Menguruskan Perubahan Pada Projek Kerja

Pengurus projek menghabiskan banyak masa untuk menghasilkan rancangan dan mewujudkan objektif pasukan. Penaja, pihak berkepentingan, dan pasukan kemudian menghabiskan banyak masa membuat perubahan pada skop kerja dan proses pelancaran. Mempunyai proses pengurusan perubahan yang jelas dan mudah di tempat dan mata yang mantap pada gambar yang lebih besar, walaupun beberapa peralihan perincian, pergi jauh ke arah menjaga projek bergerak ke hadapan dan membolehkan anda mengekalkan keren anda.

Terima Perubahan Itu Berlaku

Perubahan berlaku pada hampir setiap titik kitaran hayat pengurusan projek. Menyedari bahawa perubahan tidak dapat dielakkan - sememangnya bermanfaat - sebahagian daripada proses itu membolehkan para pengurus projek terbaik untuk menggunakan pendekatan yang lebih tangkas untuk merancang dan melaksanakan. Mempunyai strategi untuk menangani perubahan secara berkesan seperti yang berlaku adalah cara terpantas untuk menjaga mata setiap orang pada hadiah, walaupun menghadapi apa yang kadang-kadang kelihatan berubah arah arah.

Proses pengurusan perubahan yang jelas dan berstruktur adalah buku panduan pelaksanaan anda; strategi anda 'bible'. Ia akan menentukan, untuk anda, cara terbaik untuk bertindak balas sebagai pemimpin kepada cadangan - bahkan tuntutan - untuk perubahan dalam proses pembangunan. Ia akan membantu anda mengemudi, dengan anggun dan dengan jaminan, kadang kala landskap kolaborasi yang bertentangan dengan pencapaian matlamat utama semua pihak.

Proses Pengurusan Perubahan

Proses pengurusan perubahan kelihatan seperti ini:

• Terima permintaan / permintaan untuk perubahan dalam proses projek
• Menilai permintaan / permintaan perubahan dengan fokus pada belanjawan projek mengenai:
• bahan
• apa-apa keperluan permit yang relevan
• jam lelaki
• masa hilang / diperolehi
• Sediakan dan membentangkan kepada para pemegang saham projek / berhubung dengan cadangan anda untuk meneruskannya dengan permintaan (s)
• Menerima kelulusan atau penyingkiran keputusan pemegang saham untuk diteruskan

Mari lihat setiap langkah seterusnya:

Menerima Permintaan / Permintaan untuk Perubahan dalam Projek di Projek

Anda akan menerima permintaan untuk menukar projek itu dalam beratus-ratus cara yang berbeza: dalam mesyuarat, melalui e-mel, di telefon, di koridor ketika anda keluar dari kantor pada waktu petang.Secara idealnya, anda akan mendapat maklumat mengenai borang permintaan perubahan, tetapi anda harus tahu bahawa dalam kehidupan sebenar ramai pemegang kepentingan penting berpendapat bahawa menyelesaikan tugas kertas semacam ini adalah tugas pengurus projek - dan di dalam syarikat anda, mungkin.

Templat permintaan perubahan projek (lebih banyak pada itu dalam satu minit) harus tepat dan ringkas menangkap semua butiran permintaan itu, namun secara tidak rasmi mereka tiba kepada anda. Sebaik sahaja anda merasai semua butiran yang tercatat dengan tepat, jalankan borang melewati pemula untuk mengesahkan bahawa semua mata telah dialamatkan sepenuhnya.

Ingatlah bahawa perubahan juga mungkin berlaku untuk mengambil kerja. Jangan selalu mengandaikan bahawa perubahan akan berkaitan dengan meletakkan kerja masuk Proses ini adalah sama tanpa mengira sama ada anda meningkatkan atau mengurangkan skop projek.

Menjalankan Penilaian Perubahan

Lihatlah permintaan perubahan secara terperinci. Anda akan menilai impak ke atas:

• Jadual
• Dokumentasi
• Kerja yang dilakukan sehingga kini dan masih berfungsi
• Belanjawan
• Langkah-langkah kualiti
• Skop
• Ketersediaan sumber

Sebagai contoh, perubahan perisian boleh dianggarkan pada 5 hari. Ini tidak hanya menambah 5 hari kepada jadual kerana ia akan menolak tugas lain dan memindahkannya dalam jangka masa di mana sumber utama adalah bercuti. Tugas itu juga perlu dipindahkan, jadi secara keseluruhan perubahan ini akan menambah 8 hari ke jadual. Ia akan dikenakan biaya $ 5k, dan 8 hari tambahan mendorong kami ke bulan lain dengan kontrak pembekal, jadi ada kos untuk mempertimbangkan di sana juga. Kualiti tetap sama tetapi perubahan skop untuk memasukkan perubahan baru.

Semua dokumentasi yang berkaitan perlu dikemas kini termasuk pelan projek dan manual latihan, yang telah dimulakan.

Jadi dalam gambaran yang besar, perubahan 5-hari yang mudah mempunyai kesan bergema. Adalah penting untuk mempertimbangkan semua faktor yang relevan sebelum membuat keputusan pelaksanaan, kerana mempunyai gambaran penuh dapat mengubah hasilnya.

Sediakan dan Cadangan Sekarang

Berbekalkan pemahaman tentang impak penuh perubahan atau perubahan yang diminta, kemukakan cadangan anda mengenai daya maju peralihan.

Dalam beberapa kes, perubahan tidak akan dilaksanakan kerana faedah yang dilihat akan kurang daripada kos. Dalam kes-kes lain, faedah yang cukup dapat dijumpai untuk mengimbangi kos melakukan kerja tambahan. Kes-kes lain, masih, akan membuktikan perubahan menjadi tidak dapat dielakkan dan di luar kawalan anda, tanpa mengira kesan negatif, yang disebabkan oleh isu pengawalseliaan atau pematuhan, atau isu dalaman seperti penstrukturan semula organisasi.

Keputusan itu

Untuk perubahan kecil yang terdapat dalam had kebenaran anda, keputusan sama ada untuk menerima atau menolak perubahan terletak pada anda (dengan input yang betul dari pasukan). Apa-apa yang lebih besar harus diluluskan oleh penaja projek atau lembaga projek. Terma bagi kategori yang mana di bawah kategori tersebut dinyatakan secara jelas pada permulaan sesuatu projek.

Tanpa mengira hasilnya, penting untuk memastikan semua orang terlibat dalam proses itu. Mengasingkan ahli pasukan di mana-mana dalam pembangunan boleh menanggung integriti keseluruhan projek, dan sebarang kerjasama masa depan juga.

Ubah Peralatan Pengurusan

Sejumlah alat pengurusan perubahan telah dibangunkan untuk menjadikan proses ini lebih mudah dan lebih efisien. Pusat kepada setiap kotak alat pengurusan perubahan hendaklah:

• Senarai semak atau peta proses yang memasuki pihak berkepentingan melalui langkah-langkah yang betul untuk menaikkan perubahan kepada skop projek
• Borang permintaan perubahan templat (Catatan: Jika projek anda berfungsi secara dalam talian daripada aliran kerja automatik, idea yang bagus untuk memasukkan borang ini dalam senarai dokumen anda)

Membangunkan Borang Permintaan Perubahan Projek

Borang permintaan perubahan projek hendaklah termasuk:

• Nama orang yang meminta perubahan ('pemohon').
• Pengenal pasti unik, seperti nombor perubahan (anda boleh menambah ini pada diri sendiri kemudian kerana tidak mungkin mana-mana orang yang menaikkan permintaan dan menggunakan borang itu akan tahu apa yang perlu dimasukkan ke sini).
• Penerangan tentang perubahan yang dicadangkan, dengan seberapa banyak yang mungkin.
• Kategori perubahan. Sebaik-baiknya, pemohon harus dapat memilih dari seksyen ini supaya mereka hanya perlu menandai kotak tersebut. Ini adalah tempat yang baik untuk diperhatikan sama ada permintaan perubahan adalah relatif terhadap peraturan atau pematuhan dalaman - jika ia benar-benar, anda boleh memintas banyak langkah perancangan dan penilaian dan hanya meneruskannya.
• The 'why' of the change. Apakah pembenaran untuk melaksanakannya? Kenapa pemohon mahu?
• Kesan berpotensi perubahan yang dicadangkan kepada unsur-unsur yang berlainan projek, termasuk masa, kos, kualiti, skop. Peminta mungkin tidak mempunyai semua butiran yang mungkin memerlukan bantuan anda mengisi kekosongan ini melalui langkah penilaian perubahan. Sedikit yang anda cari pada ketika ini adalah untuk penjelasan mengenai sama ada ia boleh meningkatkan, menurun atau mengubah parameter projek sedia ada.

Mengubah borang permintaan harus dibundarkan dengan ruang untuk butiran untuk anda mengisi sebagai perubahan dibahas lebih lanjut. Templat juga harus termasuk ruang untuk:

• Tukar keputusan: Terima, Menolak atau Menangguhkan
• Nama orang yang membuat keputusan (atau kumpulan) serta tarikh keputusan dibuat dan sebarang komen tambahan.

Perubahan dan Pengurusan Skop Projek

Pengurusan skop projek adalah proses yang menapis dan menapis perbezaan antara apa yang diperlukan untuk melaksanakan projek dengan jayanya dan apa yang tidak. Apabila permintaan perubahan projek diterima, adalah perlu untuk mempertimbangkan bagaimana perubahan tersebut boleh menjejaskan keseluruhan projek. Proses pengurusan perubahan anda membantu anda memperbaiki, dan menentukan dalam konteks, mengapa perubahan adalah atau tidak praktikal atau perlu.

Panduan kepada Badan Pengurusan Projek Pengetahuan (Panduan PMBOK) - Pengurusan perubahan projek pelepasan Edisi Kelima sepatutnya disebut kerana ia tidak sesuai dengan intuitif yang anda fikirkan. Panduan "PMBOK" termasuk garis panduan pemula yang cemerlang dalam bentuk proses yang disebut 'Skop Kawalan' dalam bahagian Pengurusan Skop Projek. Walau bagaimanapun, proses pengurusan perubahan pada projek perlu dikendalikan dengan cara yang lebih terintegrasi, dan itu ditunjukkan dalam teks. Pengguna "PMBOK Guide" juga harus merujuk kepada proses Perform Control Change Integrated kerana ia menjelaskan dengan jelas bagaimana semuanya menghubungkan bersama dalam landskap yang lebih besar.

Untuk tujuan menjadi PMP, penting untuk memahami bagaimana "Panduan PMBOK" merangkumi pengurusan perubahan kerana ia akan menjadi sebahagian daripada peperiksaan anda. Tetapi perlu diingat bahawa proses pengurusan perubahan yang sebenarnya anda gunakan pada projek perlu disepadukan, mudah diikuti dan praktikal.

Memimpin Pasukan Anda Melalui Proses Perubahan

Pasukan projek adalah penting untuk kejayaan mana-mana projek, jadi ia membantu mereka terlibat secara aktif ketika menguruskan perubahan dalam proses.

Berikut adalah 5 cara yang dapat membantu pasukan anda dengan cepat mendapatkan terma dengan proses pengurusan perubahan projek:

1. Jadilah terbuka mengenai perubahan. Biarkan pasukan anda tahu bahawa perubahan pada projek dijangka.

2. Buka proses. Proses pengurusan perubahan yang dibincangkan di sini tidak semulajadi kepada semua orang. Kebanyakan ahli pasukan tidak akan tahu apa yang diharapkan daripada mereka sehingga mereka dinasihatkan. Sediakan taklimat untuk meneruskan proses dengan mereka, dan biarkan setiap orang tahu apa peranannya dalam pelaksanaannya.

3. Jadikannya mudah. Perubahan projek selalunya, paling baik, kekacauan dikawal. Langkah-langkah yang anda ambil untuk berjaya menavigasi ia menentukan keberanian anda sebagai pengurus projek. Pasukan anda boleh menemui perubahan yang mengganggu - terutamanya yang besar atau keputusan yang membalikkan keputusan yang lama untuk diselesaikan dan halangan dianggap lama dibersihkan. Jadualnya salah, belanjawan mungkin berbeza, keperluannya tentu berbeza.

Pasukan anda melihat kepada anda untuk bimbingan dan penstabilan. Buat proses semudah mungkin untuk mereka.

4. Bersedia untuk membantu. Cara kerja baru memerlukan masa untuk berjaya diintegrasikan. Sekiranya anda telah menguruskan perubahan projek sebelum ini dengan cara yang tidak rasmi (atau tidak sama sekali) maka perubahan kepada proses formal mungkin mengambil sedikit masa untuk menjadi "cara kami melakukan perkara di sekitar sini". Biarkan pasukan tahu bahawa anda berada di sana untuk membantu mereka jika mereka perlu menjalankan sesuatu yang melepasi anda.

5. Jangan takut untuk mengatakan tidak. Tidak semua perubahan adalah cadangan yang masuk akal. Biarkan pasukan anda tahu bahawa jika mereka merasa kuat tentang perubahan tidak menjadi perkara yang sesuai untuk projek pada masa ini yang anda akan berdiri di dalamnya dalam perbualan dengan peminta perubahan.

Gagal untuk menguruskan perubahan secara berkesan adalah ketua di antara cara projek boleh benar-benar tergelincir, jadi berhati-hati. Berbekal maklumat dan proses yang betul, perubahan projek boleh ditangani dengan cara yang terkawal, bijak dan bermanfaat bagi semua yang terlibat.