Peraturan Etika E-mel di Tempat Kerja

Walaupun anda tidak boleh menggunakan e-mel untuk berkomunikasi secara sosial seperti yang pernah anda lakukan, anda mungkin masih menggunakannya untuk korespondensi profesional. Sekiranya anda berinteraksi dengan rakan sekerja, bos, pelanggan, dan pelanggan anda, dan calon majikan, pastikan anda mengikuti enam peraturan ini untuk etiket e-mel yang betul.

1. Pikiran Anda Adab

Malah di dunia di mana kita bergegas untuk menyelesaikan sesuatu secepat mungkin untuk meneruskan tugas seterusnya, meluangkan masa untuk menggunakan adab yang baik dalam e-mel anda. Jangan mengabaikan untuk mengatakan "sila" dan "terima kasih."

Apabila menangani orang yang anda tidak tahu dengan baik atau sama sekali, atau dengan siapa anda hanya mempunyai hubungan formal, alamat mereka dengan tajuk dan nama akhir mereka, kecuali mereka telah meminta anda untuk melakukan sebaliknya. Sebagai contoh, katakan "Dear Mr. White" atau "Dear Ms. Gray." Jika anda membalas e-mel dan penghantar mesej asal telah menandatanganinya dengan nama pertama sahaja, maka anda dengan selamat boleh menganggapnya tidak baik untuk menangani mereka dengan cara yang sama.

2. Tonton Nada Anda

Nada adalah bagaimana anda, sebagai seorang penulis, dapat meluahkan sikap anda dalam mesej e-mel. Ia mempengaruhi bagaimana ia diterima. Anda biasanya ingin memastikan untuk menjangkau penerima sebagai hormat, mesra, dan mudah didekati. Anda tidak mahu bunyi atau menuntut. Baca semula mesej anda beberapa kali sebelum memukul hantar.

Apabila menulis kepada seseorang yang anda telah berkomunikasi sebelum ini, mulakan dengan mengatakan sesuatu yang mesra seperti "Saya berharap awak baik." Walaupun emojis boleh membantu anda menyampaikan nada dengan lebih mudah, jangan menggunakannya dalam e-mel profesional melainkan anda menulis kepada seseorang yang anda mempunyai hubungan yang tidak rasmi. Jangan gunakannya semasa menulis kepada calon majikan.

Ia selalu dianggap etiket e-mel yang buruk untuk menulis e-mel atau sebahagian daripada satu dalam semua huruf besar. Ia akan membuat anda kelihatan seperti anda menjerit.

3. Jadilah ringkas

Orang yang sibuk tidak mempunyai masa atau kecenderungan untuk menghabiskan lebih dari satu minit membaca e-mel individu. Sekiranya anda mahu membenarkan penerima anda membaca mesej anda dengan cepat-dan masih faham-anda mesti simpan ringkasnya.

Walau bagaimanapun, jangan berikan perincian yang penting. Pastikan mesej anda dengan jelas menyampaikan alasan anda untuk menulisnya di tempat pertama. Tiada siapa yang menjimatkan masa jika anda akhirnya mempunyai bolak-balik semasa anda cuba menerangkan butir-butir yang anda hindarkan.

4. Elakkan Menggunakan Singkatan Teks

Walaupun anda ingin menjimatkan masa, anda tidak boleh menggunakan singkatan teks dalam e-mel profesional anda. Sekiranya anda banyak teks, seberapa banyak orang lakukan, anda mungkin terbiasa menggunakan semacam singkatan untuk bercakap dengan rakan anda.

Sebagai contoh, anda boleh menggunakan "u," "ur," dan "plz" dan bukannya "anda," "anda," dan "sila." Singkatan ini tidak mempunyai tempat dalam korespondensi perniagaan kecuali penerima adalah seseorang yang mempunyai hubungan santai anda.

5. Gunakan Alamat E-mel Profesional

Untuk mesej yang berkaitan dengan tugas anda sekarang, selalu gunakan alamat email majikan yang diberikan kepada anda. Walau bagaimanapun, anda tidak boleh menggunakannya untuk menghantar mesej yang tidak berkaitan dengan tugas anda, sebagai contoh, jika anda mencari yang baru. Gunakan akaun e-mel peribadi sebaliknya.

Sekiranya anda tidak mempunyai akaun peribadi, misalnya, satu pembekal khidmat internet anda disediakan semasa anda mendaftar untuk perkhidmatan, mendapatkan akaun e-mel percuma. Gunakan Gmail atau perkhidmatan lain untuk menyediakan alamat yang berbunyi profesional. Jangan gunakan apa-apa yang bodoh atau palsu. Nama awal dan nama pertama anda atau nama penuh anda adalah pilihan yang sesuai.

6. Jangan Lupakan Ejaan dan Tatabahasa

Ia adalah mustahak bahawa anda menyemak semula e-mel anda dengan berhati-hati. Jangan sekali-kali mengabaikan langkah kritikal ini, tidak kira betapa sibuknya anda. Perkara-perkara yang ingin anda perhatikan adalah ejaan yang betul dan tata bahasa yang betul. Sebagai tambahan kepada perkataan ejaan dengan betul, anda juga ingin mengeja nama orang dengan betul, termasuk penerima dan nama syarikatnya.

Berhati-hati dengan terlalu bergantung pada pemeriksa ejaan. Mereka mungkin tidak perasan salah kata perkataan apabila digunakan secara salah. Sebagai contoh, pemeriksa ejaan tidak akan menandakan kata "ke" dalam kalimat, "Saya perlu bertanya untuk anda," walaupun, dalam konteks ini, ia mestilah "dua". Semak semakan ejaan anda tidak pasti dengan menggunakan kamus dalam talian percuma seperti Merriam-Webster.