengan satu sama lain. dan membenarkan pekerja bersambung antara satu sama lain. Sekiranya perniagaan anda mempunyai beberapa laman web, pekerja di tapak A mungkin menghadapi masalah yang diatasi oleh seseorang di tapak B, tetapi jika mereka tidak tahu orang itu, mereka tidak akan meminta bantuan.

Akhirnya, satu mesyuarat semua tangan membolehkan pekerja anda bertanya soalan di hadapan rakan sekerja mereka. Ini membebaskan masa anda kerana anda boleh berkongsi jawapan yang sesuai sekali daripada mengulangi berulang-ulang untuk pelbagai pekerja.

Apakah Isu-isu Terbungkus Terbaik dalam Mesyuarat Semua Tangan?

Isu-isu jenis ini umumnya disampaikan dengan lebih baik apabila dihantar dalam mesyuarat semua tangan bukan melalui e-mel atau meminta pengurus setempat memberitahu kakitangan mereka.

• Memperkenalkan kepimpinan kanan baru. Jika anda mempunyai presiden atau CEO baru, anda mahu dia memperkenalkan diri kepada seluruh kakitangan. Ia membuat perbezaan yang besar kepada orang ramai untuk mengetahui wajah di belakang perubahan nama dan dasar.
• Matlamat syarikat baru. Apabila pasukan senior anda ingin berkongsi matlamat syarikat dengan kakitangan, mempunyai semua orang di dalam bilik yang sama adalah idea yang hebat. Ia membolehkan orang ramai bertanya, jadi mereka memahami logik dan alasan di belakang matlamat.
• Apabila ada perubahan yang ketara. Ini boleh menjadi pengambilalihan syarikat baru, divestasi, penyusunan semula, atau apa-apa yang menyentuh semua bidang syarikat. Sekali lagi, komunikasi terbuka dan jujur ​​adalah matlamat di sini.

Sudah tentu, ini bukanlah satu-satunya alasan untuk memanggil mesyuarat semua tangan, tetapi pastikan bahawa pertemuan semua tangan adalah cara terbaik untuk menyampaikan maklumat sebelum anda pergi ke masalah untuk mengatur pertemuan semua tangan.

Bagaimana Mengadakan Mesyuarat Semua Tangan

Langkah pertama, seperti yang dinyatakan di atas, mempunyai tujuan yang berguna untuk pertemuan semua tangan. Sebaik sahaja anda mempunyai tujuan, anda boleh merancang dan mengadakan mesyuarat.

Pertama, fikirkan logistik. Anda mungkin mendapati bahawa ia adalah menyeronokkan untuk memilih dan menjemput penceramah, menyediakan dokumen, dan merancang untuk masa rangkaian, tetapi jika anda gagal pada sisi logistik, mesyuarat semua tangan anda tidak akan berfungsi. Anda perlu berurusan dengan isu-isu ini untuk mengadakan pertemuan semua tangan yang berjaya.

• Lokasi. Sekiranya perniagaan anda kecil dan anda semua boleh muat di sekitar meja persidangan, maka masalah ini dapat diselesaikan. Jika syarikat anda besar-walaupun anda semua bekerja di bangunan yang sama, anda mungkin perlu menyewa auditorium atau pusat persidangan untuk mesyuarat anda. Pastikan anda mempunyai tempat duduk untuk semua orang.
• Perjalanan. Adakah orang harus pergi jauh untuk datang ke mesyuarat semua tangan anda? Sekiranya orang perlu memandu dari jauh, pastikan anda memulakan mesyuarat dengan cukup lewat sehingga kakitangan anda tidak perlu pulang ke rumah pada jam 4:00 pagi untuk membuatnya. Ingat, meninggalkan rumah awal adalah kesusahan bagi ramai orang.

• Praktikal. Mesyuarat bersemuka secara bersemuka mungkin merupakan cara terbaik untuk memperkenalkan CEO baru. Tetapi, jika ia melibatkan orang terbang dari pelbagai lokasi, dan meletakkannya di hotel, sementara pejabat anda di lokasi-lokasi ini ditutup selama beberapa hari, itu mungkin bukan idea terbaik. Sebaliknya, pertimbangkan untuk melakukan persidangan video. Jangan biarkan orang melihat persidangan video dari meja mereka, tetapi mintalah mereka datang bersama-sama dengan lokasi untuk peluang membina pasukan menonton pengenalan.

• Makanan. Sekiranya ini adalah satu-satu mesyuarat singkat yang memperkenalkan CEO, anda hanya memerlukan lokasi. Jika persidangan sehari yang melibatkan pelbagai penceramah dan bengkel, anda perlu mengatur makanan untuk makan tengahari dan rehat.

Siapa yang Perlu Hadir di Mesyuarat Semua Tangan?

Dengan logistik ini disusun, anda hanya perlu mengatur pembesar suara. Anda akan mempunyai perubahan seluruh syarikat yang diperkenalkan oleh CEO / Pemilik / Presiden. Ketua Jabatan boleh menerangkan isu-isu yang berkaitan dengan jabatan mereka, tetapi penjelasan tentang inisiatif seluruh syarikat perlu datang dari atas.

Sememangnya, perubahan kepada dasar HR boleh datang dari Ketua Pegawai Sumber Manusia, dan peralihan pemasaran boleh datang dari Ketua Pegawai Pemasaran, tetapi pelan keseluruhan termasuk matlamat, strategi, dan visi perlu datang dari atas.

Pastikan semua pekerja disertakan-atau bukan mesyuarat semua tangan. Sekiranya maklumat itu hanya berkaitan dengan pengurus, maka mengapa anda membawa penyumbang individu ke mesyuarat? Jika perubahan hanya mempengaruhi IT, mengapa perakaunan mengambil masa untuk menghadiri mesyuarat ini?

Apa yang Perlu Berlaku di Mesyuarat Semua Tangan?

Semua maklumat yang anda berikan di mesyuarat semua tangan perlu relevan, tepat pada masanya, kritikal, dan (mudah-mudahan) menarik. Pasti, memperkenalkan bagaimana syarikat anda akan mematuhi peraturan-peraturan kerajaan yang baru tidak akan menyebabkan orang ramai bersorak. Tetapi ingat, anda lebih cenderung untuk melibatkan orang jika anda membentangkan maklumat dengan cara yang menarik.

Selain pembicara dan bengkel (jika berkenaan), pastikan anda menyediakan masa untuk rangkaian. Rangkaian sering dianggap sebagai sesuatu yang anda lakukan untuk mencari pekerjaan baru, tetapi anda juga boleh menggunakan rangkaian secara dalaman. Anda mahu kakitangan anda saling mengenali. Sediakan tanda nama (jika anda tidak memakai lencana) yang memaparkan nama dan tajuk dan lokasi.

Matlamat keseluruhan mesyuarat semua tangan adalah untuk membawa pekerja syarikat bersama-sama. Anda mahu orang ramai berasa seperti pertemuan itu bernilai masa mereka. Sekiranya anda tidak dapat merasakan perasaan yang berbaloi itu, langkau mesyuarat semua tangan dan hantar e-mel dengan maklumat itu.