Definisi dan Penjejakan Kehadiran Tempat Kerja

Penjejakan kehadiran pekerja anda adalah penting untuk syarikat anda. Kehadiran ditakrifkan, agak ringkas, seperti muncul untuk kerja, tetapi bagaimana anda boleh mengesan setiap kehadiran pekerja? Walaupun ia mungkin kelihatan seperti tugas yang menakutkan, ia agak mudah jika anda melaksanakan dasar yang jelas dan sistem penjejakan.

Berhubung dengan pekerja setiap jam atau tidak ada, sistem kehadiran jelas menentukan apabila pekerja sepatutnya muncul untuk kerja. Ini amat penting bagi pekerja yang tidak berkerja yang kerap melakukan pekerjaan yang memerlukan orang lain hadir untuk berkhidmat kepada pelanggan.

Ia juga penting bagi pekerja yang merupakan sebahagian daripada proses automatik yang memerlukan seorang pekerja hadir di setiap stesen kerja untuk menghasilkan produk tertentu atau perkhidmatan. Secara umum, dasar kehadiran wujud kerana jenis pekerja tersebut. Mereka tidak wujud demi pekerja terkecuali. Kehadiran juga digunakan untuk menentukan bilangan orang yang hadir pada hari tertentu dan paling kerap merujuk kepada pekerja yang dibayar setiap jam.

Hadir di Tempat Kerja dan Jabatan Sumber Manusia

Kehadiran juga dirujuk sebagai "hadir di tempat kerja" atau "presenteeism". Contohnya, jabatan HR boleh membuat nota dalam fail kakitangan atau dalam penilaian syarikat terhadap cabaran atau matlamat tempat kerja mereka.

Contoh nota "presenteeism" yang disimpan oleh HR termasuk:

• Rob mempunyai rekod kehadiran kerja yang luar biasa; dia jarang terlepas hari kerja.
• Mary mempunyai cabaran dengan kehadiran dan tiba terlambat untuk bekerja sekurang-kurangnya dua hari seminggu.
• Kehadiran pada peralihan pertama purata hanya 75 peratus pada hari Isnin kerana pekerja pulih dari keseronokan hujung minggu mereka.
• Mendapatkan pekerja yang berkelayakan yang ingin melakukan peralihan kedua dengan kehadiran yang baik adalah mencabar. Pekerja lebih suka bekerja hari berbanding dengan bekerja malam atau, mereka lebih suka bekerja di tengah malam supaya mereka mempunyai hari mereka bebas. Peralihan kedua memotong masa lapang pekerja dalam kedua-dua hari dan malam.

Apakah Dasar Kehadiran?

Ringkasnya, polisi kehadiran menyediakan garis panduan dan harapan untuk kehadiran pekerja di tempat kerja seperti yang ditakrifkan, ditulis, disebarkan, dan dilaksanakan oleh sesebuah organisasi.

Dasar-dasar kehadiran paling kerap berlaku untuk pekerja-pekerja setiap jam atau tiada siapa yang biasanya organisasi menjejaki masa dan membayar lebih masa melebihi 40 jam seminggu.

Pemetaan rekod kerja semasa diperlukan oleh Akta Piawaian Buruh yang Adil (FLSA) yang mengawal pembayaran lebih masa.

Di samping itu, pekerja yang dihadiri oleh orang ramai sering melakukan pekerjaan yang bergantung kepada pekerja lain yang hadir. Kerja-kerja sedemikian termasuk kerja-kerja pengeluaran di kemudahan pembuatan.

Dasar kehadiran kadang-kadang digunakan secara bergantian dengan dasar ketidakhadiran. Walau bagaimanapun, dasar kehadiran lebih jelas dan terhad kepada kehadiran, berbanding dengan dasar ketidakhadiran yang menangani isu pengurusan ketidakhadiran.

Sampel Sistem Kehadiran Tidak Sempurna

Sistem No-Fault Point adalah satu contoh dasar kehadiran yang berkesan. Matlamat sistem ini adalah untuk menghargai kehadiran yang baik dan menghapuskan pekerjaan orang yang mempunyai rekod kehadiran yang kurang baik. Kerana ia menggunakan sistem titik dan tidak membiarkan ketidakhadiran ia meninggalkan pengurus dan penyelia daripada peranan hakim dan juri. Ia adalah sistem objektif yang meletakkan akauntabiliti dan tanggungjawab untuk kehadiran di bahu pekerja yang mana ia sepatutnya.

Dalam sistem kehadiran tidak bersalah, absen boleh direkodkan menggunakan sistem ini:

• Setiap ketiadaan = 1 mata (tiada kejadian berbilang hari)
• Setiap lewat (tardy) atau awal-keluar = 1/2 titik
• Setiap tidak menunjukkan kerja = 2 mata
• Setiap penyata tanpa panggilan sebelumnya = 1 mata
• Setiap suku tahun tanpa syarat menghapuskan semua mata dan memberi ganjaran kepada pekerja dengan gaji sehari.
• Setiap pekerja bermula segar, tanpa mata, setiap tahun.

Tindakan disiplin progresif mengiringi sistem kehadiran tidak bersalah. Sekiranya pekerja mendapat sejumlah mata, mereka menerima amaran yang semakin bertambah buruk. Sistem seperti ini membolehkan kedua-dua majikan dan pekerja tahu apa akibatnya untuk kehadiran yang kurang baik.

• 7 mata = amaran verbal
• 8 mata = amaran yang ditulis
• 9 mata = 3 hari penggantungan
• 10 mata = penamatan

Adalah penting untuk mendapatkan pekerja anda di landasan dengan dasar kehadiran terperinci yang merangkumi ganjaran dan penalti untuk kehadiran pekerja setiap jam.