Dasar Akses Fail Personel dan Pautan ke Sampel

Semua jabatan Sumber Manusia menyimpan rekod yang luas. Undang-undang memerlukan HR untuk memelihara banyak daripada mereka untuk tempoh masa tertentu. Pekerja sedar bahawa rekod-rekod ini wujud (dan ada di bawah tanggapan bahawa fail itu mengikuti mereka dari syarikat ke syarikat, yang tidak benar).

Kerana pekerja tahu rekod ini wujud, mereka akan mahu melihatnya dari semasa ke semasa untuk melihat apa yang mengandungi fail.

Semasa membuat keputusan bagaimana menyediakan pekerja (dan bekas akses pekerja), ingat undang-undang yang berlaku untuk perniagaan anda. Banyak negara mempunyai undang-undang yang memerlukan sebuah syarikat membuat bahagian-bahagian tertentu dari fail yang tersedia kepada pekerja semasa dan bekas. Semak dengan peguam pekerjaan anda untuk memastikan bahawa dasar anda mematuhi semua undang-undang.

Sebagai undang-undang persekutuan, misalnya, memerlukan rekod yang berkaitan dengan Akta Orang Kurang Upaya Amerika dipisahkan dari rekod kakitangan. Jika syarikat anda tertakluk kepada HIPAA, pastikan penyimpanan rekod perubatan anda mematuhi juga.

Anda mungkin mempunyai banyak peluang dalam apa yang anda membolehkan pekerja melihat dalam fail mereka. Tetapi, perlu diingat bahawa walaupun anda menentukan bahawa pekerja tidak dapat mengakses maklumat tertentu, seperti pemeriksaan rujukan, dalam hal tuntutan hukum yang dapat diketahui informasi.

Oleh itu, mengarahkan kakitangan anda untuk merakam perkara-perkara dengan tepat dan mengikut undang-undang pada setiap masa. Rekod pekerja bukanlah tempat untuk jenaka atau komen yang mengejek. Ini tidak berjalan lancar di mahkamah undang-undang.

Sebagai peraturan umum, mempunyai satu penjaga pintu ke rekod memastikan prosedur yang diikuti dan konsisten. Anda tidak mahu seorang pengurus HR membenarkan orang mengambil rekod mereka kembali ke meja mereka sementara yang lain menolak akses sama sekali.

Meminta semua orang untuk pergi melalui satu sumber membantu memastikan perkara-perkara yang konsisten dan sah. Undang-undang mengenai rekod dan pengekalan dan akses rekod adalah rumit. Pastikan anda sentiasa up to date.

Dasar di bawah adalah permulaan yang baik untuk perniagaan anda, tetapi perlu diingat bahawa undang-undang negeri dan tempatan anda mungkin berbeza-beza.

Contoh Dasar Akses Rekod Pekerja

Semua pekerja, bekas pekerja, dan wakil pekerja mungkin melihat kandungan tertentu fail kakitangan mereka dengan notis awal kepada kakitangan Sumber Manusia. Dokumen yang berkaitan dengan kelayakan pekerja untuk disewa seperti permohonan, promosi, tindakan tatatertib dan pemindahan boleh dilihat. Di samping itu, pekerja boleh meninjau dasar menandatangani borang dan rekod latihan.

Dokumen yang tidak ditinjau oleh pekerja itu termasuk rujukan atau pemeriksaan rujukan, rekod mengenai sebarang penyiasatan yang dilakukan oleh pengurusan, rekod perubatan, dokumen yang berkaitan dengan prosiding kehakiman, apa-apa dokumen yang akan melanggar kerahsiaan pekerja lain, dan dokumen yang digunakan untuk perancangan pekerja.

Prosedur

Seorang pekerja yang ingin mengkaji semula kandungan yang dibenarkan dalam fail kakitangan mereka harus menghubungi Sumber Manusia dengan notis 24 jam (akhir minggu dikecualikan). Bekas pekerja, atau orang yang tidak dikenali kepada kakitangan Sumber Manusia, mesti mengemukakan pengenalan dan / atau bukti kebenaran untuk mengakses fail kakitangan.

Pekerja mesti menyemak semula fail kakitangan mereka di hadapan kakitangan kakitangan Sumber Manusia.

Pekerja tidak boleh mengeluarkan dari pejabat mana-mana bahagian fail kakitangan.

Pekerja mungkin memohon fotokopi fail atau bahagian fail. Dalam alasan, kakitangan kakitangan Sumber Manusia akan menyediakan salinan fotokopi. Untuk penyalinan yang luas, pekerja perlu membayar fotokopi.

Jika pekerja tidak berpuas hati dengan dokumen dalam fail kakitangannya, di hadapan kakitangan kakitangan Sumber Manusia, pekerja boleh menulis penjelasan atau penjelasan dan melampirkannya kepada dokumen yang dipertikaikan. Dalam keadaan apa-apa tidak akan kakitangan HR atau pekerja mengubah dokumen sebenar.

Pekerja juga boleh meminta dokumen dikeluarkan dari fail personel. Sekiranya kakitangan kakitangan Sumber Manusia bersetuju, dokumen itu boleh dikeluarkan. Sekiranya kakitangan kakitangan Sumber Manusia tidak bersetuju, perkara itu boleh dirayu mengikut cara yang ditetapkan dalam Polisi Pintu Terbuka syarikat.

Mudah-mudahan, anda telah menemui dasar ini berguna semasa anda membangun dasar akses file personel sendiri untuk organisasi anda. Sila sediakan dasar untuk memenuhi keperluan dan budaya organisasi anda.