Kebaikan dan Kekurangan 3 Struktur Organisasi Projek

Cara organisasi anda distrukturkan pengaruh bagaimana anda mengurus dan menjalankan projek. Ia juga boleh mempengaruhi berapa banyak kuasa dan mencapai anda perlu melakukan tugas anda sebagai pengurus projek.

Terdapat tiga struktur organisasi yang biasa, dan pengurus projek berfungsi di dalamnya: fungsi, projek, dan matriks. Mari kita perhatikan kelebihan dan keburukan masing-masing supaya anda tahu apa yang anda lakukan ketika anda menyertai struktur baru.

Struktur Organisasi Fungsian

Dalam struktur organisasi berfungsi, pengurus projek dan semua sumber daya bekerja di bahagian syarikat yang sama, seperti jabatan jualan dan pemasaran. Secara amnya, pengurus fungsi mempunyai lebih banyak kuasa daripada pengurus projek.

Kelebihan

Struktur berfungsi memberikan anda kuasa yang paling sedikit sebagai pengurus projek, tetapi menawarkan banyak kelebihan lain:

• Ia berfungsi dengan baik untuk pasukan kecil dan projek kecil kerana fungsi ini mempunyai kawalan penuh ke atas ahli pasukan dan sumber lain yang diperlukan.
• Anda boleh dengan mudah mengakses pakar yang anda perlukan kerana mereka berada di kawasan berfungsi yang sama.
• Ia cepat untuk mendapatkan semua orang bersama untuk menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan projek.
• Anda boleh mengehadkan alat komunikasi projek yang perlu anda gunakan kerana pasukannya agak kecil dan mudah.
• Anda sering mendapat ahli pasukan bersemangat yang berminat untuk mengerjakan projek ini kerana ia memberikan mereka peluang kerjaya. Kerja projek boleh menjadi cara yang baik untuk memberi motivasi kepada pasukan anda.

• Sekiranya anda menyerahkan projek itu kepada pasukan fungsional, ia akan menjadi pasukan fungsian yang anda kerjakan, yang boleh membuat projek lebih mudah.

Kelemahan

Walaupun struktur ini mempunyai banyak kelebihan, juga mempertimbangkan beberapa kelemahan:

• Kerja berlaku di silo, yang mungkin bermakna anda tidak mempunyai akses kepada orang di luar bahagian fungsian anda.
• Orang-orang di dalam pasukan projek mungkin lebih setia kepada jabatan atau pengurus pasukan daripada kerja mereka pada projek itu, yang boleh mewujudkan konflik.
• Projek besar boleh berakhir dengan pengurus projek berfungsi untuk setiap fungsi. Ini boleh menyebabkan kerja yang jatuh melalui retak jika semua pengurus projek tidak berfungsi secara harmoni bersama.
• Kerja fungsian boleh diasingkan kerana anda tidak mempunyai peluang untuk berangkaian secara meluas dengan syarikat. Mengekalkan tumpuan strategik boleh menjadi lebih sukar.

Struktur Organisasi Projek

Pasukan yang berdedikasi diletakkan bersama untuk melaksanakan projek dalam struktur organisasi projek. Pengurus projek mungkin mempunyai tanggungjawab pengurusan baris untuk ahli pasukan projek. Contoh-contoh ini termasuk membina pembinaan besar, tetapi juga inisiatif korporat yang memerlukan pasukan berdedikasi. Pengurus projek mempunyai kuasa tertinggi, melaporkan kepada penaja projek dan lembaga projek. Individu dalam kerja berpasukan secara langsung untuk pengurus projek.

Kelebihan

Kelebihan jelas struktur projek ialah anda mempunyai lebih banyak kawalan ke atas pasukan, tetapi kelebihan lain juga ada.

• Pasukan boleh mempunyai identiti yang kuat. Ia adalah struktur yang paling mudah untuk mewujudkan budaya pasukan yang kuat.
• Seluruh pasukan berfokus pada matlamat pasukan, sehingga konflik kesetiaan ada dengan pekerjaan hari untuk orang-orang yang bekerja pada proyek. Pekerjaan hari mereka adalah projek.
• Sumber-sumber didedikasikan untuk projek, jadi lebih mudah untuk menjadualkan kerja. Anda akan tahu bila ahli pasukan boleh didapati dan tidak ada risiko bahawa mereka akan ditarik balik pada waktu yang singkat untuk kerja-kerja biasa seperti pengurus lain.

• Projek yang dijalankan dalam struktur ini adalah persekitaran yang hebat untuk meningkatkan kemahiran pengurusan projek anda serta kemahiran kepimpinan yang lebih teknikal.

Kelemahan

Struktur projek adalah yang paling mudah untuk bekerja dengan tetapi masih mempunyai beberapa kekurangan.

• Mempunyai satu pasukan yang berdedikasi untuk satu projek adalah komitmen yang tinggi. Ia cenderung menjadi pilihan hanya pada projek besar.
• Jika anda mengalihkan orang dari pekerjaan berfungsi mereka, mereka mungkin sukar untuk kembali, terutamanya jika projek itu panjang. Kerja projek meregangkan, dan kembali kepada apa yang anda lakukan sebelum ini selepas tempoh bekerja dalam persekitaran multidisiplin pada projek baru yang mencabar bukan prospek menarik bagi ramai orang. Menguruskan peralihan pasukan apabila anda menutup projek menjadi lebih penting.

• Kadang-kadang menutup projek boleh bermakna kehilangan kerja anda jika perniagaan telah dipindahkan dan peranan lain tidak tersedia untuk anda.
• Dengan sifat mereka, pasukan yang berdedikasi menyedut sumber untuk bekerja dengan hanya satu perkara. Mereka boleh mengehadkan bilangan projek yang boleh dilakukan syarikat pada satu-satu masa, terutamanya apabila projek yang berbeza memerlukan kemahiran yang sama.
• Pengurus projek dalam struktur jenis ini melakukan pengurusan garis untuk pasukan mereka, juga, yang bermaksud menghabiskan masa dan usaha pada tugas sumber manusia yang tidak perlu dilakukan dalam struktur lain. Jika anda menikmati elemen ini bekerja dengan orang, faktor ini boleh menjadi kelebihan.

Struktur Organisasi Matriks

Pilihan ketiga ialah struktur matriks. Sumber dikongsi bersama dalam kerja-kerja perniagaan dan kerja biasa. Ini mungkin bermakna mempunyai dua pengurus atau "garis-garis" tanggungjawab kepada pengurus projek serta pengurus pasukan. Struktur garis pengurusan berfungsi biasanya di tempat pertama, dan pengurus projek mengambil garis putus-putus.

Struktur ini memisahkan kuasa dan kuasa antara pengurus pasukan fungsian atau bahagian dan pengurus projek. Anda perlu menggunakan kemahiran perundingan anda dengan kuasa penuh mereka.

Kelebihan

Struktur matriks sangat biasa kerana mereka membenarkan pengurus membuat pilihan yang fleksibel dengan cara orang menghabiskan masa mereka. Anda mungkin akan bekerja dalam persekitaran matriks pada satu ketika dalam kerjaya anda. Kelebihan struktur ini adalah seperti berikut:

• Sumber digunakan dengan cekap dan boleh bergerak di antara projek-projek yang diperlukan.
• Anda boleh bekerja dengan banyak perkara yang berbeza, kadang-kadang selari-walaupun titik ini boleh dikatakan sebagai merugikan juga.
• Pasukan dan individu boleh menjadi sangat responsif. Sekiranya projek baru datang yang perlu diberi keutamaan, cukup mudah untuk berputar dan tiba-tiba memberi tumpuan kepada sesuatu yang lain. Anda tidak boleh melakukannya dengan mudah dalam struktur projek, yang memerlukan masa lebih lama untuk dibubarkan dan dikumpulkan semula.
• Struktur memerlukan semua orang menggunakan kitaran hayat dan metodologi pengurusan projek yang sama, jadi bergerak antara projek mudah. Orang ramai boleh menyertai pasukan projek dengan sedikit onboarding yang diperlukan apabila istilah dan prosesnya biasa.

Kelemahan

Seperti semua setup, yang satu ini juga mempunyai perangkapnya. Walaupun ia menjadi struktur yang biasa, tidak banyak tempat kerja moden telah memecahkan masalah beban. Membekalkan individu yang terlalu banyak dilakukan boleh menjadi mudah jika anda tidak mempunyai sistem untuk mengurus dan memantau keseluruhan beban kerja mereka. Kelemahan lain adalah seperti berikut:

• Konflik antara projek adalah perkara biasa kerana anda mungkin berjuang untuk sumber yang sama seperti projek lain.
• Projek lain mungkin mempunyai sumber pendanaan terbaik - orang yang paling sesuai dengan kemahiran yang betul-atau pengurus baris mereka mungkin tidak membuatnya tersedia untuk kerja projek.
• Terdapat beberapa konflik antara tugas-tugas perniagaan dan tugas projek untuk individu, terutamanya apabila kedua-dua pengurus memberi mereka keutamaan yang berbeza.
• Sumber mungkin mempunyai konflik mengenai jalan pembangunan yang mereka ambil untuk kerjaya masa depan mereka. Walaupun anda mungkin tahu bahawa anda ingin tinggal dalam pengurusan projek, anda mungkin mempunyai pilihan untuk maju ke peranan fungsi yang lebih senior atau peranan yang lebih berorientasikan projek. Tetapi dengan banyak pilihan kerjaya adalah perkara yang baik, walaupun ia membuat keputusan yang sukar.

Struktur organisasi yang berfungsi dengan sempurna untuk semua kerja perniagaan seperti biasa tidak selalu berfungsi untuk projek-projek, dan anda perlu menguruskan dalam persekitaran di mana anda bekerja. Mendapatkan pengalaman dalam setiap struktur ini adalah idea yang baik supaya anda dapat mengalaminya secara langsung. Ia akan membantu anda menentukan persekitaran yang sesuai dengan anda dan sesuai dengan kemahiran dan keutamaan anda. Kemudian anda boleh membuat pilihan yang berpengetahuan jika anda mempunyai peluang untuk menentukan persekitaran kerja masa depan anda.

Memahami kebaikan dan keburukan struktur organisasi setiap projek memberi anda kesempatan untuk mencari tempat terbaik untuk menghabiskan masa dan pengaruh anda untuk memanfaatkan pasukan anda dan membantu projek anda menyimpulkan dengan jayanya.