Dalam Pertahanan Meja Messy

Setiap hari lebih banyak maklumat dibuang kepada anda. Mel baru, laporan daripada pelbagai jawatankuasa, invois, cadangan, dan lebih banyak lagi memukul meja anda beberapa kali sehari. Anda terlalu sibuk untuk menanganinya dengan segera sehingga ia hanya mula menumpuk. Desktop anda mula kelihatan seperti zon perang.

Masalahnya di sini bukan kerana meja anda adalah kemas; masalahnya adalah bahawa perkara penting hilang. Ia sama ada dikebumikan oleh bahan baru yang masuk, atau ia berada dalam bahan baru tetapi tidak dapat dilihat. Akibatnya, anda menghabiskan terlalu banyak masa untuk perkara-perkara yang hanya mendesak dan bukannya yang penting.

Apabila bos anda ingin tahu berapa lama dia boleh mempunyai laporan itu untuk Naib Presiden, anda tidak mahu memberitahu dia anda tidak melihat memo yang dia menghantar anda meminta laporan itu. Juga bos anda akan senang mendengar bahawa susun atur untuk barisan produk baru terlambat kerana anda mengetepikannya dan ia ditutup dan anda terlupa mengenainya.

Sesetengah orang akan memberitahu anda cara terbaik untuk menyelesaikan masalah ini ialah meja bersih. Yang lain mengatakan keadaan huru-hara baik-baik saja. Siapa yang betul?

Meja berantakan, Minda yang berantakan

Belum lama dahulu, terdapat ungkapan yang popular 'meja berantakan adalah tanda minda yang berantakan.' Ekspresi itu menimbulkan keseluruhan industri yang direka untuk membantu eksekutif perniagaan membersihkan desktop mereka sebagai tanda ketajaman mental mereka.

Tidak syak lagi, anda telah melihat filem di mana bos duduk di pejabatnya di atas pencakar langit di pusat bandar. Dia duduk di belakang meja atas kaca tanpa laci. Perhiasan hanya set pena yang mengagumkan untuk menandatangani dokumen penting dan telefon atau interkom supaya dia boleh memberi pesanan.

Selain itu…

Ramai orang tidak melihat apa-apa yang salah dengan buasir kertas yang menutupi desktop, malah menumpahkan kerusi kerusi dan lantai pejabat. Mereka mengutip pemahaman seperti 'meja berantakan adalah tanda genius' dan 'meja berantakan hanya tanda meja yang berantakan.'

Kita semua kenal seseorang yang mejanya adalah seperti itu. Anda tidak dapat melihat bagaimana mereka boleh memberitahu sama ada desktop adalah logam atau kayu. Namun, apabila anda meminta sesuatu kepada mereka, mereka pergi ke longgokan, daun melalui 2 atau 3 lembar, dan menarik keluar apa yang anda minta.

Apa yang Bekerja Untuk Anda

Kedua-dua belah betul. Masalahnya bukan yang betul. Isu ini akan menjadikan anda lebih berkesan. Terdapat beberapa garis panduan asas yang digunakan untuk kedua-dua pendekatan, tetapi kunci adalah untuk bekerja dengan cara yang membolehkan anda menjadi yang paling berkesan. Hampir semua orang perlu menyingkirkan beberapa kekacauan di atas meja mereka, tetapi tidak lebih daripada satu item di meja anda pada satu-satu masa tidak akan berfungsi untuk kebanyakan kita.

Ramai orang sedang menjalankan beberapa projek pada masa yang sama (atau hampir pada masa yang sama). Jenis kreatif merasakan keperluan untuk mempunyai inspirasi di sekeliling mereka. Individu berorientasikan terperinci memerlukan jumlah bahan rujukan yang dekat. Sesetengah orang merasakan buasir kerja membuat mereka kelihatan sibuk dan, dengan itu, memastikan mereka lebih selamat dalam masa pemberhentian. Yang lain merasakan meja bersih menunjukkan betapa efisiennya mereka untuk mendapatkan kerja yang dilakukan. Apa yang penting adalah untuk melakukan apa yang berfungsi untuk anda.

Bagaimana untuk menjinakkan Monster

Sama ada anda pergi untuk desktop kaca steril, atau hanya ingin membawa sedikit lagi perintah kepada kekacauan desktop anda, terdapat beberapa garis panduan asas:

• Benar-benar Ingin Meningkatkan: Kami tidak mengesyorkan pendekatan yang teruk yang dilakukan oleh sesetengah pihak. Malangnya, alasan itu menjadi terlalu mudah untuk diri sendiri. Percubaan untuk membuat meja anda kurang berantakan dan lebih cekap bergantung kepada anda membuat usaha yang serius.
• Simpan, Tali, atau Pindah: Cari tiga bekas. Labelkan "simpan" terkecil. Labelkan "toss" terbesar. Ada bekas lain yang dilabel "bergerak." Barang-barang yang benar-benar penting akan masuk ke dalam bekas anda untuk disusun kemudian. Apa-apa sahaja yang anda mahu pulang ke rumah atau berikan pergi ke dalam bekas "bergerak". Segala-galanya masuk ke bekas bekas.

• Mulakan Dengan Yang Tertua: Anda boleh memberitahu dengan melihat mereka yang timbunan adalah yang tertua. Biasanya, ia adalah terjauh dari kerusi anda. Ia akan menjadi mudah untuk membuang item dari longgokan ini.
• Evaluasi Setiap Piece Hanya Sekali: Lihat setiap item dalam longgokan. Tentukan bekas mana yang akan masuk. Anda tidak boleh menetapkan semula di meja anda untuk kemudian, anda perlu membuat keputusan sekarang. Letakkan semuanya ke dalam salah satu daripada tiga bekas. Tidak ada pilihan lain.
• Tanyakan Diri Anda Ini: Soalan pertama ialah "adakah saya mempunyai ini di tempat lain, atau boleh saya dapatkan dari seseorang?" Jika anda mempunyai salinan dalam e-mel anda, atau dalam laporan, atau di meja orang yang menyediakan analisis pasaran, dan sebagainya, anda tidak perlu menyimpan salinan lain. Tolak itu. Kemudian tanyakan "mengapa saya perlukan ini?" Jika jawapannya adalah a) untuk mengambil tindakan ke atasnya, b) untuk melakukan sesuatu dengannya apabila saya mendapat lebih banyak maklumat daripada seseorang, atau c) merujuk kepada seperti yang saya lakukan kerja lain, meletakkannya ke dalam longgokan tetap. (Selepas anda menyingkirkan kekacauan itu, anda akan menyusun semula timbunan terus anda oleh ketiga-tiga kategori tersebut, jadi jangan ragu untuk memisahkannya sekarang. Ini akan menjimatkan masa kemudian.) Jika jawapan anda adalah apa-apa lagi, tolak item itu.

• Jadilah kejam dan berani: Apabila anda maju melalui setiap timbunan, semakin dekat dan dekat dengan perkara-perkara yang baru tiba, menjadi kejam dalam keputusan anda. Ambil tiada banduan. Sekiranya anda tidak memerlukannya, lemparkannya. Dan berani. Jangan berpegang pada sesuatu kerana seseorang mungkin bertanya sesuatu tentang sesuatu pada suatu hari nanti. Jangan membina benteng kertas untuk melindungi diri anda.

Mengurus Isu

Desktop anda tidak perlu steril dan tidak mempunyai kertas, walaupun boleh jadi jika itu membantu. Matlamat anda adalah untuk mengatur desktop anda supaya ia memaksimumkan kecekapan anda. Jika itu bermakna beberapa lagi buasir di atas meja anda daripada orang di sebelahnya, itu baik-baik saja - dengan syarat semua yang anda simpan akan membantu anda memenuhi matlamat kecekapan yang lebih tinggi.