Surat Profesional dan Garis Panduan Penulisan E-mel

Apakah cara terbaik untuk menulis surat profesional - dengan surat kertas atau e-mel? Satu benar-benar tidak lebih baik daripada yang lain. Dalam sesetengah kes, masuk akal untuk berkomunikasi melalui e-mel dan kadang-kadang anda mungkin perlu menghantar huruf bertanda, dicetak dan ditandatangani tradisional. Walau apa pun yang anda pilih, penting untuk mengikuti surat profesional terbaik dan garis panduan penulisan dan format e-mel.

E-mel lebih cepat dan lebih mudah, tetapi beberapa mesej e-mel tidak pernah dibuka dan, bergantung pada siapa yang anda menulis dan mengapa anda menulis, anda mungkin perlu menghantar surat ditaip dan ditandatangani atau meng-uploadnya secara dalam talian.

Jenis mesej yang anda pilih bergantung kepada siapa yang anda berkomunikasi, dan tujuan surat-menyurat anda.

Surat Profesional dan Garis Panduan Penulisan E-mel

Semua surat yang ditulis dengan baik termasuk beberapa bahagian. Maklumat yang anda sertakan dalam setiap bahagian dan format keseluruhan bergantung kepada sama ada anda menghantar huruf ditaip atau mesej e-mel.

Penting untuk mengetahui bahagian-bahagian surat yang berlainan dan apa yang perlu disenaraikan dalam setiap kumpulan. Anda juga perlu tahu bagaimana untuk menangani dan menandatangani kedua-dua komunikasi ditaip dan e-mel. Bahagian surat yang berlainan adalah seperti berikut:

• Maklumat perhubungan
• Salam (ucapan)
• Badan Surat
• Penutupan
• Tandatangan

Maklumat perhubungan

Cara anda menyertakan maklumat hubungan anda akan berbeza berdasarkan cara anda menghantar surat anda. Dalam mesej e-mel, maklumat hubungan anda akan berada di penghujung mesej, sedangkan dalam surat bertulis, maklumat hubungan anda berada di bahagian atas halaman. Inilah yang perlu disertakan di bahagian maklumat hubungan anda, ditambah sampel untuk kedua-dua huruf dan e-mel yang ditaip.

Salam

Salam adalah bagian ucapan surat anda dengan sesuatu seperti "Dear Mr. Peterson," atau "Kepada Keprihatinan Kepada Orangnya." Berikut adalah contoh contoh surat salam yang berfungsi dengan baik untuk korespondensi profesional.

Badan Surat

Tubuh surat Anda akan menyertakan beberapa paragraf. Perenggan pertama harus memasukkan pengantar dan penjelasan ringkas tentang alasan untuk menulis. Perenggan kedua (dan mana-mana perenggan berikut) perlu menjelaskan alasan anda untuk menulis. Perenggan terakhir sama ada meminta tindakan dari pembaca, jika anda meminta sesuatu, atau nyatakan bagaimana anda akan susulan. Pastikan untuk membuat maksud surat anda jelas. Pembaca perlu mengetahui apa yang anda minta dan bagaimana mereka dapat membantu anda.

Atau, jika anda menawarkan perkhidmatan atau bantuan, pastikan ia jelas apa yang anda boleh berikan.

Penutupan

Surat ditutup dengan istilah seperti "Best regards" atau "Sincerely" diikuti oleh koma, maka tandatangan anda jika anda menghantar surat yang ditaip Jika anda menghantar mesej e-mel, cukup ketik nama anda selepas penutupan. Berikut adalah senarai contoh penutup surat yang sesuai untuk surat-menyurat berkaitan perniagaan dan pekerjaan.

Tandatangan

Sentuhan akhir untuk surat anda adalah tanda tangan anda, yang, dalam mesej e-mel, akan menyertakan maklumat hubungan anda. Inilah caranya untuk menandatangani surat dan cara menyiapkan dan tandatangan e-mel.

Bagaimana Meletakkan Surat

Adalah penting untuk menangani individu yang anda menulis secara rasmi, melainkan anda tahu mereka dengan baik. Berikut adalah cara untuk menangani surat termasuk maklumat generik yang boleh anda gunakan jika anda tidak mempunyai orang hubungan di syarikat.

Memformat Koresponden Anda

Sekarang anda mempunyai semua maklumat yang anda perlukan untuk dimasukkan ke dalam mesej anda, semak format standard untuk digunakan untuk surat dan mesej e-mel.

Garis Panduan Penulisan Surat

Langkah seterusnya adalah menggilap surat anda. Perlu ada banyak ruang antara perenggan dan bahagian atas dan bawah halaman. Anda juga mahu memilih gaya yang boleh dibaca, profesional dan saiz font. Apa yang anda katakan akan bergantung pada alasan anda menulis, jadi pastikan anda menyesuaikan surat anda agar sesuai dengan keadaan peribadi dan profesional anda. Di sini adalah panduan langkah demi langkah untuk menulis pelbagai jenis huruf yang berlainan, termasuk margin halaman, fon, jarak, dan butiran mengenai apa yang perlu disertakan, bersama dengan contoh masing-masing:

• Cara Menulis Surat Perniagaan
• Cara Menulis Surat Penutup
• Cara Menulis Surat Permohonan Kerja
• Cara Menulis Surat Rujukan
• Cara Menulis Surat Peletakan jawatan
• Cara Menulis Surat Terima Kasih
• Garis Panduan Mesej dan Jemputan LinkedIn
• Garis Panduan Mesej E-mel Profesional

Contoh dan Templat

Menggunakan templat adalah cara yang baik untuk memulakan surat anda atau mesej e-mel kerana anda bermula dengan format asas di tempatnya. Isikan maklumat anda dalam bahagian surat yang sesuai.

Melihat contoh juga berguna, kerana anda akan mendapat idea tentang apa yang harus dikatakan dalam surat-menyurat anda sendiri.

• Sampel Surat:Semak sampel surat bertulis ini, termasuk surat perniagaan, surat ikhtisar, wawancara terima kasih surat, surat ikhtisar, penerimaan kerja dan surat penolakan, surat peletakan jabatan, surat penghargaan, surat perniagaan, dan banyak lagi surat dan templat surat.
• Contoh Mesej E-mel:Contoh e-mel ini termasuk contoh pekerjaan, pencarian kerja dan contoh e-mel perniagaan, ditambah dengan template e-mel, contoh mesej yang diformat, dan baris subjek, serta ucapan salam dan contoh tandatangan.

Pemeriksaan Proofread dan Eja

Akhir sekali, sebelum anda mencetak atau memuat naik surat anda atau menghantar mesej e-mel anda, semakan ejaan, semakan tatabahasa, dan membacanya terlebih dahulu.

Petua untuk memastikan tiada kesilapan adalah membacanya dengan kuat. Anda mungkin dapat melihat kesilapan yang anda ketinggalan dengan membaca sahaja.