Peranan dan Tanggungjawab Pemimpin Mesyuarat

Pemimpin rapat adalah pekerja yang bertanggungjawab merancang, menganjurkan, mengurus butiran, dan mengundang para peserta untuk mengadakan pertemuan. Mereka adalah pekerja yang bertanggungjawab terhadap kemajuan mesyuarat sebenar. Mereka mengambil tindakan sebelum, semasa, dan selepas mesyuarat untuk memastikan mesyuarat mencapai matlamatnya dengan jayanya.

Siapa yang Memimpin Mesyuarat?

Pemimpin mesyuarat adalah kunci dalam membuat mesyuarat dan pasukan berjaya. Pekerja yang menjadi pemimpin rapat sangat penting. Dalam beberapa mesyuarat, pemimpin adalah ketua jabatan, ketua pasukan, atau orang yang dilantik oleh pengurusan kanan untuk memimpin inisiatif. Para pekerja ini dipilih untuk peranan kepimpinan mereka kerana kemahiran mereka yang dianggap sebagai pengurus atau pemimpin.

Pada masa lain, seorang pekerja mungkin muncul sebagai pemimpin secara semulajadi. Para pemimpin ini adalah pekerja yang dikehendaki oleh pekerja lain dan dihormati. Pada masa yang lain, satu pasukan boleh memutuskan untuk memutar peranan kepimpinan di kalangan semua ahli. Ini membolehkan semua ahli pasukan untuk terus membangunkan kemahiran mereka sebagai pemimpin mesyuarat, dan dalam mewujudkan mesyuarat yang berjaya, secara umum.

Tanggungjawab Pemimpin Mesyuarat

Berikut adalah tanggungjawab utama seorang pemimpin mesyuarat.

• Menentukan matlamat, tugas, atau tujuan yang mesti dicapai. Ini sering menjadi tugasan atau sebahagian daripada huraian tugas pemimpin.
• Memutuskan sama ada mesyuarat adalah kaedah terbaik untuk mendapatkan matlamat atau tujuan atau mencapai hasil yang diinginkan. Jawab soalan: apakah perlu mesyuarat?
• Menentukan siapa yang perlu membantu merancang mesyuarat.
• Dengan satu pasukan atau sebagai pemimpin, memutuskan pada agenda mesyuarat itu. (Dalam mesyuarat yang berterusan, tugas ini dicapai pada akhir mesyuarat semasa.)
• Menentukan tarikh, masa, dan lokasi yang paling kerap menggunakan kalendar organisasi bersama.

• Meletakkan bersama-sama pertemuan pra-kerja seperti membaca, maklumat kewangan, sejarah, minit pertemuan pasukan yang berkaitan, dan sebagainya.
• Mengundang peserta dan mengedarkan tugasan dan pra-kerja yang membolehkan seberapa banyak masa yang mungkin supaya peserta bersedia untuk menghadiri mesyuarat.
• Memastikan bahawa mesyuarat itu mempunyai pengirim rakaman atau minit untuk mendokumenkan prosiding dan apa-apa komitmen, perkara tindakan, atau keputusan. Melantik seorang penjaga masa, apabila perlu untuk mengadakan mesyuarat yang teratur.
• Boleh menggunakan pemecah ais untuk memanaskan peserta dan mewujudkan persekitaran di mana peserta pertemuan selesa berkomunikasi antara satu sama lain dan bertukar idea dan maklumat.

• Tiba di awal dan mengetuai mesyuarat dengan memastikan ia berada di atas tugas, di landasan, dan melibatkan semua peserta supaya setiap orang berasa bahawa kehadiran mereka adalah penting dalam mesyuarat. Ini memastikan penyertaan mereka dalam mesyuarat seterusnya
• Rempah-rempah pertemuan syarikat supaya para peserta tidak merasa membosankan dan bosan. Sama ada menggunakan pemecah aiskrim, humor, atau contoh yang menyeronokkan, tidak ada mesyuarat yang perlu berakhir tanpa ketawa.
• Memastikan langkah-langkah seterusnya dan perkara-perkara tindakan ditugaskan dan dikendalikan.
• Menyatakan rapat dan merencanakan agenda untuk pertemuan berikutnya.

• Mengikuti peserta di antara mesyuarat untuk memastikan item tindakan berada di landasan dan menawarkan bantuan dan / atau sumber jika sukarelawan mengalami masalah.

Peranan Pemimpin Tambahan

Pemimpin mesyuarat mengambil tanggungjawab ini tetapi juga mempunyai peranan yang berkaitan dengan komunikasi, pelaporan, dan prestasi rakan sepasukan.

Setiap anggota pasukan atau mesyuarat yang berfungsi bersilang mempunyai kewajipan untuk memastikan jabatan atau fungsinya dimaklumkan tentang aktiviti dan kemajuan mesyuarat atau pasukan yang sedang berjalan. Mereka juga mempunyai tanggungjawab untuk mendapatkan input daripada rakan sekerja yang tidak berada dalam pasukan atau dalam mesyuarat. Tidak setiap pekerja boleh menghadiri setiap mesyuarat.

Pemimpin mempunyai tanggungjawab tambahan untuk memastikan pengurus senior terlibat dan dimaklumkan melalui komunikasi dan maklum balas yang berkesan. Membina pemilikan daripada pekerja di luar pasukan atau mesyuarat, terutamanya pemimpin organisasi, memastikan pasukan atau mesyuarat berjaya dalam membangun, melaksanakan dan mengintegrasikan penyelesaian atau ideanya.

Sekiranya peserta mesyuarat tidak melaksanakan secara berkesan dalam mesyuarat, pemimpin mempunyai tanggungjawab untuk membetulkan tingkah laku melalui teknik pemimpin mesyuarat yang berkesan semasa mesyuarat dan latihan yang berkesan di luar mesyuarat. Peserta mesyuarat yang memonopoli mesyuarat dengan pendapatnya atau mengkritik anggota lain untuk mereka mesti diperbetulkan sebelum individu menafikan kejayaan mesyuarat.

Tindakan ini diperlukan sehingga bertemu peserta mencapai tahap keselesaan dan kedewasaan yang membolehkan mereka membantu pemimpin dengan berpura-pura dalam diri mereka sebagai peristiwa yang tidak efektif dan anggota disfungsional mengganggu kemajuan.

Pemimpin mesyuarat yang berkesan tidak menjamin bahawa projek atau pasukan melakukan kejayaan, tetapi dia merupakan faktor penyumbang utama apabila projek, jabatan, mesyuarat atau pasukan berjaya.

Mesyuarat minit adalah penyumbang yang berkesan untuk pertemuan yang berjaya apabila minit ditulis dan diedarkan dengan tepat pada masanya.