Amalan Pengurusan Mesyuarat Membantu Meningkatkan Produktiviti

Kami menghabiskan banyak kerja dalam mesyuarat. Dalam banyak keadaan, amalan pengurusan mesyuarat yang lemah menyebabkan penggunaan peserta tidak produktif yang tidak produktif. Dalam artikel yang berkaitan, kami menawarkan panduan mengenai menjadikan lima senario mesyuarat umum menjadi peristiwa produktif. Berikut adalah idea tambahan untuk menyokong pengukuhan utiliti, produktiviti, dan kesan mesyuarat.

Key Management Meeting - Stand PAT

Sesetengah pengurus menggunakan P.A.T. pendekatan kepada mesyuarat, memerlukan a Ptolong, a Agenda, dan a Timeframe. Mempertimbangkan peserta dengan perkara-perkara penting dalam konteks ini menjelang sesi memastikan orang ramai hadir bersedia untuk mengambil bahagian dan menyokong niat keseluruhan mesyuarat. P.A.T yang jelas garis besar membantu memastikan sesi yang produktif.

Anda harus dapat menentukan tujuan pertemuan dalam 1 atau 2 ayat paling banyak. "Pertemuan ini adalah untuk merancang kempen pemasaran baru" atau "mesyuarat ini untuk mengkaji semula dasar baru perkapalan untuk mengendalikan pulangan." Tujuan ini membantu memastikan semua orang tahu mengapa mereka berada di sana, apa yang perlu dilakukan, dan bagaimana untuk memandu kemajuan dan memandu untuk kesimpulan.

Tetapkan agenda. Senaraikan item yang akan anda tinjau / bincang / diperiksa. Kami ingin memberikan had masa kepada setiap item agenda (lihat di bawah) dan mengenal pasti orang yang bertanggungjawab untuk menyederhanakan perbincangan. Tetapkan tempoh masa; sekurang-kurangnya menetapkan waktu permulaan dan akhir. Kami juga mengesyorkan menetapkan tempoh untuk setiap item dalam agenda. Ini sepatutnya sampai kepada tempoh mesyuarat keseluruhan.

Mulakan Mesyuarat Anda dari Masa

Sekiranya anda bekerja di salah satu kebudayaan di mana orang menetas dalam pertemuan sehingga lima atau sepuluh minit selepas waktu mula yang dijadualkan, sudah tiba masanya untuk memulakan trend baru. Satu firma menggalakkan para pengurusnya menutup pintu pada waktu permulaan yang dijadualkan, dan mereka yang terlambat tidak dialu-alukan untuk hadir. Walaupun ini mungkin lebih drastik daripada yang anda ambil hati untuk bertindak, anda sepatutnya tidak mempunyai keraguan tentang membawa mesyuarat itu memerintahkan, mengkaji tujuan dan mengesahkan jangkaan dan masa.

Jangan tunggu penyerang yang muncul. Apabila seseorang tiba terlambat, jangan pergi balik dan semak semula apa yang telah dilindungi. Teruskan dengan topik mesyuarat anda. Ini akan menjadi janggal untuk penyerang dan meningkatkan kemungkinan dia tiba tepat pada masanya pada mesyuarat berikutnya.

Jika penganjur / penaja mesyuarat tidak muncul tepat pada masanya, pertimbangkan mesyuarat dibatalkan dan kembali bekerja. Tempoh menunggu lima hingga tujuh minit adalah munasabah. Kebingungannya, penganjur mesyuarat berlari ke dalam kesukaran yang tidak dijangka dan lebih suka anda tidak membuang masa anda menunggu dia.

Simpan Mesyuarat berdasarkan Topik

Amalan yang baik adalah untuk memberi seseorang peranan untuk menjaga semua orang di landasan semasa mesyuarat. Sering kali, perbincangan hanyut dan kemudian merendahkan pendapat, idea, fakta, dan emosi. Sebaliknya, peruntukkan peranan dan memaklumkan kepada semua orang yang hadir bahawa individu ini akan menginterjurkan jika dan apabila perbincangan membatalkan agenda dan item perbincangan tertentu. Di sesetengah firma, peranan ini dirujuk sebagai "Cope Lalu Lintas", yang lain, "Penyimpan Topik." Terlepas dari label, peranan ini sangat membantu dalam memperkuat keberkesanan dan produktiviti mesyuarat anda.

Jika topik-topik tambahan yang timbul adalah agenda luar tetapi penting untuk dibincangkan, mereka harus ditangkap dengan jelas dan ditempatkan di "tempat letak kereta" untuk pertimbangan dan perbincangan masa depan atau untuk mesyuarat yang diskret. Pemilik mesyuarat mempunyai hak untuk membenarkan perbincangan yang berbeza jika menyokong keseluruhan tujuan mesyuarat.

Simpan dan Pengedaran Nota / Minit Mesyuarat

Seseorang, selain daripada penganjur mesyuarat, sepatutnya menyimpan minit mesyuarat. Rakaman yang baik minit akan termasuk:

• Waktu mesyuarat, tarikh, lokasi
• Huraian tujuan itu
• Salinan agenda
• Senarai peserta dan senarai orang yang tidak hadir
• Penyenaraian ringkasan kesimpulan, perkara tindakan, tanggungjawab dan tarikh untuk disiapkan. Ramai notetaker menggunakan agenda sebagai panduan untuk menyenaraikan kesimpulan dan tindakan.
• Mesyuarat susulan yang dirancang jika benar-benar diperlukan.

Sebaiknya, bagikan nota-nota mesyuarat secepat mungkin selepas tamatnya mesyuarat itu dan sememangnya dalam satu hari perniagaan. Minit dan nota menjadi peringatan penting bagi peserta serta sumber maklumat untuk pihak berkepentingan lain atau, bagi mereka yang terlepas mesyuarat tersebut. Menit adalah alat yang hebat untuk memanfaatkan untuk mengingatkan orang dan pasukan tindakan tindak lanjut mereka.

Garisan bawah

Ada kemungkinan pertemuan akan menghasilkan hasil yang positif, membantu membina projek dan orang-orang ke hadapan, hanya tidak bergantung padanya. Sesetengah ketekunan dan pengukuhan teknik pengurusan mesyuarat anda secara sengaja akan meningkatkan peluang anda untuk memacu hasil yang hebat.

Dikemaskini oleh Art Petty