Bagaimana Menulis Pelan Pengurusan Projek

Pelan pengurusan projek adalah dokumen yang menetapkan bagaimana pasukan akan bekerja pada projek tersebut. Ia menerangkan kitar hayat projek dan meliputi bagaimana kerja itu akan dilaksanakan, dipantau, dikawal dan ditutup secara rasmi.

Pelan pengurusan projek sebenarnya merupakan istilah generik untuk semua sub-rancangan yang akan anda hasilkan untuk projek itu. Kita boleh menentukan pelan pengurusan projek sebagai segala yang diliputi dalam rancangan ini:

• Pelan pengurusan keperluan
• Pelan pengurusan skop
• Pelan pengurusan jadual
• Pelan pengurusan kualiti, jika anda mempunyai satu
• Pelan pengurusan kos
• Pelan pengurusan risiko (yang harus merujuk log risiko anda)
• Tukar rancangan pengurusan
• Pelan pengurusan perolehan, jika anda memerlukan satu untuk projek itu
• Rancangan pengurusan konfigurasi, sekali lagi, hanya jika anda bercadang untuk menulis satu: anda mungkin tidak merasakan bahawa ia perlu untuk projek anda
• Pelan pengurusan sumber manusia

Pelan pengurusan projek juga termasuk maklumat penting tentang garis dasar projek, terutama untuk skop dan jadual. Ini memberi anda garis dalam pasir yang anda boleh merujuk kembali supaya anda dapat melihat dengan mudah apa yang telah berubah apabila anda akhirnya menutup projek itu dan membandingkan yang dirancang untuk prestasi sebenar.

Setelah itu, pelan pengurusan projek wujud sebagai dokumen dengan haknya sendiri. Inilah yang perlu disertakan dan bagaimana merujuk bahagian-bahagian lain.

Menulis Dokumen Rancangan Pengurusan Projek

Mulakan dokumen anda dengan nama projek dan tarikh. Gunakan template dari Pejabat Pengurusan Projek anda jika anda mempunyai satu, untuk menyimpan harus bermula dari awal.

Kemudian masukkan bahagian ini:

Ambang dan Basel: Huraikan bagaimana garis dasar akan diuruskan untuk jadual, skop, kos dan bidang kualiti projek. Tetapkan variasi yang boleh diterima untuk merancang (contohnya +/- 10 peratus) dan apa yang akan anda lakukan jika kelihatan seperti itu akan dilanggar. Anda mungkin telah mendokumenkan ini dalam Piagam Projek anda.

Tadbir Urus: Mengisikan ulasan projek, ulasan rakan dan langkah tadbir urus yang anda akan gunakan semasa anda menjalani kitar hayat pengurusan projek. Sekurang-kurangnya, anda harus memasukkan tanda rasmi pada akhir setiap fasa. Ini adalah salah satu peranan penaja projek. Anda juga boleh memasukkan butiran ulasan berkualiti yang akan anda pegang jika itu sesuai untuk projek anda.

Keputusan Metodologi: Ini adalah tempat yang baik untuk menuliskan bit yang mana metodologi pengurusan projek anda anda memutuskan untuk tidak melakukannya kerana ia tidak relevan. Sebagai contoh, anda boleh perhatikan di sini bahawa anda tidak akan melakukan pelan pengurusan perolehan kerana tidak ada perolehan yang diperlukan untuk projek anda.

Apa-apa lagi: Jangan terhad kepada tajuk ini. Termasuk apa pun yang anda fikir mungkin relevan dengan perancangan projek seperti hubungan dengan projek lain di syarikat, faktor luaran yang mungkin mempengaruhi perancangan yang anda ingin bawa ke perhatian seseorang dan sebagainya.

Rancangan Subsidiari

Jika anda menggabungkan semua dokumen projek anda kepada satu, ia akan menjadi pelan pengurusan projek yang besar. Adalah lebih baik untuk memasukkan pautan (atau sekurang-kurangnya keterangan mengenai dokumen yang boleh didapati) dalam dokumen ini. Kemudian jika seseorang mahu pergi dan membacanya, mereka dapat menemuinya, tanpa pelan pengurusan projek anda menjadi terlalu lama sehingga tidak ada yang melihatnya sama sekali.

Jangan lupa untuk memautkan kepada garis dasar juga. Untuk garis dasar jadual projek, simpan versi pelan anda dan sambungkannya. Untuk asas kos, simpan satu versi perancangan bajet anda hari ini dan hubungkan dengan itu. Dokumen ini adalah dokumen yang hidup dan akan berubah apabila projek bergerak, tetapi anda akan menyimpan fail asal supaya anda dapat melihat semula dan membuat perbandingan.

Akhir sekali, tambahkan kawalan versi ke pelan pengurusan projek anda supaya jika anda perlu memperbaharuinya, anda akan dapat melihat dengan mudah jika anda bekerja pada salinan terkini.